Como reivindicar despesas comerciais dedutíveis de impostos

Todas as empresas devem procurar tirar partido das deduções fiscais especiais oferecidas para as despesas em que incorrerem. Quer você trabalhe por conta própria ou administre sua própria entidade comercial, o Internal Revenue Service pode permitir que você deduza a maior parte dos custos de seu negócio – incluindo muitas deduções dólar por dólar.

Os custos se qualificam como deduções se forem “comuns e necessários” em seu comércio ou negócio. Saiba mais sobre quais despesas se qualificam e como deduzi-las.

Quais despesas comerciais posso deduzir?

De acordo com o IRS, “comum” significa que a maioria das outras pessoas que trabalham no mesmo negócio ou comércio também costuma pagar por essas coisas.“Necessário” significa que tudo em que você gastou dinheiro o ajudará a fazer negócios. Na verdade, talvez você não consiga fazer negócios e ganhar dinheiro se não fizer essas despesas.

Por exemplo, livros didáticos e materiais didáticos seriam comuns e necessários se você trabalha como tutor. No entanto, comprar uma cobaia de estimação para o seu espaço de trabalho pode não ser, pelo menos se você não conseguir convencer o IRS de que o animal de estimação é uma ferramenta de ensino. Mesmo assim, você pode ter problemas com a parte “comum” da equação, pelo menos sem a ajuda de um bom profissional tributário.

Despesas comumente deduzidas

As despesas comerciais totalmente dedutíveis mais comuns incluem: 

• Taxas de contabilidade
• Anúncio
• Despesas bancárias
• Comissões e custos de vendas
• Despesas de consulta
• Custos de educação profissional continuada
• Custos de mão de obra contratada
• Taxas de crédito e cobrança
• Taxas de entrega
• Taxas e assinaturas
• Programas de benefícios para funcionários
• Aluguel de equipamentos
• Despesas de fábrica
• Seguro
• Juros pagos
• Assinaturas de Internet, nomes de domínio e hospedagem
• Lavanderia
• Honorários advocatícios
• Licenças
• Manutenção e reparos
• Custos e suprimentos de escritório
• Planos de pensão e participação nos lucros
• Postagem
• Despesas de impressão e cópia
• Desenvolvimento profissional e taxas de treinamento
• Honorários profissionais
• Promoção
• Aluguel
• Salários, vencimentos e outras remunerações
• Segurança
• Pequenas ferramentas e equipamentos
• Programas
• Suprimentos
• Telefone
• Descontos comerciais
• Viagem
• Utilitários

Presentes para clientes ou clientes

Nem todas as despesas são totalmente dedutíveis, mesmo que sejam ordinárias e necessárias, e os presentes feitos aos seus clientes ou clientes se enquadram nesta categoria. Você só pode reivindicar uma porcentagem desses custos. Eles são dedutíveis em até US $ 25 por pessoa.

Por exemplo, você só poderia reivindicar uma dedução de US$ 25 se demonstrar seu agradecimento ao seu melhor cliente com uma garrafa de bourbon de US$ 100. Os outros $ 75 são por sua conta e de seu bom coração. No entanto, você pode deduzir toda a despesa se lhes der uma garrafa de vinho de US$ 20, porque isso está abaixo do limite de US$ 25. A advertência: seja sábio com sua gratidão. 

Brindes promocionais

Nem todos os presentes são considerados presentes para fins fiscais. Alguns desses custos podem ser considerados promocionais.

Esse normalmente é o caso de itens que custam US$ 4 ou menos.Eles são totalmente dedutíveis até US $ 4 cada, desde que tenham o nome da sua empresa e você distribua muitos deles, como canetas que você pode oferecer a qualquer pessoa que assine um contrato com você.

Despesas com refeições e entretenimento 

Antigamente, você podia deduzir até 50% dos custos de entretenimento diretamente relacionados à condução dos negócios, como organizar uma luxuosa festa de fim de ano e convidar seus clientes. A Lei de Reduções de Impostos e Empregos (TCJA) eliminou esta disposição do código tributário em 2018, mas ainda existem algumas deduções para refeições.

Você pode deduzir 50% das refeições de negócios se você levar esses clientes para jantar individualmente. Você – ou pelo menos um de seus funcionários – deve estar presente e conduzir negócios de alguma forma com um consultor, cliente, cliente ou outros contatos comerciais. A refeição não pode ser exageradamente extravagante.

Portanto, se você levar o mesmo cliente para jantar e pedir uma garrafa de bourbon de US$ 100 para saborear com a refeição, em vez de dar a garrafa de presente, sua dedução dobrará de US$ 25 para US$ 50 – metade do preço de compra. E você pode deduzir metade do custo da refeição e da gorjeta também.

Despesas com automóveis e transporte 

Você pode deduzir a parte de suas despesas com automóvel e transporte equivalente às milhas que você dirigiu para fins comerciais durante o ano fiscal.

Suas milhas comerciais devem ser separadas de suas milhas pessoais. É certo que isso pode ficar complicado, por isso é benéfico manter um registro, seja no smartphone ou em um bloco de notas guardado no porta-luvas.

