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Os custos dos benefícios que você oferece aos funcionários – como presentes e planos de saúde – são dedutíveis como despesas na declaração de imposto de renda de sua empresa. Parece fácil, mas não é porque há muitos detalhes envolvidos na realização dessas deduções. Aqui está o que você precisa saber sobre a dedução de benefícios de funcionários na declaração de imposto de renda de sua empresa.
Requisitos para dedução de benefícios de funcionários
Aqui estão alguns princípios gerais para deduzir pagamentos ou benefícios de funcionários:
- Os pagamentos devem ser despesas comerciais normais e necessárias.
- Sua empresa deve pagar ou ser responsável por esses custos.
Além disso, o valor do pagamento deve ser razoável, com base nas circunstâncias e no valor que uma empresa semelhante pagaria pelos serviços. Eles também devem estar vinculados a serviços (trabalho) em que o funcionário realmente prestou serviços para esses pagamentos.
Nas restrições de muitos benefícios, você poderá perceber que determinados funcionários ou proprietários não podem participar, ou que sua dedução pode ser limitada para esses indivíduos. Por exemplo, você não pode favorecer funcionários bem remunerados concedendo-lhes alguns benefícios, enquanto outros benefícios têm exceções para outras categorias de funcionários. Isto ocorre, por exemplo, quando existem restrições em matéria de acidentes e benefícios de saúde para acionistas da empresa S ou funcionários que detenham 2% ou mais das ações da empresa.
Como avaliar os benefícios dos funcionários
Para a maioria dos benefícios, você deve usar uma regra de valor justo de mercado (FMV) para determinar o custo que pode deduzir. FMV é o valor que um funcionário teria que pagar a outra pessoa em uma transação entre duas partes independentes (não relacionadas) para comprar ou arrendar o benefício.
Por exemplo, quando se trata de reembolsos a funcionários por condução comercial, você deve usar a taxa de quilometragem padrão, que muda a cada ano, e ter em vigor uma regra de deslocamento para todos os veículos que você fornece aos funcionários para deslocamento.
Deduzindo o pagamento do funcionário
Você pode deduzir pagamentos aos funcionários, incluindo salários, vencimentos, bônus, gorjetas e comissões, bem como férias, férias, licença médica e outras folgas remuneradas semelhantes. Veja como você deduziria alguns desses pagamentos:
- Bônus: Você pode deduzir o custo do pagamento de bônus aos funcionários se o bônus for por serviços prestados e não por um presente.
- Auxílio-doença: Você pode deduzir valores pagos aos funcionários por doença e lesão, mas apenas valores não cobertos por seguro ou outros meios.
- Pagamento de férias: você pode deduzir o pagamento de férias apenas para o ano fiscal em que o funcionário as recebe.
- Adiantamentos e empréstimos: você pode deduzir adiantamentos sobre os salários dos funcionários, mesmo que não espere que o adiantamento seja reembolsado. Se o funcionário não prestar nenhum serviço ou não reembolsar você, considere o valor como um empréstimo e inclua-o na remuneração tributável do funcionário.
Deduzindo benefícios adicionais
Você pode deduzir os custos dos programas de benefícios a funcionários, incluindo:
- Planos de acidentes e saúde
- Assistência para adoção
- Planos de cafeteria
- Assistência para cuidados de dependentes
- Cobertura de seguro de vida
- Fundos de benefícios sociais
Os prêmios que sua empresa paga por hospitalização em grupo e seguro médico para funcionários são dedutíveis. Você também pode deduzir seus custos com prêmios de seguro contra acidentes de trabalho e imposto estadual sobre o fundo de seguro-desemprego (se o seguro-desemprego for considerado um imposto pelo seu estado).
Observação
Os custos de criação e administração de um plano de saúde coletivo ou plano de aposentadoria para funcionários são dedutíveis, mas o plano deve ser qualificado pelo IRS para fins de dedução fiscal. É melhor contratar um especialista em benefícios a funcionários para ajudá-lo a definir um plano.
Outros pagamentos de funcionários que você pode deduzir
Publicações Profissionais
As empresas precisam de funcionários bem informados e atualizados com as últimas tendências e tecnologias em suas áreas. O custo de revistas profissionais, publicações comerciais e revistas e livros de negócios está dentro dos limites das despesas comerciais “razoáveis e necessárias”, mas certifique-se de incluir apenas publicações comerciais ou profissionais.
Ferramentas e uniformes
Você pode obter uma dedução fiscal comercial para ferramentas e uniformes que comprar para os funcionários usarem em seu trabalho. Alguns empregadores deduzem o custo desses itens dos contracheques dos funcionários. A lei federal permite essa dedução, desde que não reduza o salário do empregado abaixo do valor do salário mínimo federal.Os custos de limpeza dos uniformes dos seus funcionários também são despesas comerciais dedutíveis.
