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Além dos benefícios dos funcionários, existem outros custos comerciais relacionados aos seus funcionários que você, como proprietário da empresa, pode deduzir dos impostos comerciais. Em todos os casos, essas despesas devem ser custos razoáveis e necessários para fazer negócios.
Aqui estão algumas despesas típicas relacionadas a funcionários que você pode ter perdido como deduções fiscais comerciais.
Principais conclusões
- Você pode deduzir o custo dos uniformes de trabalho se eles forem uma despesa comercial necessária e não forem roupas que possam ser usadas em qualquer lugar.
- Ferramentas e equipamentos também podem ser descontados, desde que os funcionários não possam levar os itens para casa.
- Você pode deduzir publicações que assina para ajudar os funcionários a fazer melhor seu trabalho, como jornais comerciais.
- As refeições de negócios pelas quais você reembolsa os funcionários são 100% dedutíveis em 2021 e 2022.
- Tudo isso deve ser apresentado como despesas comerciais em sua declaração de imposto de renda.
Uniformes de funcionários
Sua empresa pode deduzir custos de uniformes para você e seus funcionários, se esses forem custos razoáveis e necessários para fazer negócios.Por exemplo, se você administra um restaurante, é razoável que os funcionários usem uniforme durante o serviço. Alguns outros exemplos de uniformes e roupas dedutíveis são capacetes, trajes teatrais e outros equipamentos de segurança.
Você não pode deduzir custos de “roupas comuns” que você ou seus funcionários usam para trabalhar. Por exemplo, ternos e trajes de negócios em geral são considerados roupas normais para homens e mulheres. A “regra prática” é que, se você puder usá-lo em qualquer lugar e em qualquer lugar, não será necessário como despesa comercial e, portanto, não será dedutível.
Observação
Tanto por razões fiscais como por razões de limpeza geral, você deve exigir que os funcionários não usem uniformes para trabalhar e que troquem os uniformes antes de sair do trabalho. Os custos de limpeza e conserto de uniformes também são despesas comerciais dedutíveis.
Ferramentas e Equipamentos
As ferramentas que os funcionários são obrigados a usar para trabalhar são dedutíveis, assim como os equipamentos necessários. Se você exigir que os funcionários tenham ferramentas ou equipamentos específicos, por exemplo, em um consultório odontológico, sua empresa poderá deduzir o custo dessas ferramentas. Os funcionários não devem poder levar para casa ferramentas ou equipamentos para uso pessoal.
A Lei de Reduções de Impostos e Empregos de 2017 removeu computadores e equipamentos periféricos (como copiadoras) da definição de propriedade listada, mas os carros da empresa dirigidos por funcionários ainda estão nesta categoria.
Observação
Propriedade listada é um tipo especial de propriedade que pode ser usada tanto para fins comerciais quanto pessoais. Para depreciar o custo desses veículos em sua declaração de imposto de renda comercial, você deve documentar cuidadosamente o uso dos funcionários e ser capaz de demonstrar que a propriedade é usada mais de 50% do tempo para fins comerciais.
Assinaturas de publicações comerciais, comerciais e profissionais
As empresas precisam de funcionários bem informados e atualizados com as últimas tendências e tecnologias em suas áreas. O custo de periódicos profissionais, publicações comerciais, revistas de negócios e livros está dentro dos limites das despesas comerciais “razoáveis e necessárias”, mas certifique-se de incluir apenas publicações comerciais ou profissionais.
Refeições de negócios (mas não entretenimento)
Para os anos fiscais de 2021 e 2022, as empresas podem deduzir 100% do custo de alimentos e bebidas (juntamente com impostos e gorjetas) comprados em um restaurante. Caso contrário, normalmente você só poderá deduzir 50% do custo da refeição.
Outras despesas de entretenimento empresarial não são mais dedutíveis a partir de 2018. Não são mais permitidos ingressos para eventos, passeios de golfe e despesas com atividades como pesca ou vela.
Como reivindicar essas despesas em sua declaração de imposto de renda comercial
A responsabilidade fiscal mais importante dos empresários, além de pagar impostos, é manter bons registros. Você precisará:
- Guarde os recibos de todas essas despesas, incluindo detalhes do objetivo comercial.
- Crie um manual de políticas e procedimentos comerciais que descreva o que sua empresa oferece aos funcionários e restrições como o uso de equipamentos ou uniformes fornecidos pela empresa (como usar apenas uniformes de trabalho no trabalho).
Onde mostrar essas despesas na declaração de imposto de renda da sua empresa
- Para proprietários individuais e LLCs unipessoais, mostre essas despesas na seção “Despesas” do Anexo C.
- Para parcerias e LLCs com vários membros, mostre essas despesas na seção “Deduções” do Formulário 1065.
- Para empresas, mostre essas despesas na seção “Deduções” do Formulário 1120 ou do Formulário 1120-s para empresas S.
Perguntas frequentes (FAQ)
Posso exigir que os funcionários paguem por coisas como uniformes e ferramentas?
Algumas empresas exigem que os funcionários paguem o custo de despesas como quebras, faltas, uniformes e algumas ferramentas. O Departamento do Trabalho dos EUA afirma que os empregadores podem exigir que os funcionários paguem esses custos, mas os custos não podem reduzir o salário do funcionário abaixo do nível atual do salário mínimo, nem podem reduzir os custos na compensação de horas extras.
Antes de decidir exigir que os funcionários paguem esses custos, verifique com o departamento estadual do trabalho; pode haver restrições diferentes (maiores) quanto à exigência de que os funcionários paguem esses custos.
Os funcionários não conseguem deduzir despesas não reembolsadas?
Antes de 2018, os funcionários podiam deduzir despesas comerciais não reembolsadas nas suas declarações fiscais pessoais, para despesas superiores a 2% do rendimento bruto ajustado. A Lei de Reduções de Impostos e Empregos, em vigor a partir do ano fiscal de 2018, não permite que a maioria dos funcionários deduza despesas comerciais não reembolsadas dos funcionários em suas declarações fiscais pessoais. Essas despesas incluem custos de viagem e quilometragem, ferramentas e suprimentos, uniformes necessários e taxas e assinaturas.
Isenção de responsabilidade
Este artigo apresenta informações gerais e não se destina a ser aconselhamento fiscal ou jurídico. Consulte seu preparador de impostos antes de tentar deduzir despesas comerciais.
