Deduções autorizadas na folha de pagamento de funcionários

Há uma série de situações em que um empregador pode ter pensado em cortar o salário de um empregado, mas existem dificuldades legais quando se trata de deduções de empregados que todos os empregadores devem compreender.

Por exemplo, um empregador não pode cortar os salários de um funcionário não isento para fazer com que o funcionário pague pela quantia que o proprietário perdeu no roubo, se isso reduziria o salário do funcionário abaixo de qualquer salário mínimo exigido ou pagamento de horas extras devido.No caso de funcionários isentos, o Departamento do Trabalho dos EUA decidiu que as deduções salariais para pagar a falta de dinheiro ou o custo de equipamento perdido ou danificado “violariam o requisito da base salarial”. 

Quando os empregadores podem fazer uma dedução salarial

Se o funcionário autorizou o plano de dedução

Por exemplo, o funcionário pode concordar com contribuições para um “fundo de flores” para pagar flores para funerais, ou para a United Way ou outras instituições de caridade. O funcionário deve aprovar isso por escrito. Os funcionários também devem concordar em pagar deduções para contribuições de benefícios.Uma exceção a essa regra é se o funcionário fizer desconto em itens necessários ao negócio, como uniformes.

Para retenção de imposto de renda

Cada funcionário deve preencher o Formulário W-4 no momento da contratação, especificando o valor da retenção na fonte para impostos federais. Para todos os estados onde o funcionário trabalha que possuem imposto de renda, o funcionário também deverá preencher um formulário de retenção na fonte. O formulário de retenção permite que o empregador faça retenção (uma forma específica de dedução) do salário do empregado. O funcionário especifica o valor da dedução preenchendo o Formulário W-4.

Em um contrato sindical, por exemplo, o salário do empregado pode ser deduzido das contribuições sindicais, dependendo do contrato e da legislação estadual. O trabalhador pode ter um contrato individual de trabalho que autoriza determinadas deduções específicas. Os empréstimos do empregador aos empregados também podem ser deduzidos.

Por um tribunal

Um tribunal pode exigir que você decore os salários dos funcionários para pensão alimentícia, não pagamento de dívidas ou outros fins. O funcionário não precisa consentir com esta dedução.

Deduções solicitadas pelo funcionário

Isso pode ser feito a qualquer momento. Um exemplo pode ser um empréstimo do empregador a um empregado (deve ser assinado um contrato de empréstimo), que o empregado paga com deduções na folha de pagamento. Outras deduções solicitadas pelo funcionário, como United Way, títulos de capitalização dos EUA ou taxas sindicais, também devem ter um acordo assinado no arquivo do funcionário.

Quais deduções não são permitidas

Os empregadores não podem deduzir do salário do empregado, em nenhuma circunstância:

• Impostos trabalhistas que devem ser pagos pelos empregadores, como o imposto federal sobre o desemprego (FUTA) ou o imposto estadual sobre o desemprego.
• O custo de vincular um funcionário.
• Taxas de serviço ou taxas para penhoras (embora possam ser permitidas pela lei estadual).

Os empregadores não estão autorizados a exigir que os empregados paguem ou reembolsem o empregador por quaisquer itens considerados principalmente para o benefício ou conveniência do empregador. Por exemplo, se o empregador deseja que os empregados usem uniformes, isso beneficia o empregador, não os empregados.

Algumas deduções sem o consentimento expresso do funcionário são restritas ou limitadas, incluindo:

• Ferramentas perdidas ou danificadas
• Escassez de dinheiro (como uma gaveta de dinheiro)
• Exames físicos exigidos pelo empregador
• Uniformes ou uniformes de limpeza, quando necessário
• Juros devidos sobre um empréstimo patronal a um empregado.

Deduções para funcionários isentos

Funcionários isentos são aqueles que estão isentos de horas extras (funcionários não isentos podem receber horas extras). As reduções no salário predeterminado de um funcionário isento normalmente causarão a perda da isenção. Além disso, se o salário do funcionário cair abaixo de pelo menos US$ 684 por semana, talvez você precise pagar horas extras a essa pessoa.

Geralmente, os empregadores não estão autorizados a fazer deduções não autorizadas do salário de funcionários isentos. Algumas deduções para funcionários não isentos são limitadas ou restritas:

• As deduções involuntárias não podem resultar no pagamento do empregado inferior ao salário mínimo federal ou estadual, o que for maior.
• E as deduções não podem ser feitas na semana em que o funcionário fez horas extras.

Impostos sobre a folha de pagamento

A única exceção à exigência de autorização específica do funcionário são os impostos FICA: impostos da Previdência Social e do Medicare. A parcela do empregado pode ser deduzida do salário do empregado sem consentimento específico, uma vez que essas deduções são exigidas por lei federal. Este subsídio aplica-se ao novo imposto adicional do Medicare, que é retido aos funcionários com rendimentos mais elevados quando atingem um nível salarial específico.

Se um empregador quiser reduzir o salário dos funcionários

Os empregadores precisam saber que os funcionários têm o direito de entrar em contato com o departamento estadual de emprego ou com o conselho trabalhista estadual se seu salário for reduzido sem consentimento (exceto conforme indicado acima). Como empregador, você não quer que o departamento estadual do trabalho entre em sua empresa em resposta às reclamações dos funcionários. Eles farão uma auditoria completa e poderão encontrar outras violações das leis trabalhistas. Eles também podem decidir entrar em contato com agências federais se encontrarem violações federais.

Perguntas frequentes (FAQ)