Aqui está um exemplo. Você administra seu negócio em casa e dirige 32 quilômetros em cada sentido para atender o sistema de computador de um cliente. Em seguida, você faz uma viagem paralela de oito quilômetros para comprar o jantar na viagem de volta para casa. Tecnicamente, você deve subtrair 10 milhas – assumindo que a coleta da refeição foi de oito quilômetros em cada sentido – do total de 80 quilômetros que você dirigiu naquele passeio. Portanto, 40 de suas milhas são dedutíveis de impostos. Você não pode adicionar esses outros 10.

A taxa de quilometragem padrão versus despesas reais

Agora você tem uma escolha a fazer. O IRS permite que você deduza os custos reais incorridos ao dirigir essas milhas ou deduza a taxa de quilometragem padrão de 58,5 centavos em 2022 (a taxa é ajustada anualmente).

Essas 40 milhas que você dirigiu para consertar o sistema de computador reduziriam US$ 23,40 da receita do seu negócio usando a taxa de quilometragem padrão – 40 milhas vezes 58,5 centavos para cada uma delas. Mas você deve fazer um pouco mais de matemática para determinar se reivindicar seus custos reais resultaria em uma dedução maior.

Sua dedução seria igual a 50% de suas despesas reais com automóveis se você dirigisse 30.000 milhas durante o ano como um todo e se 15.000 dessas milhas fossem relacionadas a negócios – 15.000 é metade de 30.000. Esses custos incluem depreciação, juros de empréstimos para automóveis, combustível, manutenção, seguro e registro. Ou você pode simplesmente deduzir $ 8.775, ou 15.000 milhas vezes 58,5 centavos. Você gostaria de usar qualquer método que resulte em mais economia de impostos.

Despesas de escritório doméstico

Você também pode solicitar uma dedução para despesas incorridas na manutenção de um escritório doméstico, e as regras são semelhantes às que se aplicam aos custos de automóveis e transporte. Você tem que separar o uso comercial e pessoal.

Você só pode deduzir a parcela das despesas associadas à área da sua casa que você utiliza exclusivamente para negócios. Por exemplo, você pode reivindicar uma dedução pela metragem quadrada do espaço onde você realmente trabalha, e não pela sala inteira, se a sala tiver função dupla como sala de jogos do seu filho. Mas se você dedicar um quarto extra inteiro ao seu trabalho e não fizer mais nada nesse cômodo, a porcentagem total do cômodo em sua casa será dedutível do imposto.

O espaço também deve ser seu principal local de negócios. Isso não significa que você não possa sair para fazer ligações domiciliares para clientes ou clientes, mas você deve realmente administrar seu negócio a partir deste local residencial.

O método simplificado de dedução do Home Office

A dedução de despesas de escritório em casa também é uma decisão ou/ou. O IRS também oferece a opção entre duas opções. Uma é usar o método simplificado e simplesmente reivindicar US$ 5 para cada metro quadrado de sua casa dedicado ao seu negócio.No entanto, esse método atinge 300 pés quadrados, portanto, pode não ser benéfico se sua área de trabalho for maior do que isso.

Despesas de Home Office – Custos Gerais Reais

Sua outra opção é deduzir uma porcentagem dos custos gerais reais de manutenção de sua casa. A porcentagem seria igual à porcentagem da sua casa que você usa para fins comerciais.

Por exemplo, toda a sua casa pode ter 2.500 pés quadrados. Você converteu a garagem em escritório e ela tem 375 pés quadrados. Isso equivale a 15% do espaço da sua casa. Você poderia reivindicar uma dedução de $ 6.300 no escritório doméstico se os custos totais de manutenção de sua casa durante todo o ano fossem de $ 42.000 – 15% de $ 42.000.

Você receberia apenas uma dedução de $ 1.500, ou $ 5 por 300 pés quadrados, se usasse o método simplificado, visto que teria que deixar 75 pés quadrados na mesa por causa do limite de 300 pés quadrados e teria despesas domésticas relativamente altas.

Novamente, calcule a dedução em ambos os sentidos para determinar qual funciona melhor com base em suas circunstâncias pessoais. A maioria dos contribuintes considera que o método da percentagem é mais vantajoso.

Despesas comerciais não dedutíveis

Alguns custos comerciais nunca são dedutíveis, mesmo que possam estar diretamente relacionados ao seu comércio ou profissão. Estes incluem subornos e propinas – que geralmente são ilegais para começar – e contribuições para partidos políticos ou candidatos. As quotas e taxas de adesão que você pode pagar pelos clubes sociais não são dedutíveis, nem as despesas de lobby, penalidades e multas.

Como deduzir despesas comerciais

Você deve preencher e apresentar o Anexo C com sua declaração de imposto de renda para discriminar os custos do seu negócio e calcular quanto da receita do negócio sobra após deduzi-los.

O número resultante do Anexo C é então inserido na linha 3 do Anexo 1 do Formulário 1040. Este é o seu rendimento tributável do seu negócio. O total do Anexo 1, que se encontra na linha 9, é então transferido para a linha 8 do Formulário 1040.

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