Como preparar declarações salariais e fiscais W-2

O que é o formulário W-2?

O formulário W-2 inclui informações sobre os salários dos funcionários pagos no ano civil anterior e retidos na fonte desses salários, bem como informações sobre benefícios e outras deduções dos salários.

Quando devem ser entregues os formulários W-2?

Os W-2 são devidos aos funcionários até 31 de janeiro do ano civil anterior. Se 31 de janeiro for fim de semana ou feriado, os relatórios vencem no próximo dia útil. No entanto, às vezes o Internal Revenue Service (IRS) estabelece datas de vencimento específicas para relatórios de imposto sobre a folha de pagamento no final do ano para cada ano.

Os formulários W-2 devem ser entregues à Administração da Segurança Social (SSA) até 31 de janeiro. Depois que os empregadores enviarem os formulários W-2 aos funcionários, os formulários também deverão ser enviados com o formulário de transmissão W-3, à Administração da Segurança Social (SSA).

Relatórios W-2 para pagamentos COVID-19

Se aplicável em 2021, houve duas medidas de alívio da COVID-19 em 2020 que afetaram os salários dos funcionários e que devem ser comunicadas nos formulários W-2.

Diferimento do Imposto de Segurança Social do Funcionário

Uma ação executiva em agosto de 2020 permitiu que os funcionários adiassem a retenção de imposto da Previdência Social entre 1º de setembro e 31 de dezembro de 2020.

A parcela do funcionário do imposto de Segurança Social de 2020 retido na fonte em 2021, mas não informada no Formulário W-2 de 2020, deve ser informada na caixa 4 (Imposto de Segurança Social retido) no Formulário W-2c, Declaração de Salários e Impostos Corrigidos.

No Formulário W-2c, o ano fiscal de 2020 deve ser inserido na caixa c e ajustar o valor anteriormente informado na caixa 4 (Imposto de seguridade social retido) do Formulário W-2 para incluir os valores diferidos que foram retidos em 2021.

Licença médica remunerada e licença familiar

A Families First Coronavirus Relief Act (FFCRA) exigia que os empregadores pagassem aos funcionários pelas ausências relacionadas ao COVID, com auxílio-doença e licença familiar. Se você fez um ou ambos os pagamentos aos funcionários durante 2021, deverá relatar os valores da seguinte forma:

• Nas Caixas 1, 3 (até ao máximo da Segurança Social) e 5, e ainda
• Caixa 14 (o mesmo valor da Caixa 1) ou em um extrato separado

Você também deve rotular os pagamentos, dependendo do tipo de pagamento:

• “Salários de licença médica sujeitos ao limite de $ 511 por dia” 
• “Salários de licença médica sujeitos ao limite de US$ 200 por dia”
• “Salários de licença familiar de emergência”

Coletando informações para preparar formulários W-2

As informações para este formulário vêm do registro da folha de pagamento, que mostra os totais acumulados no ano de cada funcionário para salários e retenções, juntamente com deduções para planos médicos, contas poupança de saúde e outros itens.

Partes do formulário W-2

Abaixo estão as partes do formulário W-2 e para que são utilizadas:

• A cópia A vai para a Administração da Segurança Social (SSA). A cópia A geralmente é impressa em formulário vermelho.
• A cópia 1 é para a cidade, estado ou localidade
• A cópia B é para arquivar junto com a declaração de imposto de renda federal do funcionário
• A cópia C é para os registros do funcionário
• A cópia 2 é outra cópia para outra cidade, estado ou localidade
• A cópia D é para os registros do empregador.

Como preparar o formulário W-2

Estas informações são uma visão geral do processo de preenchimento de um formulário W-2. Consulte as instruções do Formulário W-2 para obter mais detalhes.

Informações do empregador: Para cada W-2 preparado, você precisará incluir informações sobre sua empresa, incluindo número de identificação do empregador (EIN) e nome e endereço do empregador.

Número de controle: você pode adicionar um número de controle interno em cada W-2 se estiver pagando muitos funcionários. Você mesmo pode gerar o número ou seu software de preparação de folha de pagamento pode gerar esse número.

Lucro dos funcionários:

• Total de salários, gorjetas e outras remunerações (Quadro 1), que é o pagamento bruto de todos os funcionários horistas e assalariados.
• Valor total da retenção (Caixa 2)
• Salários totais da Segurança Social (até ao máximo da Segurança Social) (Caixa 3).

• Imposto Total Retido na Segurança Social (Caixa 4)
• Total de salários e gorjetas do Medicare (Caixa 5)
• Imposto do Medicare retido (Caixa 6). Esse valor inclui o valor do imposto adicional do Medicare para funcionários com salários mais altos. 
• Gorjetas da Previdência Social (Caixa 7) e gorjetas alocadas (Caixa 8) (Verifique se você separou as gorjetas relatadas das gorjetas alocadas.)

A seguir, você precisará de informações sobre os funcionários e o total de salários e retenções de cada funcionário no ano passado:

Outros pagamentos. Você pode ter pago pagamentos antecipados do EIC (crédito de rendimento auferido) (Caixa 9) e benefícios de assistência a dependentes (Caixa 10) pagos aos funcionários.

