Como processar a folha de pagamento e os impostos sobre a folha de pagamento

Processar a folha de pagamento é uma responsabilidade fundamental para o seu negócio se você tiver funcionários. Fazer isso da maneira certa é importante porque você deve garantir que os valores dos pagamentos estejam corretos para os funcionários e que os impostos sobre a folha de pagamento sejam calculados, relatados e pagos ao IRS e aos estados de acordo com a lei.

A menos que queira fazer sua própria folha de pagamento manualmente, você tem duas opções para fazer a folha de pagamento:

• Usando software de contabilidade de folha de pagamento ou um serviço online
• Usando um contador ou provedor de serviços de folha de pagamento

Em ambos os casos, você precisará conhecer os fundamentos do processamento da folha de pagamento para poder discutir opções e prazos e inserir as informações originais.

Este artigo detalha o processo de pagamento de funcionários e de cobrança, relatório e pagamento de impostos sobre a folha de pagamento desses funcionários. No entanto, não inclui o processo de pagamento de não funcionários, incluindo contratados independentes.

O que inclui o processamento da folha de pagamento?

O processamento da folha de pagamento, geralmente chamado de “fazer folha de pagamento”, inclui:

• Decidir quanto pagar aos funcionários, com que frequência e de que forma (assalariado ou por hora)
• Obtendo informações retidas de funcionários contratados
• Cálculo de valores de contracheque, incluindo retenção de impostos e deduções sobre folha de pagamento
• Escrevendo contracheques
• Relatar pagamentos e informações fiscais sobre folha de pagamento ao IRS e aos estados
• Pagar esses impostos sobre a folha de pagamento no vencimento

Fazer a folha de pagamento também inclui lidar com o IRS para impostos trabalhistas federais e com a autoridade tributária do seu estado para impostos estaduais.

Antes de começar a processar a folha de pagamento 

Ao contratar funcionários, você, como empregador, tem formulários para preencher. Cada novo funcionário deve ter formulários de nova contratação assinados e colocados em arquivo específico. O formulário mais importante é o formulário W-4 do funcionário para retenção de imposto de renda federal

Para ajudá-lo a configurar a folha de pagamento, aqui está uma lista de verificação de tarefas que devem ser concluídas e decisões que devem ser tomadas sobre como você pagará aos funcionários. 

Inscreva-se em entidades fiscais

Você precisará se inscrever no IRS antes de contratar funcionários e iniciar o processamento da folha de pagamento. Se o seu estado exige o pagamento de imposto de renda (nove estados não exigem), você também precisará contatá-los.

• Obtenha um número de identificação do empregador (EIN) do IRS inscrevendo-se online.
• Entre em contato com a autoridade tributária do seu estado para descobrir o processo de registro fiscal.

Processamento de folha de pagamento

A folha de pagamento é processada no final de cada período processado na folha de pagamento (semanal, quinzenal, semestral ou mensal). 

Prepare o contracheque de cada funcionário

Sua primeira tarefa é preparar um contracheque para cada funcionário. Para fazer isso, você deve calcular o salário bruto do funcionário, dependendo se essa pessoa é assalariada ou por hora. O pagamento bruto é o pagamento que o funcionário recebe antes de qualquer retenção ou dedução de imposto.

• Para funcionários horistas, é a taxa de pagamento do funcionário vezes as horas trabalhadas.
• Para empregados assalariados, geralmente é o salário anual do empregado dividido pelo número de períodos de pagamento em um ano.

Subtraia valores para:

• Imposto de renda federal (com base no W-4 do funcionário) e tabelas fiscais
• Imposto de renda estadual (se houver)
• Impostos FICA para Segurança Social e Medicare (explicados abaixo)
• Outras deduções para contribuições de funcionários para planos de saúde, planos de aposentadoria e outras deduções voluntárias

O resultado é o salário líquido do funcionário, que é o valor do seu contracheque.

Depois de preparar os contracheques

Depois de ter feito os cálculos do contracheque e preparado um contracheque para cada funcionário, você terá algumas outras tarefas a serem concluídas antes que o processo da folha de pagamento desse período de pagamento seja concluído.

Calcule o valor que você deverá pelas parcelas do empregador e do empregado dos impostos FICA (Segurança Social e Medicare) e reserve um valor igual às parcelas do empregado e do empregador desses impostos, a ser pago posteriormente, por meio de depósitos de impostos sobre a folha de pagamento. 

Os impostos FICA são calculados em 15,3% do salário bruto do funcionário (12,4% para a Segurança Social e 2,9% para o Medicare). O empregador e o empregado pagam 7,65% cada (6,2% para a Segurança Social e 1,45% para o Medicare). Os 7,65% do funcionário é o valor que você deve reter do contracheque. Os 7,65% do empregador é o valor que você deve reservar em seu sistema contábil e pagar ao IRS.

O cálculo do FICA inclui ainda duas situações especiais:

• A parcela do imposto da Previdência Social do funcionário é limitada a cada ano em um valor máximo, portanto, você deve parar de reter a parcela do funcionário desse imposto nesse valor.
• Os funcionários de renda mais alta devem pagar um imposto adicional do Medicare de 0,9% naquele ano, começando quando seus rendimentos atingirem US$ 200.000 no ano.

Nenhuma dessas situações afeta o pagamento dos impostos FICA como empregador.

Em seguida, totalize todas as retenções de todos os funcionários e a parcela do seu empregador e todas as deduções e reserve o total a ser pago posteriormente.

Fazendo pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento

Dependendo do tamanho de sua folha de pagamento, você deve fazer pagamentos periódicos de impostos sobre a folha de pagamento ao IRS e às entidades tributárias estaduais. Para impostos federais sobre a folha de pagamento, você deve fazer pagamentos semestralmente ou mensalmente para:

• Os valores que você reteve do pagamento do funcionário para impostos de renda federais e estaduais
• Os valores que você deduziu do pagamento dos funcionários para o Seguro Social e o Medicare
• Os valores que você deve como empregador da Segurança Social e do Medicare.

Você deve fazer o pagamento do depósito do imposto sobre a folha de pagamento usando o sistema de arquivamento eletrônico do IRS (EFTPS).

Outros depósitos fiscais sobre folha de pagamento

Além dos pagamentos de retenção federal e de dedução da Previdência Social/Medicare, você deve:

• Efetue pagamentos do imposto federal sobre desemprego a pagar trimestralmente.
• Faça depósitos de impostos sobre a folha de pagamento em seu estado e, possivelmente, em sua localidade, além de depósitos federais de impostos sobre a folha de pagamento.

Relatório de impostos sobre folha de pagamento

As empresas também são obrigadas a enviar relatórios de impostos sobre a folha de pagamento regularmente. Você deve:

• Envie um relatório trimestral ao IRS no Formulário 941 mostrando o valor do seu passivo fiscal sobre a folha de pagamento e os valores que você pagou sobre esse passivo durante o trimestre anterior.
• Envie um relatório anual de imposto de desemprego no Formulário 944 para o IRS, mostrando o valor de sua obrigação de imposto de desemprego e os valores que você pagou sobre essa responsabilidade.
• Envie outros relatórios estaduais de desemprego e compensação trabalhista.