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Mesmo que você não precise de dinheiro de um banco ou outro credor para iniciar sua pequena empresa, precisará de várias demonstrações financeiras para ajudá-lo a tomar algumas decisões. A demonstração financeira mais importante que qualquer empresa precisa é uma demonstração de lucros e perdas (chamada de “P&L”). Às vezes é chamado de demonstração de resultados.
Esta demonstração mostra as receitas e despesas do negócio e os lucros ou perdas resultantes, durante um período específico (um mês, um trimestre ou um ano).
Quando preciso preparar uma demonstração de lucros e perdas?
P&L periódico.Toda empresa precisa preparar e revisar sua demonstração de lucros e perdas periodicamente – pelo menos a cada trimestre. A revisão da demonstração de lucros e perdas ajuda a empresa a tomar decisões e a preparar a declaração de imposto de renda da empresa. A declaração de imposto de renda de sua empresa usará as informações do P&L como base para o cálculo do lucro líquido, para determinar o imposto de renda que sua empresa deve pagar.
P&L pró-forma.Uma nova empresa precisa criar uma demonstração de lucros e perdas no início. Esta declaração é criada pro forma, o que significa que é projetada no futuro. Sua empresa também precisará de um P&L pro forma ao solicitar financiamento para qualquer novo projeto comercial.
Que informações preciso para preparar esta declaração?
A maior parte das informações deste extrato vem do seu orçamento mensal do primeiro ano (demonstração do fluxo de caixa) e de cálculos estimados de depreciação feitos pelo seu consultor fiscal. Especificamente, você precisará de:
- Uma lista de transações de todas as transações em sua conta corrente comercial e todas as compras feitas com seus cartões de crédito comerciais.
- Inclua quaisquer transações em dinheiro ou outras transações em dinheiro das quais você tenha recibos.
- Para obter renda, você precisará de uma lista de todas as fontes de renda – cheques, pagamentos com cartão de crédito, etc. Você poderá encontrá-las em seu extrato bancário.
- Você também precisará de informações sobre quaisquer reduções nas vendas, como descontos ou devoluções.
Se você estiver usando um software de contabilidade empresarial, a demonstração de lucros e perdas deverá ser incluída nos relatórios padrão. Mesmo que você tenha esse relatório em seu sistema, você ainda deve saber quais informações são necessárias para prepará-lo.
Adicionando transações em dinheiro ao seu lucro e lucro
Não se esqueça de adicionar transações em dinheiro, tanto receitas quanto despesas. Mesmo se você tiver um software de contabilidade empresarial, talvez ainda precise inserir transações em dinheiro manualmente, incluindo dinheiro para pequenas despesas e receitas. Se você aceitar dinheiro de clientes, use um formulário de transação em dinheiro (disponível em empresas de material de escritório) ou uma fatura simples.
Para pagamentos em dinheiro, guarde o recibo. Esses recibos são especialmente importantes para despesas de condução comercial e refeições comerciais.
Preparando um Pro Forma (demonstração de lucros e perdas projetadas
Se você está começando um negócio, ainda não tem as informações para preparar uma demonstração de lucros e perdas real, então precisa adivinhar. Uma declaração pró-forma geralmente é preparada para cada mês do primeiro ano de atividade, mas seu credor pode exigir que você adicione mais meses ou anos à projeção para mostrar o ponto de equilíbrio quando sua empresa está gerando fluxo de caixa positivo de forma consistente.
1. Liste todas as despesas possíveis, superestimando para não se surpreender. Não se esqueça de adicionar uma categoria para “diversos” e um valor.
2. Estime as vendas de cada mês. Subestime as vendas, tanto em prazo quanto em valor.
3. A diferença entre despesas e vendas costuma ser negativa por algum período de tempo. Os valores negativos devem ser acumulados para que você tenha uma ideia de quanto precisará pedir emprestado para iniciar seu negócio.
| Exemplo de demonstração de lucros e perdas da empresa / para o ano encerrado em 31/12/2019 | ||
|---|---|---|
| RENDA | % da receita total | |
| Vendas de produtos | US$ 43.000 | 95% |
| Outras receitas | 2.500 | 5% |
| Renda total | US$ 45.500 | |
| DESPESAS | ||
| Anúncio | $ 800 | 3% |
| Encargos Bancários | 42 | 0,1% |
| Despesas de escritório | 4.502 | 18% |
| Honorários Profissionais | 5.400 | 22% |
| Variado | 4.220 | 17% |
| Viagens, Refeições | 895 | 4% |
| Impostos | 8.900 | 36% |
| Despesas totais | US$ 24.759 | 54% |
| RESULTADO LÍQUIDO | US$ 20.741 | 46% |
| RESULTADO LÍQUIDO | US$ 20.741 | |
Observação
- Liste os diferentes tipos de renda separadamente, para que você possa ver cada um como uma porcentagem da renda total.
- Incluir porcentagens ajuda você a analisar seu P&L ao longo do tempo
- Liste as despesas em ordem alfabética, na mesma ordem da declaração de imposto de renda da sua empresa, para facilitar a transferência de informações para sua declaração.
Preparando uma demonstração periódica de lucros e perdas
O processo de preparação e as informações necessárias são os mesmos, quer você esteja preparando uma declaração na inicialização ou para usá-la na preparação de impostos ou análise de negócios. Para cada linha, você terá um valor trimestral e depois um total do ano.
- Primeiro, mostre o lucro líquido da sua empresa (geralmente intitulado “Vendas”) para cada trimestre do ano. Você pode dividir a receita em subseções para mostrar a renda de diferentes fontes, se desejar.
- Em seguida, liste suas despesas comerciais para cada trimestre. Mostre cada despesa como uma porcentagem das vendas. Todas as despesas devem totalizar 100% das vendas.
- Em seguida, mostre a diferença entre Vendas e Despesas como Lucro. Isso às vezes é chamado de EBITDA (lucro antes de juros, impostos, depreciação, amortização).
- Em seguida, mostre os juros totais da dívida comercial do ano e subtraia do EBITDA.
- A seguir liste os impostos sobre o lucro líquido (geralmente estimado) e subtraia.
- Por fim, mostre a depreciação e amortização total do ano e subtraia.
O número que você tem agora é o lucro líquido ou o lucro ou prejuízo do seu negócio.
