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Indivíduos que empregam empregados domésticos como babás, serviços de limpeza, jardineiros e governantas são considerados empregadores. Especificamente, eles são “empregadores domésticos”, de acordo com o IRS, e devem cumprir todas as regulamentações fiscais habituais relativas aos empregados.
FICA Taxes
Os impostos FICA são impostos da Segurança Social e do Medicare. Eles são deduzidos do salário dos empregados e também pagos pelos empregadores – cada um paga metade. Eles se aplicam a empregados domésticos se você pagar ao trabalhador mais de US$ 2.100 anualmente a partir de 2019. Esse limite pode mudar a cada ano.
O imposto FICA é um total de 15,3% – 12,4% para a Segurança Social e um adicional de 2,9% para o Medicare. Isso equivale a 7,65% dos salários pagos ao empregador e ao empregado cada. Você deve reter a quantia exigida de cada contracheque e reservar uma quantia equivalente de seus próprios fundos.
Você também deve reter um valor de imposto adicional do Medicare de qualquer funcionário doméstico solteiro a quem você pague $ 200.000 ou mais por ano a partir de 2019. Isso aumenta para $ 250.000 para funcionários casados e que fazem o pedido em conjunto, e cai para $ 125.000 se forem casados, mas arquivem separadamente.
O imposto é por trabalhador, portanto, se você pagar a vários trabalhadores mais do que o mínimo anual a cada um, o imposto deverá ser pago por cada um deles.
Nota
Apenas os salários até uma “base salarial” de $ 132.900 estão sujeitos à parcela do imposto da Previdência Social a partir de 2019. Certifique-se de que seu funcionário informe se ele atingir esse nível de rendimentos durante o ano porque mantém outros empregos. Você pode parar com essa retenção neste momento para o Saude Teu do ano.
Funcionários isentos
Existem alguns casos em que você não precisa pagar impostos trabalhistas para trabalhadores domésticos. Os funcionários estão isentos se realmente trabalharem para uma agência, e não para você. Em outras palavras, você paga à agência e transfere a responsabilidade pelos impostos trabalhistas para essa entidade.
Os funcionários estão isentos se prestarem cuidados em sua própria casa e não na sua, como uma babá. Seu cônjuge e seus pais estão isentos, embora algumas exceções se apliquem aos pais. Menores de 18 anos estão isentos e regras especiais se aplicam ao pagamento de seus próprios filhos.
Retenção de Imposto de Renda
Você não precisa reter imposto de renda sobre o pagamento dos trabalhadores domésticos, mas pode fazê-lo se o trabalhador solicitar. Peça ao funcionário que preencha um formulário W-4, fornecendo as informações necessárias para calcular o valor correto a ser retido.
Imposto de Desemprego
Este imposto é pago por você, não pelo seu funcionário. A partir de 2019, equivale a 6% dos salários pagos até US$ 7.000 no ano civil, se você pagar a esse trabalhador pelo menos US$ 1.000. Você pode parar de pagar esse imposto quando os salários pagos atingirem a referência de US$ 7.000.
Os salários pagos ao seu filho menor de 21 anos, ao seu cônjuge e aos seus pais estão isentos e você poderá reivindicar um crédito fiscal de até 5,4%.
Requisitos de relatórios e pagamento
Você deve remeter quaisquer valores retidos na fonte de impostos FICA e imposto de renda ao IRS periodicamente e relatar os valores devidos e pagos trimestralmente no Formulário 941 do IRS.
Cada funcionário também deve receber um relatório anual de pagamentos e valores retidos na fonte no Formulário W-2. Forneça à Administração da Previdência Social cópias de todos os W-2s e formulários de transmissão no Formulário W-3.
Documentação para nova contratação
Você também deve preencher alguns documentos de nova contratação, e isso envolve uma variedade de tarefas.
Obtenha um número de identificação de empregador federal (EIN) do IRS. É como um número de Seguro Social, mas é para empregadores.
Peça ao funcionário que preencha o Formulário W-4 para que você possa calcular a retenção de imposto federal.
Verifique a elegibilidade do seu funcionário para trabalhar nos EUA, solicitando que ele preencha o Formulário I-9. É contra a lei contratar ou empregar conscientemente um estrangeiro ilegal.
