Table of Contents
Se você pagou a algum não funcionário, incluindo contratados independentes, freelancers e outros prestadores de serviços, deverá relatar o total desses pagamentos para o ano no Formulário 1099-NEC do IRS.
Este artigo fornece informações sobre o Formulário 1099-NEC, incluindo data de vencimento, como preencher o formulário e como registrá-lo no Internal Revenue Service (IRS).
Principais conclusões
- Use o Formulário 1099-NEC para relatar o total de pagamentos a não funcionários se você lhes pagou US$ 600 ou mais durante o ano.
- Entregue esses formulários aos beneficiários e relate-os ao IRS até 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal relatado.
- A retenção de impostos não é comum para não funcionários, mas pode ser necessário relatar a retenção de reserva.
- Não use o Formulário 1099-MISC para relatar pagamentos a não funcionários.
O que é o formulário 1099-NEC?
O Formulário 1099-NEC é um formulário de informações do Internal Revenue Service (IRS), usado para relatar pagamentos a não funcionários todos os anos. Você deve apresentar este relatório ao IRS se pagou US$ 600 a um freelancer, contratante independente ou outro indivíduo ou empresa que prestou serviços à sua empresa durante o ano. O formulário também inclui informações sobre impostos de renda federais e estaduais retidos dos beneficiários.
Você não precisa reter impostos federais ou estaduais de pagamentos a não funcionários, a menos que estejam sujeitos a regras de retenção na fonte. Este não é um caso comum e você receberá um aviso se for obrigado a reter pagamentos a um indivíduo específico.
Quem deve receber o formulário 1099-NEC?
NEC significa “compensação de não funcionários” e não funcionários são indivíduos que prestaram serviços para você durante o ano. Inclui peças e materiais que você pagou por um não funcionário, como um empreiteiro independente que consertou seu computador. O 1099-NEC também é usado para pagamentos de honorários advocatícios por seus serviços, mas não para receitas brutas a um advogado como parte de um acordo.
O formulário 1099-NEC não é usado para salários e vencimentos de funcionários. Use o Formulário W-2 para relatar esses pagamentos. Verifique com seu contador se tiver alguma dúvida se alguém é funcionário ou não funcionário, ou preencha o Formulário SS-8 para solicitar ao IRS que faça a determinação para você.
Observação
Não use o Formulário 1099-MISC para relatar pagamentos a não funcionários. Este formulário é usado para relatar outros tipos de pagamentos, incluindo aluguéis, prêmios e prêmios, rendimentos de barcos de pesca e pagamentos médicos e de assistência médica.
Quando vence o formulário 1099-NEC?
O formulário 1099-NEC deve ser apresentado ao IRS até 31 de janeiro do ano civil anterior. Este prazo é o mesmo para arquivamento em papel e e-arquivamento. A data exata pode mudar por um ano para o próximo dia útil se 31 de janeiro cair em um fim de semana ou feriado.
Você poderá estar sujeito a penalidades por atraso no arquivamento se enviar os formulários 1099-NEC após os prazos. O valor da multa é determinado pelo prazo com que você entra com a ação e pelo tamanho do seu negócio.
Observação
Usar um provedor de serviços de folha de pagamento para preparar e arquivar seus formulários 1099-NEC não isenta você da responsabilidade de garantir que os formulários sejam preenchidos corretamente e dentro do prazo.
Onde obter o formulário 1099-NEC
Você pode obter formulários 1099-NEC em lojas de materiais de escritório, diretamente do IRS, de seu contador ou usando programas de software fiscal empresarial. Você não pode usar um modelo de formulário 1099-NEC encontrado na Internet porque a tinta vermelha na Cópia A é especial e não pode ser copiada. Você deve usar o formulário oficial.
Antes de apresentar o formulário 1099-NEC
Antes de preparar o Formulário 1099-NEC, você precisará de um número de identificação fiscal válido para cada não funcionário. Ao contratar um não funcionário, você deve obter um formulário W-9 dele relatando esta e outras informações de identificação necessárias para preencher o Formulário 1099-NEC.