Informações sobre Participação em Plano de Aposentadoria e Funcionários Estatutários

Em cada W-2, você deve marcar a caixa apropriada se o funcionário participa de um plano de aposentadoria (Caixa 13) ou de um plano não qualificado (Caixa 11), se esse funcionário for Funcionário Estatutário (Caixa 13) ou se o funcionário recebeu auxílio-doença de terceiros (Caixa 13).

A caixa 12 destina-se a valores para outras remunerações ou relatórios. Você pode inserir até 4 tipos de compensação. Alguns dos itens de informação mais comuns para a Caixa 12:

• Seguro Social não cobrado, RRTA (aposentadoria ferroviária) ou imposto Medicare sobre gorjetas ou seguro de vida em grupo
• Diferimentos eletivos para 401(k), 403(b) e outros planos de aposentadoria qualificados
• Auxílio-doença não tributável
• Pagamentos de pára-quedas dourados
• Despesas de mudança reembolsáveis ​​e excluíveis
• Contribuições para contas de poupança médica ou contas de poupança de saúde
• Opções de ações não estatutárias para funcionários
• Contribuições Roth designadas nos planos 401 (k) ou 403 (b)

Custo da cobertura de saúde patrocinada pelo empregador, usando o Código DD, de acordo com os requisitos de relatório da Lei de Cuidados Acessíveis

As entradas na Caixa 14 são para outras deduções ou compensações que devem ser divulgadas aos funcionários para suas declarações fiscais. Por exemplo

1. Pensão após impostos
2. Reembolsos de automóveis
3. Impostos especiais para Califórnia, Nova York, Nova Jersey e Washington
4. Contribuições de caridade deduzidas do salário dos funcionários
5. Seguro saúde e deduções de benefícios adicionais
6. Deduções uniformes (para o custo dos uniformes)
7. Deduções da contribuição sindical
8. Renda não tributável
9. Despesas com veículos incluídas nos salários (100% do valor do aluguel do veículo fornecido ao funcionário e incluído nos salários da Caixa 1)
10. Há também uma caixa para itens “Outros não incluídos na lista” que você deduziu dos funcionários.

Informações estaduais e locais

Nesta seção, você inserirá informações sobre salários e retenções estaduais e locais. Observe que há espaço para dois estados e duas localidades no formulário. Se um funcionário trabalhou em mais de dois estados ou localidades durante o ano, use um segundo W-2 para incluir informações adicionais. Digitar:

• Seu código de estado de duas letras e o número de identificação fiscal estadual da sua empresa (verifique com o departamento de receita do seu estado) (Caixa 15)
• Salários estaduais (Caixa 16)
• Imposto de renda estadual retido (Quadro 17)
• Salários locais, se houver (Caixa 18)
• Imposto de renda local retido (Caixa 19)
• Nome da localidade (Quadro 20)

Envio de formulários W-2 ou arquivamento on-line

Se você estiver imprimindo e enviando seus próprios formulários W-2, poderá obtê-los em diversas fontes.

• O site de pedidos de formulários do IRS (leva de 7 a 15 dias)
• Um fornecedor de formulários online ou loja de materiais de escritório.
• Seu preparador de impostos ou serviço de folha de pagamento
• Alguns softwares de preparação de impostos empresariais

Você NÃO pode imprimir os formulários W-2 de uma página da web porque a Cópia A não pode ser digitalizada.

Você podepreencha seu formulário W-2 on-linecom a Administração da Segurança Social inscrevendo-se no serviço Business Services Online. Você DEVE registrar on-line se tiver 250 ou mais W-2s para registrar. Se você estiver preenchendo seus formulários W-2 on-line junto à Administração da Previdência Social, não precisará incluir um formulário de transmissão W-3.

Distribuir e arquivar formulários W-2

Ao Funcionário: Cópias B, C, 1 e 2

Para a Administração da Previdência Social – Cópia A. O SSA exige que você envie a Cópia A do W-2 de cada funcionário até 31 de janeiro do ano seguinte.

Mantenha a cópia D para seus registros.

Dicas sobre como preparar o formulário W-2

1. O número de identificação fiscal estadual da sua empresa NÃO é o número de identificação fiscal estadual sobre vendas. Muitos estados usam o número de identificação fiscal federal (EIN) e adicionam dígitos no final. Verifique com o departamento de receita do seu estado para obter informações.
2. Renda de gorjeta. A renda de gorjetas dos funcionários está sujeita aos impostos da Previdência Social e aos impostos do Medicare, incluindo o imposto adicional do Medicare. 
3. Caixa 12 – Mais de 4 Itens.Se você tiver mais de 4 itens para a Caixa 12, precisará colocar os itens adicionais em um segundo W-2. Mas não inclua o salário do funcionário e a retenção na fonte neste W-2 adicional.
4. O SSA possui um processo específico para correção de erros W-2, dependendo do tipo de erro. Este artigo contém informações sobre como corrigir erros W-2.

Perguntas frequentes (FAQ)