Registre-se em seu estado como empregador.
Você também deve determinar se seu funcionário é elegível para o crédito de imposto de renda auferido (EIC) para pessoas de baixa renda. Você é obrigado a fornecer um aviso sobre esse crédito se concordar em reter o imposto de renda de seus salários e se eles ficarem abaixo dos limites de retenção na fonte de acordo com as tabelas de retenção de imposto de renda federal para o ano.
Você deve fornecer um aviso EIC aos trabalhadores que ganham menos de US$ 49.194 em 2018, ou US$ 54.884 se forem casados e fizerem o pedido em conjunto. Esses limites são indexados pela inflação, portanto verifique-os anualmente.
Como arquivar relatórios fiscais de final de ano
Você deve preencher um Anexo H, o formulário de Imposto sobre Emprego Doméstico, com sua declaração de imposto de renda pessoal se pagar a um trabalhador doméstico mais de US$ 2.100. Este formulário registra informações sobre quanto você pagou, o imposto de renda retido e os impostos FICA que você reteve e pagou durante o ano.
Se você contratar um empreiteiro independente
As regras são totalmente diferentes se você contratar um empreiteiro independente para trabalhar para você em casa. Você não precisa pagar uma parcela dos impostos FICA nem se preocupar com a retenção de seus salários – esses trabalhadores são responsáveis pelo pagamento dos seus próprios impostos.
O IRS indica que você provavelmente contratou um empreiteiro independente se o indivíduo determinar quando e como o trabalho para você será concluído. O empreiteiro normalmente trabalha para várias outras famílias além da sua.
Nota
Joe’s Lawn Care faz seu paisagismo no dia e horário que Joe determinou. Ele coloca você entre outros clientes e fornece seus próprios cortadores e outros equipamentos para o trabalho. Joe é um contratante independente.
Diferenciar entre funcionários e contratados às vezes é uma tarefa difícil, então você pode consultar um advogado trabalhista ou pedir ao IRS que tome uma decisão enviando o Formulário SS-8. O IRS presume que um trabalhador é um empregado, a menos que você possa provar o contrário, e o IRS audita os empregadores para garantir que os trabalhadores sejam devidamente classificados.
Peça ao trabalhador que assine o Formulário W-9 do IRS para verificar seu número de identificação fiscal. Você deve deduzir a retenção na fonte de cada pagamento feito a esse indivíduo se não tiver um número de identificação fiscal ou de Seguro Social, ou se o número não estiver correto.
Forneça ao contratante o Formulário 1099-MISC do IRS no final de cada ano em que você pagar $ 600 ou mais, em vez de um W-2. Envie o 1099-MISC ao IRS junto com o Formulário 1096. O 1096 cobre vários 1099s. Você não precisa enviar um para cada 1.099 emitido se pagar mais de um contratante.
Você tem até 29 de fevereiro para enviar esta papelada ou até 31 de março se fizer o pedido eletronicamente.
Você pode receber algum dinheiro de volta
Você pode se qualificar para um crédito fiscal igual a uma parte do custo de cuidar de seu filho enquanto você e seu cônjuge trabalham ou procuram trabalho, se for por isso que você está pagando ajuda doméstica. Na verdade, é um crédito fiscal para cuidados infantis e dependentes, como se você apoiasse e fosse responsável por um pai idoso.
O Crédito para Cuidados de Crianças e Dependentes é igual a uma porcentagem do que você paga até US$ 3.000 para um filho ou dependente, ou US$ 6.000 para dois ou mais. Seu filho deve ter menos de 13 anos ou ser incapaz de cuidar de si mesmo, e seu dependente deve ser incapaz de cuidar de si mesmo. Você deve ter obtido renda para se qualificar.
O crédito varia de 20% a 35% das suas despesas, dependendo da sua renda. Quanto mais você ganha, menos porcentagem você pode reivindicar.
Pode não ser muito, mas cada pouquinho ajuda na hora do imposto.
NOTA: Este artigo pretende ser uma introdução geral a este tópico e não é um aconselhamento fiscal ou jurídico. Verifique com seu contador antes de contratar trabalhadores domésticos. Cada situação é diferente e as leis fiscais mudam periodicamente.