Alguns estados têm requisitos mais rígidos para deduzir esses custos dos contracheques dos funcionários. Verifique com a divisão de empregos do seu estado para ter certeza de que conhece a lei atual.
Refeições de Negócios
Devido à Lei de Reduções de Impostos e Empregos de 2017, a partir de 2018, as empresas não poderão mais deduzir o custo do entretenimento das declarações fiscais das empresas. Mas você ainda pode deduzir os custos de alimentação dos funcionários em determinadas situações, na maioria das vezes em 50%.
- As refeições dos funcionários em viagens ou jantares com clientes a negócios da empresa ainda são dedutíveis ao seu negócio.
- As refeições para os funcionários que você fornece em seu local, como refeitório ou sala de descanso, são dedutíveis em 50% (não 100%).
- As refeições dos funcionários como parte de atividades recreativas ou sociais (como uma festa de fim de ano) são dedutíveis em 100%.
Descontos para funcionários
Sua empresa pode oferecer descontos aos funcionários em produtos ou serviços que você oferece aos clientes, sem incluir esses descontos no pagamento tributável dos funcionários. A principal qualificação é que o desconto deve ser na área onde o funcionário realiza “serviço substancial” e devem ser itens que os clientes possam comprar. Por exemplo, se um funcionário trabalha na sua empresa de sinalização, você pode dar-lhe um desconto nas placas, mas não na tinta usada nas placas.
Existem limites no valor dos descontos e restrições nos tipos de serviços. Por exemplo, se um varejista implementar um programa de benefícios adicionais que ofereça descontos em mercadorias a todos os funcionários, e um segundo programa que ofereça descontos adicionais que favoreçam funcionários altamente remunerados, o desconto adicional não será considerado um desconto para funcionário qualificado.
Reembolsos de deslocamento
Sua empresa não pode mais deduzir reembolsos de certos benefícios de deslocamento, incluindo vans, veículos rodoviários, passes de transporte público ou estacionamento, a menos que essas despesas sejam para transporte “necessário para garantir a segurança de seu funcionário”.
Você ainda pode, no entanto, deduzir reembolsos de deslocamento de bicicleta, mas deve incluir os valores no pagamento do funcionário.
Prêmios de realização para funcionários
Você pode deduzir o custo do tempo de serviço ou dos prêmios por conquistas de segurança que concede aos funcionários, se forem bens pessoais tangíveis (como um troféu ou certificado). Cada tipo de prêmio tem restrições sobre quem pode recebê-lo e o valor do prêmio.
Observação
Presentes em dinheiro, equivalentes a dinheiro, cartões-presente, cupons-presente ou vales-presente, ingressos para eventos esportivos, férias, refeições, hospedagem, ações, títulos ou valores mobiliários não são dedutíveis. Você pode deduzir prêmios de propriedade aos funcionários se eles fizerem parte de um catálogo ou variedade de itens possíveis.
Despesas de Assistência Educacional
Se você pagar pelas despesas educacionais dos funcionários, poderá deduzir alguns desses custos se tiver um programa de assistência educacional qualificado pelo IRS. Funcionários, proprietários ou seus cônjuges ou dependentes altamente remunerados não são elegíveis para este programa, mas você pode incluir-se se for o único proprietário ou sócio de uma parceria.
Pagamentos de empréstimos estudantis ao funcionário
Os empregadores agora podem pagar empréstimos estudantis aos funcionários, que são dedutíveis do imposto de renda para o empregador e não tributáveis para o funcionário. A Lei CARES de 2020 expandiu a definição de assistência educacional para incluir certos pagamentos de empréstimos estudantis de funcionários por parte do empregador. Os pagamentos devem ser pagos após 27 de março de 2020 e antes de 1º de janeiro de 2026, a menos que sejam prorrogados. Consulte o Capítulo 11 da Publicação 970 do IRS para obter detalhes.
Recursos Adicionais
- A publicação 535 do IRS, Despesas Comerciais, contém detalhes sobre a dedução de despesas com benefícios a funcionários.
- A publicação 15-B do IRS, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits, contém detalhes sobre quais benefícios são tributáveis aos funcionários e sobre os requisitos para planos qualificados pelo IRS.
Obtenha ajuda de um profissional tributário
Os regulamentos do IRS sobre a dedução de salários e benefícios dos funcionários são complicados. Cada tipo de benefício tem restrições e qualificações, e cada situação de negócio é única. Para estar seguro, garantir a precisão e evitar erros dispendiosos ao preencher sua declaração de imposto de renda comercial, considere obter ajuda de um profissional tributário antes de tentar fazer deduções.
