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A menos que o local da sua empresa esteja em um estado que não tenha imposto de renda estadual, você tem a responsabilidade, como empregador, de deduzir o imposto de renda dos funcionários que trabalham em seu estado e de submeter esses impostos ao departamento de receita do seu estado. Os estados sem imposto de renda estadual são Alasca, Flórida, Nevada, Dakota do Sul, Texas, Washington e Wyoming.
Essas responsabilidades são iguais às responsabilidades do empregador em relação aos impostos sobre a folha de pagamento, incluindo o imposto de renda federal.
Principais conclusões
- A maioria dos estados exige que os empregadores retenham o imposto de renda estadual dos contracheques de seus funcionários.
- Para enviar esses impostos, você precisará obter cópias das tabelas de retenção na fonte do estado e calcular as deduções de retenção na fonte do estado para cada funcionário que tenha salários sujeitos a retenção na fonte.
- Deduza o valor calculado para cada um de seus funcionários.
- Envie os impostos retidos à autoridade fiscal do estado e não se esqueça de apresentar os relatórios necessários.
Visão Geral do Processo de Imposto de Renda Estadual
Se você tem funcionários trabalhando em um estado que exige imposto de renda estadual, há um processo que você deve seguir.
- Primeiro, obtenha um número de identificação de empregador federal (EIN), caso ainda não o tenha feito. O EIN é semelhante a um número de Seguro Social de uma empresa. É necessário para qualquer negócio com funcionários e para a maioria dos outros negócios.
- Obtenha uma autorização fiscal estadual do empregador, que em alguns estados equivale a um EIN estadual.
- Saiba quais salários estão sujeitos à retenção de imposto de renda estadual (esses salários podem ser diferentes das regulamentações federais). As informações devem estar no site da Receita Federal do seu estado.
- Saiba mais sobre quaisquer acordos recíprocos entre estados para retenção e pagamento de imposto de renda para trabalhadores que moram em um estado e trabalham em outro.
- Obtenha cópias das tabelas de retenção na fonte do estado e calcule as deduções de retenção na fonte dos contracheques dos funcionários.
- Saiba mais sobre os regulamentos do seu estado para declarar (enviar) retenção de imposto de renda.
- Valores retidos na fonte deduzidos dos funcionários (a maioria dos estados usa arquivamento eletrônico para essas deduções).
- Arquivar relatórios (anuais ou trimestrais) sobre valores retidos e valores devidos e pagos (semelhante ao Formulário 941 do IRS).
Como você pode ver, o processo de cálculo, dedução, pagamento e declaração desses impostos é semelhante ao processo de retenção de imposto de renda federal.
Agências Fiscais Estaduais
Para saber mais sobre o imposto de renda estadual, impostos sobre vendas e outros impostos estaduais, vá ao departamento de receita do seu estado e procure a divisão de impostos comerciais.
Observação
O IRS fornece uma lista completa de sites para cada estado se você precisar de ajuda para encontrar a página certa para o seu estado.
Retenção de imposto de renda estadual dos contracheques dos funcionários
Depois de coletar as informações sobre o imposto de renda estadual, você precisará incluir esses impostos no processo de folha de pagamento da sua empresa.
O processo começa com o cálculo do salário bruto de cada funcionário.
A partir desse valor, você precisará calcular o valor específico a ser retido para aquele funcionário para imposto de renda estadual. Lembre-se de que cada valor retido na fonte (incluindo imposto de renda estadual, imposto de renda federal e imposto FICA) é calculado em relação ao valor bruto do pagamento.
Depois de todos os impostos e outras retenções na fonte, você terá um valor de pagamento líquido.
Em seguida, os valores retidos na fonte para cada funcionário e o total de cada tipo de retenção devem ser colocados em uma conta de passivo separada, a ser paga conforme exigido pelo seu estado.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como posso reter impostos para funcionários que moram em outro estado?
Se o seu funcionário de fora do estado morar em um estado com um acordo fiscal recíproco com o seu estado, você poderá reter os impostos desse estado. Existem 16 estados com acordos fiscais recíprocos. Se o estado de origem do seu funcionário não tiver esse tipo de acordo fiscal, você ainda deverá reter impostos para o estado de trabalho. Você também pode fazer uma retenção de impostos de cortesia para seu estado de origem, mas isso não é obrigatório.
Quando devo apresentar os impostos estaduais dos meus funcionários?
Os estados têm suas próprias regras sobre quando os impostos são devidos. Pode ser necessário enviar quinzenalmente, mensalmente, trimestralmente ou anualmente.Verifique com o departamento de receita do seu estado para saber quando você precisa depositar impostos e evitar multas ou taxas de atraso no pagamento.
