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Excel é um programa do Microsoft Office projetado para ajudar a calcular, tabular, armazenar, traçar e comparar dados para referência atual e futura. Seus recursos são robustos. Usar o Excel para contabilidade pode ser uma excelente ferramenta para realizar essas tarefas para pequenas empresas.
O Excel pode ser usado com a complexidade que você preferir. Os proprietários de pequenas empresas podem fazer toda a sua contabilidade no Excel.
Principais conclusões
- O Excel oferece ferramentas e formatos de fórmulas que podem ajudá-lo com suas necessidades contábeis, caso você não seja um especialista em contabilidade.
- A preparação de suas contas será diferente se você estiver usando o método de contabilidade pelo regime de competência ou a contabilidade por partidas dobradas.
- Comece fazendo um plano de contas, como contas de ativos, receitas ou passivos, e insira os detalhes de cada uma.
Contabilidade em regime de caixa no Excel
A maioria das pequenas empresas usa a contabilidade de caixa. Inicie uma nova planilha se este for o seu método de contabilidade e insira os cabeçalhos das colunas para a data, a descrição da transação e um número da transação. Inclua cabeçalhos de coluna para receitas, despesas e saldo da conta.
| Lançamentos em regime de caixa | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Número | Data | Descrição | Renda | Despesa | Saldo da conta |
| 001 | 10/08/2022 | Plásticos 2Flo | US$ 300,00 | US$ 1.500,00 | |
| 002 | 10/08/2022 | Peças de Joe | US$ 50,00 | US$ 1.550,00 | |
Isso é muito semelhante a inserir suas transações em um talão de cheques. Insira uma despesa nesse valor se você comprar algo. Você inserirá receita se um cliente pagar por um produto. Adicione ou subtraia o valor do saldo da conta para cada tipo de transação.
Observação
Você pode criar planilhas diferentes para cada mês ou continuar usando uma planilha para rastrear todas as suas transações.
Contabilidade pelo regime de competência no Excel
Você terá que preparar contas diferentes se estiver usando o método de contabilidade de competência ou de partidas dobradas. A equação contábil é a diretriz para todas as transações:
Ativos = Passivos + Patrimônio Líquido
O total de suas contas de ativos deve ser igual ao total de suas contas de passivo e patrimônio. Seus passivos e patrimônio deverão aumentar se seus ativos aumentarem.
Primeiro você terá que fazer um plano de contas. As diferentes categorias de contas são ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas e despesas.
Observação
As pequenas empresas podem ter contas de capital se tiverem investidores ou usarem um tipo de financiamento de capital.
Cada categoria de conta possui contas diferentes. As contas de ativos podem conter contas como dinheiro, contas a receber, estoque, ativos fixos ou outros ativos. As contas a receber são pagamentos devidos a você por compras feitas usando crédito.
As contas de passivos para pequenas empresas geralmente têm contas a pagar, salários a pagar ou quaisquer outras despesas a pagar. Uma conta a pagar é o dinheiro que você deve por compras a crédito.
Crie seu plano de contas na primeira planilha da pasta de trabalho. Você pode listá-los por tipo de conta, como ativo ou passivo, para facilitar o entendimento. Atribua um número a cada conta na próxima coluna.
| Plano de contas | |||
|---|---|---|---|
| Não. | Título da conta | Como aumentar | Tipo |
| 101 | Dinheiro | Débito | Ativo |
| 102 | Contas a receber | Débito | Ativo |
| 103 | Contas a pagar | Crédito | Responsabilidade |
| 104 | Despesas de Publicidade | Débito | Despesa |
Crie uma conta chamada “Dinheiro” em uma nova planilha. Agora faça uma coluna para débito e uma coluna para crédito. Outra conta é creditada e vice-versa sempre que você registra um débito. Talvez seja necessário consultar o gráfico de tipos de conta criado para ajudar a discernir quando debitar ou creditar uma conta e o que cada ação faz a ela.
Se você vendeu $ 100 do seu estoque e recebeu dinheiro, já que tanto o dinheiro quanto o estoque são ativos, suas entradas ficariam assim:
| Dinheiro | ||
|---|---|---|
| Débito | Crédito | Equilíbrio |
| US$ 1.000 | ||
| US$ 100 | US$ 1.100 | |
Você debitaria dinheiro, já que debita um ativo para registrar um aumento. Da mesma forma, você creditaria o estoque, uma vez que credita um ativo enquanto registra uma diminuição.
| Inventário | ||
|---|---|---|
| Débito | Crédito | Equilíbrio |
| US$ 10.000 | ||
| US$ 100 | US$ 9.900 | |
O conceito principal a lembrar é que você está transferindo valor de uma conta para outra com esse método. Se você fizer um lançamento, deverá fazer outro lançamento na conta correspondente.
