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Levar seus clientes, fornecedores ou funcionários em potencial para uma refeição e talvez algum entretenimento é uma ótima maneira de construir seu negócio. Além disso, refeições e entretenimento para fins comerciais são uma dedução fiscal comercial legítima. No entanto, existem limites para o que você pode deduzir. Os custos de entretenimento, por exemplo, não são dedutíveis, enquanto algumas despesas com refeições são tributáveis aos funcionários.
Aqui está tudo o que você precisa saber sobre a dedução de refeições de negócios como despesas para fins fiscais.
Principais conclusões
- A maioria das refeições geralmente é dedutível em 50%.
- As despesas de entretenimento geralmente não são dedutíveis.
- O empresário deve estar presente e a refeição não pode ser “luxuosa ou extravagante”.
- O custo de algumas refeições fornecidas aos seus funcionários pode ser tributável se forem considerados benefícios adicionais.
O que são deduções de despesas com refeições de negócios?
As refeições de negócios são despesas comerciais dedutíveis e a maioria das refeições é dedutível em 50% do custo. No entanto, as despesas de entretenimento não são dedutíveis como despesas fiscais comerciais.
Houve uma exceção temporária ao limite de 50% nas deduções de alimentos ou bebidas de 1º de janeiro de 2021 a 31 de dezembro de 2022. Durante esse período, sua empresa poderá deduzir 100% das refeições de negócios em restaurantes e bares. A instalação deve ter preparado e vendido alimentos ou bebidas para clientes de varejo para jantar no local ou para viagem, e o proprietário da empresa ou um funcionário deve estar presente.
Essa dedução aumentada não poderia ser aplicada a supermercados e lojas de conveniência. ou em restaurantes operados pelo empregador.
Observação
O limite de 50% se aplica a seus consumidores, clientes, fornecedores e funcionários, incluindo refeições que façam parte de viagens de negócios ou em convenções de negócios ou reuniões profissionais.
Qualificação para deduções de despesas de refeições
Geralmente, sua empresa pode deduzir o custo das refeições de negócios em 50% a partir de 2023 ou para anos fiscais anteriores a 2021 se:
- O proprietário da empresa ou funcionário está presente.
- O custo da refeição ou das bebidas não é “exagerado ou extravagante”.
- A refeição é com um contato comercial (como um cliente, funcionário, fornecedor ou consultor).
- A refeição tem um propósito comercial “comum e necessário”.
O entretenimento não é dedutível, portanto, você só pode deduzir custos de refeições em eventos de entretenimento se o custo puder ser separado, como uma refeição servida entregue em um camarote em um evento esportivo e faturada separadamente.
Refeições Dedutíveis a 100%
Algumas despesas com refeições e entretenimento podem ser deduzidas integralmente. Sua dedução não precisa ser limitada a 50% nestas atividades:
- Um evento para promover a boa vontade na comunidade, como patrocinar um evento comunitário (considerado publicidade ou marketing)
- Um evento em que os lucros vão para uma organização de caridade (verifique se a instituição de caridade atende às qualificações do Internal Revenue Service (IRS))
- A refeição é uma parte essencial do seu negócio função (como se você for crítico de restaurante, blogueiro de culinária ou repórter esportivo)
Despesas de refeições que você não pode deduzir
Você não pode deduzir o custo das refeições por motivos pessoais, mesmo durante a viagem. Mas a maioria das despesas serão consideradas despesas comerciais se a viagem for “principalmente” de negócios. Somente os custos diretamente relacionados ao negócio que você conduz podem ser dedutíveis se a viagem for “principalmente” pessoal e você realizar apenas negócios mínimos.
Deduzindo algumas refeições de negócios para funcionários
Sua empresa pode deduzir o custo das refeições dos funcionários durante as viagens e das refeições com clientes ou clientes em 50%, mas você pode deduzir 100% para algumas refeições fornecidas aos funcionários, incluindo:
- Refeições com valor que você inclui no salário do funcionário
- Refeições como parte de eventos sociais, como uma festa de fim de ano ou um piquenique anual
- Refeições para funcionários em sua localidade, como refeitório ou sala de descanso da sua empresa
Refeições para funcionários como benefícios adicionais
Algumas refeições que você dá aos seus funcionários são consideradas benefícios, portanto, são tributáveis para os funcionários. Você deve relatar esses benefícios nos formulários W-2. Alguns desses benefícios de refeição devem ser incluídos nos salários de funcionários-chave ou funcionários altamente remunerados (5% dos acionistas ou indivíduos que pagaram mais de US$ 125.000), a menos que os benefícios estejam disponíveis para todos os funcionários ou para um grupo de funcionários que não favoreça os indivíduos altamente remunerados.