Verifique novamente os números de identificação de contribuinte fornecidos a você por não funcionários para evitar problemas com o IRS ou agências fiscais estaduais. O IRS oferece um programa online de correspondência de identificação de contribuinte para ajudá-lo a garantir que os números estão corretos.
Como preencher o formulário 1099-NEC
Você terá que incluir informações sobre seu negócio para cada 1099-NEC que preparar, incluindo:
- Seu número de identificação de empregador federal
- Nome da sua empresa
- Seu endereço comercial
Insira o número de identificação de contribuinte do destinatário (número de seguro social, número de identificação do empregador ou número de identificação fiscal federal) junto com as informações da sua empresa nas caixas fornecidas no lado esquerdo da página. Cada um está claramente marcado com o que você deve inserir lá.
Em seguida, insira as informações sobre os pagamentos que você fez ao não funcionário na caixa apropriada:
- Caixa 1:Este valor é o total que você pagou ao beneficiário durante o ano fiscal.
- Caixa 4:Insira a retenção total de segurança que você retirou dos pagamentos dessa pessoa durante o ano. A maioria dos não funcionários não é obrigada a reter, a menos que estejam sujeitos a retenção na fonte. Você receberia um aviso do IRS ou de um tribunal se fosse obrigado a reter impostos de pagamentos a um indivíduo.
- Caixas 5, 6 e 7:O IRS não exige que você preencha essas caixas, mas o departamento tributário do seu estado pode exigir uma cópia do Formulário 1099-NEC com essas informações. Insira a renda estadual da pessoa, quaisquer impostos estaduais que você possa ter retido e identifique o estado ou estados aos quais você se reportará. Preencha um 1099-NEC adicional para obter essas informações se precisar inserir dados para mais de dois estados, porque o formulário acomoda apenas dois.
Observação
Você também deve preencher um formulário de transmissão 1096 com os formulários 1099-NEC se enviar esses formulários por correio.
Como corrigir um 1099-NEC
Verifique se há erros antes de enviar os formulários ao IRS. Erros comuns no preenchimento dos formulários 1099 incluem usar o formulário para o ano errado, enviar o formulário para a pessoa ou empresa errada e não incluir todas as informações solicitadas.
Você pode simplesmente corrigir o erro se cometer um erro ao preencher um formulário 1099-NEC e se descobrir isso antes de enviar o formulário ao IRS. Caso contrário, você deverá enviar um formulário 1099-NEC corrigido. Marque a caixa “corrigido” na parte superior do novo formulário e certifique-se de alterar o Formulário 1096 se a correção afetar seus totais neste formulário de transmissão.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quando você deve registrar um 1099-NEC?
Se você contratar trabalhadores contratados, freelancers e outros prestadores de serviços para fins comerciais, deverá preencher um formulário 1099-NEC. Você deve preencher este formulário se tiver pago a alguém US$ 600 ou mais durante o ano. Use este formulário para relatar honorários pagos a profissionais como advogados, contadores ou consultores, mas não pagamentos brutos feitos a advogados como parte de um acordo.
Como você registra um 1099-NEC eletronicamente?
Para enviar por e-mail os formulários de informações 1099, incluindo o Formulário 1099-NEC, use o sistema Filing Information Returns Electronically (FIRE) do IRS. Você deve primeiro solicitar um Código de Controle do Transmissor (TCC) para usar o sistema FIRE. Você deve arquivar eletronicamente se tiver 250 ou mais formulários 1099-NEC para arquivar.
Para onde você envia um 1099-NEC?
Você poderá enviar seus formulários 1099-NEC para o IRS se tiver menos de 250 desses formulários para preencher. Você também pode usar um serviço de entrega privada aprovado pelo IRS. O endereço de correspondência depende de onde sua empresa está localizada. A publicação Instruções Gerais do IRS para Certos Formulários de Informações (página 7) tem uma lista de endereços para cada estado.