Um conceito que confunde muita gente é que é possível aumentar duas contas diferentes. Você aumentaria sua conta de ativo (equipamento) com o valor do item se comprasse um equipamento a crédito e aumentaria sua conta de passivo (conta a pagar para aquele fornecedor).
Um débito em contas a pagar diminui o valor da conta, enquanto um débito aumenta o valor da conta em uma conta a receber. Portanto, você debitaria essa conta (uma conta de passivo) e debitaria sua conta à vista (uma conta de ativo) se pagasse uma de suas contas de crédito.
Você criaria uma conta com o nome dessa empresa em suas contas a receber em suas contas de ativos se permitisse que uma empresa comprasse 100 itens a crédito. É uma conta de ativo porque é devida a você. Você inseriria um débito de $ 100 nas contas a receber dessa empresa se cobrasse um dólar por item e inserisse um crédito de $ 100 no estoque. Lembre-se de usar o gráfico de tipos de conta para ajudá-lo a aumentar e diminuir contas diferentes.
| Inventário | ||
|---|---|---|
| Débito | Crédito | Equilíbrio |
| US$ 100 | US$ 9.800 | |
| Peças de Joe (contas a receber) | ||
|---|---|---|
| Débito | Crédito | Equilíbrio |
| US$ 100 | US$ 100 | |
A conta de passivo recebe o nome dessa empresa se você comprou a crédito 100 em matérias-primas necessárias para fabricar seus produtos de outra empresa. É uma conta de passivo porque você deve dinheiro a eles. Supondo que o preço fosse o mesmo do exemplo anterior, você inseriria um débito de US$ 100 na conta a pagar da empresa da qual você compra e um débito de US$ 100 em sua conta de estoque de matérias-primas. Você debita ambas as contas porque está aumentando um ativo e um passivo.
| Peças de Joe (conta de responsabilidade) | ||
|---|---|---|
| Débito | Crédito | Equilíbrio |
| US$ 100 | US$ 100 | |
| Estoque de Matérias-Primas (Conta de Ativos) | ||
|---|---|---|
| Débito | Crédito | Equilíbrio |
| US$ 100 | US$ 100 | |
Fórmulas e Formatos para Contabilidade
Você pode usar os formatos e fórmulas integrados do Excel para ajudá-lo com sua contabilidade. Destaque as células com as quais você está trabalhando e clique com o botão esquerdo nelas para abrir um menu. Escolha a opção “Formato” e escolha “Contabilidade” na aba “Número”. Isso coloca as células destacadas em um formato contábil, colocando automaticamente um cifrão nelas.
Ele também coloca parênteses em torno dos números negativos, que você pode inserir ao diminuir qualquer conta.Insira a seguinte fórmula (assumindo que as células sejam A15 a B15) para que o Excel calcule automaticamente os saldos para você:
=Soma(A15:B15)
Isso adicionará os valores das células A15 a B15 e exibirá o resultado.
Você pode usar a função de soma para adicionar o total de ativos, total de passivos e patrimônio total. Isso ajudará a garantir que seus ativos sejam iguais à soma de seus passivos e patrimônio líquido, equilibrando suas finanças usando a contabilidade de dupla entrada e baseada no regime de competência.
Expanda seu conhecimento do Microsoft Excel
Esses são conceitos contábeis muito básicos e usos do Excel que devem fornecer informações suficientes para iniciar os procedimentos contábeis de sua pequena empresa. Mas existem muitas outras funções para fins contábeis no Excel. Você poderá usá-lo para gerar relatórios, prever despesas e projetar suas próprias planilhas financeiras para relatórios e análises à medida que se familiarizar com o programa e com a contabilidade.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como trato os lucros retidos?
As contas patrimoniais geralmente são contas patrimoniais dos proprietários ou acionistas, mas as pequenas empresas podem não ter acionistas. É geralmente referido como patrimônio líquido neste caso. Os lucros retidos são incluídos nas contas patrimoniais porque são o lucro que uma empresa obteve ao longo de sua vida após o pagamento de quaisquer dividendos (se houver acionistas).
Como posso aprender mais sobre como usar o Excel?
Várias universidades e sites on-line oferecem treinamento em Excel. A Microsoft também oferece treinamento em vídeo do Excel em seu site.
