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A revisão do relatório de vencimento de suas contas a receber pelo menos uma vez por mês – e de preferência com mais frequência – pode ajudar a garantir que seus clientes e clientes estejam pagando a você. Pelo menos informa onde eles estão para que você possa tomar medidas para coletá-los, se necessário.
Contas a receber explicadas
As contas a receber, às vezes chamadas de “contas a receber” ou “A/R”, são os valores devidos a uma empresa por seus clientes. Você pode considerá-los como “pagamentos devidos ao meu negócio”.
As contas a receber são consideradas um ativo comercial porque têm valor. Eles são o valor total devido ao seu negócio. Eles estão no topo da lista de ativos porque podem ser convertidos em dinheiro. Assim que são pagos, eles se tornam dinheiro.
Algumas empresas de caixa ou que dependem muito de um cliente que usa cartão de crédito não possuem contas a receber. Mas se você cobrar de seus clientes e oferecer-lhes termos como pagamento dentro de um determinado período, você desejará gerar um relatório de vencimento de contas a pagar para poder ver quanto é devido por cada um deles.
Método contábil e contas a receber
Você provavelmente está usando o método de contabilidade de exercício em vez da contabilidade de caixa se sua empresa tiver um número razoável de clientes que não pagam imediatamente. este método contábil é usado para combinar receitas e despesas no ano correto. Com a contabilidade de exercício, você pode incluir um valor a receber no lucro bruto do ano fiscal se puder estabelecer o seu direito de receber o dinheiro e o valor, com uma fatura, por exemplo.
Nota
Na contabilidade de exercício, se você faturar US$ 500 de um cliente pelo trabalho realizado em dezembro, você contará esses US$ 500 como receita em dezembro, mesmo que ainda não tenha recebido o dinheiro.
O processo de arrecadação de dinheiro de clientes nesse tipo de negócio normalmente começa com uma fatura — uma fatura para o cliente. A fatura indica o valor devido e quando é devido, incluindo as condições de pagamento. As condições de pagamento às vezes incluem um desconto para pagamento antecipado. Também pode mostrar os termos e a cobrança pela prorrogação do prazo de pagamento.
Relatório de vencimento de contas a receber
O vencimento das contas a receber, às vezes chamado de reconciliação de contas a receber, é o processo de categorizar todos os valores devidos por todos os seus clientes, incluindo o período de tempo em que os valores estão pendentes e não pagos. Você está “envelhecendo” essas informações. O relatório de envelhecimento é usado para cobrar dívidas e estabelecer crédito.
As categorias padrão para este tipo de relatório incluem:
- Atual: Vencimento imediato
- 1 a 30 dias: vencimento nos próximos 30 dias
- 31 a 60 dias: um mês atrasado
- 61 a 90 dias: atraso de dois meses
- 91 dias ou mais: mais de dois meses de atraso
Se um cliente tiver várias faturas incorridas em momentos diferentes, o relatório mostrará quanto é devido e em que momento. Por exemplo, um relatório de vencimento de contas a receber da JR’s Delicatessen pode ser algo assim:
- US$ 230 30 dias
- US$ 120 60 dias
- US$ 390 Mais de 90 dias.
O objetivo deste vencimento de contas a receber é mostrar quais contas a receber devem ser tratadas com mais urgência porque estão vencidas há mais tempo. Esse relatório é padrão na maioria dos programas de software de contabilidade empresarial, incluindo sistemas on-line.
Importância de um relatório de vencimento de contas a receber
A regra número um na cobrança de dívidas é que quanto mais tempo uma dívida for devida, menor será a probabilidade de você conseguir cobrá-la. Conhecer seus clientes e suas dívidas é vital para cobrar deles.
Como usar um relatório de vencimento de contas a receber
Primeiro, observe as maiores quantias de dinheiro devidas por todos os clientes. Esses valores estão atualizados? São 30 dias? Ou essas contas estão pendentes há 120 dias ou mais?
Considere o princípio 80/20 (às vezes chamado de Princípio de Pareto), que diz que cerca de 80% dos problemas são causados por 20% do grupo. Se você focar nos 20%, os clientes com maiores saldos, você está maximizando suas cobranças. Isso lhe trará o maior retorno. Determine como você lidará com cada uma dessas contas grandes, depois elabore um plano e peça ao seu gerente de contas a receber para começar a trabalhar.
Levando clientes para coleções
Agora, veja aquelas contas que estão vencidas há muito tempo. Determine se você está pronto para levar cada um desses clientes para a próxima etapa do processo de cobrança, enviando as contas para uma agência de cobrança ou entrando com uma ação no tribunal de pequenas causas. Você pode saber que a esposa de um cliente tem câncer terminal, então pode decidir não levar essa pessoa ao tribunal. A empresa é sua, então você decide.
Por fim, use seu sistema de cobrança para determinar como você entrará em contato com todos os clientes com contas vencidas há 30 dias ou mais. Deixe o sistema guiá-lo, mas não hesite em abrir exceções.
Antes de tentar levar alguém a tribunal por causa de uma dívida inadimplente, esteja ciente do estatuto de limitações de cobrança do seu estado. Esse período varia de acordo com o estado.
O período médio de coleta
Você também pode calcular um índice de análise de negócios denominado “período médio de coleta”. Este cálculo mostra o número de dias, em média, que leva para cobrar as vendas do seu negócio. Você pode ver se essa proporção aumenta com o tempo, demorando muito para ser coletada.
A fórmula para o prazo médio de recebimento é:
Nota
Dias no Período x Média de Contas a Receber dividido pelas Vendas Líquidas de Crédito – Dias até Cobrança.
E se você não conseguir coletar?
Você poderá reivindicar uma dedução de dívida inadimplente na declaração de imposto de renda de sua empresa se não conseguir cobrar uma conta a receber. Você deve usar o método de contabilidade de exercício para fazer isso.
Antes
Se você trabalhar para melhorar sua taxa de cobrança usando o relatório de vencimento de contas a receber e outras ferramentas de análise financeira, como o período médio de cobrança, poderá melhorar os pagamentos e ter mais dinheiro em seu negócio. Use o processo de cobrança que você configurou e lembre-se sempre da Regra nº 1.