Regras De Minimis
Você não precisa incluir o custo das refeições aos funcionários se esses custos forem pequenos ou “de minimis” na terminologia tributária. Esse seria o caso do café e donuts servidos em uma reunião ou de uma refeição ocasional para um funcionário que está fazendo horas extras. A regra de minimis também se aplica às refeições dos funcionários no refeitório da sua empresa, caso a receita anual do estabelecimento seja igual ou superior aos custos.
Outras refeições para funcionários
Os funcionários não são tributados sobre o valor das refeições que sua empresa fornece no local de sua empresa e para sua conveniência comercial. Por exemplo, o custo da refeição pode não ser tributável se você fornecer refeições em seu refeitório para funcionários que devem estar disponíveis para chamadas de emergência.
Observação
“Conforme sua conveniência” significa que sua empresa tem um motivo comercial substancial para fornecer as refeições. Uma declaração escrita em um contrato ou manual do funcionário não é suficiente para estabelecer a conveniência comercial. Pode ser necessário que você forneça motivos e documentação específicos ao IRS.
Como fazer deduções de despesas com refeições
Fazer essas deduções de despesas com refeições é um processo de três etapas:
- Você deve verificar que essas despesas são despesas comerciais legítimas. Algumas dessas despesas são dedutíveis, enquanto outras podem não ser.
- Você deve ter documentação para comprovar a dedução. Você não precisa incluir esses documentos em sua declaração de imposto de renda comercial, mas precisará deles em caso de auditoria.
- Você deve determinar se pode deduzir o valor total ou se os valores estão sujeitos ao Regra dos 50%.
Você pode determinar os custos das refeições de duas maneiras:
- Usando custos reais para refeições
- Usando um subsídio de refeição padrão do IRS
Observação
Você deve manter os recibos e controlar os custos reais com qualquer um dos métodos.
Proprietários individuais e LLCs unipessoais mostram essas despesas na seção Despesas do Anexo C na linha 24b.
Parcerias e LLCs com vários membros reportam-nas na seção Deduções do Formulário 1065, a declaração de imposto de renda da parceria.
As empresas C os inserem na seção Deduções do Formulário 1120,a declaração de imposto de renda corporativa. As empresas S mostram essas despesas na seção Deduções do Formulário 1120S.
Você pode usar taxas diárias para calcular despesas de viagem dentro dos EUA. A Administração de Serviços Gerais (GSA) atualiza as taxas diárias a cada ano. Esta página do US-GSA fornece as taxas de cada ano.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quais documentos preciso para comprovar despesa com refeição de negócios?
Você deve ter o que o IRS chama de “evidências adequadas”. Significa um recibo do local onde foi realizada a refeição. Um cheque cancelado não é suficiente. Certifique-se de que o recibo inclua o nome e endereço do estabelecimento, a data da refeição, o número de pessoas atendidas e o valor da despesa. Adicione os nomes de todos que jantam com você e a relação deles com seu negócio e finalidade comercial na parte inferior do recibo.
E se eu não tiver documentos que comprovem despesa com refeição?
Pode ser necessário fornecer uma declaração oral ou escrita com informações específicas, além de outras evidências de apoio, se não tiver registros completos. Você também poderá obter provas aceitáveis por amostragem, com registros de parte do ano usados para comprovar situações semelhantes para outras partes do ano. Por exemplo, talvez você não precise mostrar todos os recibos do ano inteiro se levar um cliente específico para almoçar todos os meses. Você poderá provar uma dedução reconstruindo seus registros ou despesas se seus registros foram perdidos ou danificados em circunstâncias fora de seu controle, como em um desastre.
Qual é um valor razoável para uma dedução de refeição de negócios?
O IRS não restringe o custo de uma refeição de negócios a um valor específico, mesmo que seja em um restaurante de luxo ou resort. Mas as refeições não podem ser “luxuosas ou extravagantes”. Isso é considerado caso a caso, verificando se o custo da refeição é razoável com base nos fatos e circunstâncias.
