Como proteger os ativos digitais da sua empresa

Estamos no século 21 e tudo é digital, ou seja, online. No seu negócio, você tem ativos digitais nos quais talvez não tenha pensado. Esses ativos, como todos os ativos da sua empresa, são valiosos e devem ser protegidos. 

O que são ativos digitais? 

Sua empresa possui ativos – coisas de valor. Esses ativos incluem tudo, desde dinheiro e contas a receber, passando por equipamentos e veículos comerciais, até terrenos e edifícios. 

Seu contador provavelmente incluiu o custo e o valor atual de seus ativos em seu balanço, mas talvez tenha esquecido os ativos digitais. 

Ativos digitais são ativos que existem online. Alguns de seus ativos digitais podem existir em seus próprios servidores ou podem estar “na nuvem”. Os ativos digitais incluem: 

• Fotos de negóciosque você criou. Podem ser fotos do seu negócio ou processos de negócios. Estes são ativos porque podem ser vendidos. 
• Sites ou blogs de negócios. O conteúdo tem valor e a “aparência” do site pode ser valiosa se for registrada. 
• Processos de negócios (em planilhas, por exemplo) que seus funcionários desenvolveram e que poderiam ser duplicadas e vendidas. 
• Aplicativosque sua empresa criou, seja para vender ou para uso próprio.
• E-maillistas de contatos e listas de clientes ou clientes, incluindo listas de mala direta de boletins informativos, têm valor porque podem ser vendidos. 
• Assinaturasaos periódicos on-line têm valor pelo prazo da assinatura.
• Propriedade intelectual—material protegido por direitos autorais, marcas registradas ou marcas de serviço (o logotipo da sua empresa, por exemplo), patentes. Esses ativos podem existir em formato de papel, mas na maioria das vezes são apenas digitais. 
• Produtos em uma loja online, que fazem parte do inventário da sua empresa. Eles devem estar sob seu controle, mesmo que estejam armazenados online. Se você é um vendedor da Amazon, por exemplo, os produtos podem estar no depósito, mas você consegue a venda. 

Por que os ativos digitais são importantes? 

Como todas as coisas valiosas de propriedade da sua empresa, os ativos digitais são de grande benefício para a sua empresa. 

• Você pode reivindicar despesasrelacionado à compra e uso de ativos na declaração de imposto de renda de sua empresa. O custo dos activos de curto prazo (fornecimentos, por exemplo) pode ser considerado uma despesa imediatamente, enquanto o custo dos activos de longo prazo (aqueles que duram pelo menos um ano) pode ser contabilizado ao longo do tempo (seja através de depreciação ou amortização). 
• Você pode vendermuitos desses ativos ou licenciá-los enquanto você ainda os possui. 
• Ativos são valiosospara investidores ou alguém que compre seu negócio. O valor que alguém pode pagar para comprar o seu negócio depende em grande parte do valor dos ativos do negócio. 
• Alguns ativos digitais, como listas de clientes ou listas de assinantes de boletins informativos, são particularmente úteis emestabelecimento de boa vontade.O valor do ágio do ponto de vista contábil e de avaliação é baseado nessas listas. 
• Proteger registros contábeis e de funcionários on-line significa que eles sãodisponível para auditorias.Não ter registros contábeis significa que você pode não conseguir comprovar as deduções de despesas. Não ter registros de funcionários pode significar que você corre risco de multas e penalidades. 

Por onde começo a proteger meus ativos digitais? 

Localize e liste.Comece fazendo uma lista abrangente de todos esses ativos. Use a lista acima como ponto de partida, mas seja criativo. Pense em qualquer coisa que você tenha online ou no servidor da sua empresa que possa ser valiosa. Você está procurando coisas que são proprietárias (que sua empresa possui), coisas que ninguém mais possui e que pode querer comprar – ou levar. Considere esses ativos digitais como possíveis itens à venda. O que você gostaria ou consideraria valioso se estivesse comprando esta empresa? 

Estabeleça propriedade e valor.Veja os ativos digitais que você listou. Quem os possui? Antes de proteger esses ativos, a propriedade específica deve ser estabelecida. Por exemplo, você pode provar que sua empresa possui emails ou listas de emails de funcionários? Consulte um advogado para redigir políticas que estabeleçam propriedade. 

Embora possa ser difícil definir um valor específico para alguns dos ativos digitais da sua empresa, é uma boa ideia ter uma noção desse valor o mais cedo possível. Sim, o valor desses ativos digitais pode continuar mudando, à medida que você adiciona clientes à sua lista ou páginas ao seu site ou faz atualizações nos processos, mas um valor básico pode ser definido por meio da avaliação. Encontre um avaliador de negócios que possa fornecer uma estimativa agora. É muito mais fácil valorizar algo que existe do que algo que foi roubado ou destruído por um desastre como uma inundação ou um incêndio. 

Se você tem produtos que vende por meio de um vendedor on-line como Amazon ou eBay, leia o contrato para garantir a manutenção da propriedade. 

Crie acordos de proteção.Proteja seus ativos digitais por meio de acordos com quem pode roubá-los. Considere fazer com que funcionários, clientes e consultores assinem acordos de confidencialidade. Esses acordos alertam outras pessoas de que o roubo de ativos digitais pode resultar em ações legais. 

Registre sua propriedade.Muitos ativos digitais podem ser registrados para informar ao mundo sobre sua propriedade. Fotos comerciais, processos e conteúdo de sites e blogs podem ser protegidos por direitos autorais. Ativos digitais como logotipos e designs podem ser marcas registradas.  E não se esqueça das patentes dos processos. 

Planeje para o futuro.O que acontecerá com os ativos digitais da sua empresa se algo acontecer com você? Inclua seus ativos digitais nos contratos da sua empresa. Por exemplo, os activos digitais propriedade de uma parceria precisam de ser contabilizados no acordo de parceria, juntamente com outros activos. Se você tem uma pequena empresa individual ou familiar, inclua esses ativos em seus planos de sucessão.

Backup!É importante encontrar um sistema de backup para proteger todos os seus ativos digitais. Ter um backup de um backup não é uma loucura. Você também pode querer um backup do disco rígido e um backup online para ter certeza. 

Finalmente, estabeleça protocolos para proteger ativos digitais

Agora que você configurou seu sistema de gerenciamento de ativos digitais, documente-o. Configure tarefas contínuas específicas para backups e cronogramas para revisões e atualizações. 

Grande parte do seu negócio está online; mantenha tudo funcionando bem, protegendo esses ativos digitais on-line