Como responder às perguntas da entrevista sobre a organização

Não é de surpreender que os entrevistadores de emprego frequentemente façam perguntas sobre suas habilidades organizacionais. A capacidade de alocar tempo, energia e recursos com eficiência é fundamental para quase todas as posições em qualquer setor. A organização também é uma habilidade interpessoal necessária para pessoas que trabalham em ambientes de ritmo acelerado, onde se espera que sejam excelentes multitarefas. 

Antes de se sentar para uma entrevista, pense em sua resposta às perguntas da entrevista sobre organização.

O que o entrevistador quer saber

No nível mais básico, os entrevistadores querem saber se você é – ou não – organizado como funcionário.

Eles também estarão interessados ​​em saber se suas habilidades organizacionais são adequadas para o que a função exige. 

Os entrevistadores podem perguntar: 

• Como você se mantém organizado? 
• Conte-me sobre uma ocasião em que você trabalhou em um grande projeto com muitos prazos envolvidos. 
• Você é uma pessoa organizada? 
• Quais ferramentas e sistemas você usa para se manter organizado? 

Como responder a perguntas sobre organização

Não existe uma única maneira certa de se manter organizado e, portanto, não existe uma resposta correta para a pergunta.

Em sua resposta, você deve compartilhar seus métodos pessoais para se manter organizado, seja usando papel e caneta para fazer uma lista ou aproveitando o software de gerenciamento de projetos. Você também deve explicar por que optou por esse método. 

Isso é importante porque às vezes um sistema que funciona para uma função não será necessariamente adequado para outra função – você vai querer mostrar que pode se adaptar para atender às necessidades da situação em questão. 

Exemplos de melhores respostas 

Talvez lhe perguntem se você se descreveria como uma pessoa organizada. A resposta curta é “sim”, mas considere expandir sua resposta com alguns detalhes que mostrem a lógica subjacente à sua confiança.

Você pode adaptar um destes exemplos às suas próprias experiências e hábitos:

• Absolutamente. Gosto de manter uma lista de verificação e garantir que cada item receba a atenção necessária.
• Sim, às vezes um pouco demais. Certifico-me de que tudo está limpo e em ordem.
• Sou uma pessoa muito organizada e minuciosa, o que penso que contribui para o meu sucesso.
• Sim, utilizo diversas ferramentas online e de desktop para me manter organizado. Na segunda-feira de cada semana, reviso minha agenda e destaco as principais coisas que preciso realizar.
• Gosto de planejar cuidadosamente meus projetos de trabalho diários, semanais e de longo prazo.
• Faço questão de configurar lembretes e escrever listas de tarefas. Em seguida, reservo blocos de tempo para me dedicar a tarefas específicas, de modo que designo etapas e o tempo necessário alocado para atingir essas metas.
• Planejo com o máximo de antecedência possível, mas, na realidade, as coisas surgem no último minuto. Assim, certifico-me de que posso ajustar-me e responder rapidamente, integrando novas prioridades no meu trabalho diário.
• Certifico-me de que os membros da minha equipe e eu sabemos os prazos estabelecidos para o projeto e, em seguida, estabeleço parâmetros de referência para que possamos acompanhar nosso progresso. Para a maioria dos projetos, também estabeleço “prazos antecipados” um ou dois dias antes do “prazo final” e faço o possível para cumprir essa meta para que o projeto seja concluído antes do prazo.

Dicas para dar as melhores respostas 

Em sua resposta, faça um esforço para falar sobre seus métodos pessoais, o que funciona para você e por quê. Siga estas estratégias para enquadrar sua resposta: 

• Demonstre que você pensou sobre seus métodos e desafios organizacionais, que eles são importantes para você e que você tem um sistema que funciona.
• Descreva seus métodos específicos para se manter organizado com o máximo de detalhes possível.
• Relate um exemplo de como seu sistema beneficiou você e outras pessoas.
• Enfatize que você pode ser flexível para acomodar novos problemas e tarefas inesperados. 

O que não dizer

Embora os sistemas organizacionais possam variar e não exista uma maneira única e correta de organização, há algumas respostas que devem ser evitadas. 

• Não diga que você não é organizado.Mesmo que você não seja a pessoa mais organizada, ainda assim desejará manter sua resposta positiva. 
• Não seja rígido.Não há problema em ter uma preferência quando se trata de sistemas organizacionais, mas tente deixar claro que você pode adaptar conforme necessário. 
• Não seja muito meticuloso.Mesmo que você tenha paixão pelo seu sistema organizacional, não exagere. O entrevistador provavelmente não está interessado em um tutorial detalhado sobre suas estratégias para cumprir suas responsabilidades e prazos. Mantenha sua resposta breve e direta.

Possíveis perguntas de acompanhamento

 Os entrevistadores geralmente fazem uma pergunta inicial sobre organização para testar se você realmente pensou bem no assunto. Esses exemplos mostram quão detalhado deve ser seu pensamento na preparação para a entrevista.

• Que etapas você executa para organizar e planejar um projeto? Sua resposta deve demonstrar como você usa habilidades organizacionais para se preparar para um projeto e depois focar nele.
• Como você acomoda as mudanças de última hora nas quais precisa se adaptar? A sua resposta deve mostrar que você pode alterar os seus planos e integrar novas informações quando necessário.
• Como você prioriza as tarefas dentro de um projeto? Sua resposta deve demonstrar que você sabe planejar, analisar diversas abordagens e possibilidades, tomar decisões acertadas e ter sucesso com sua carga de trabalho.
• Como você planeja com antecedência possíveis alterações de prazos ou desafios imprevistos? Conte-nos como você desenvolve planos alternativos caso o “Plano A” não funcione.
• Como você lida com uma situação em que seu planejamento foi insuficiente? Discuta suas capacidades de resolução de problemas, sua capacidade de realizar multitarefas, como você lida com prioridades concorrentes e sua capacidade de reorganizar conforme necessário.

Ao responder a essas perguntas complementares, tente fornecer exemplos específicos de ocasiões em que você demonstrou suas habilidades organizacionais no local de trabalho. Isso será particularmente eficaz se você puder mostrar como suas habilidades resolveram um problema ou contribuíram de alguma forma para sua empresa.

Talvez você tenha conseguido eliminar um acúmulo de papelada. Talvez você tenha estabelecido prazos e processos para um projeto importante que garantiu sua conclusão com sucesso. Ao descrever como seus talentos organizacionais tiveram um impacto positivo, você poderá impressionar seus entrevistadores como alguém que poderia tomar decisões organizacionais eficazes.