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Todos devem relatar sua renda ao Internal Revenue Service (IRS) usando seu número de identificação de contribuinte para garantir que sua renda, retenção na fonte e créditos sejam registrados corretamente. Enquanto isso, proprietários de pequenas empresas e indivíduos que prestam serviços a terceiros devem preencher um formulário W-9 para registrar essa identificação de contribuinte e outras informações.
Este artigo fornece informações sobre o formulário W-9 tanto para empresas que o solicitam quanto para aquelas que devem preenchê-lo.
Principais conclusões
- O objetivo do Formulário W-9 do IRS é relatar o número de identificação de contribuinte (TIN) do beneficiário para que o pagador possa incluir essas informações em um formulário de relatório fiscal anual.
- Este formulário é usado para contratados independentes, freelancers, trabalhadores temporários e outros não funcionários que prestam serviços a terceiros.
- O formulário W-9 é assinado pela pessoa que o preenche e fica com a parte solicitante.
- É importante relatar um TIN correto porque um TIN incorreto ou ausente pode resultar em penalidades do IRS e atrasos no processamento de devoluções.
O que é o formulário W-9?
O Formulário W-9 do IRS é usado para fornecer um número de identificação de contribuinte (TIN) para vários tipos de beneficiários. Um tipo comum de beneficiário que deve preencher um W-9 é um não funcionário que presta serviços a terceiros, incluindo proprietários individuais, contratados independentes e freelancers.
O Formulário W-9 também pode ser usado para relatar IDs de contribuinte para:
- Transações imobiliárias
- Juros hipotecários
- Comprar ou abandonar propriedade garantida
- Cancelamento de uma dívida
- Contribuições para um IRA
O IRS chama a empresa que precisa do formulário de “solicitante” porque deve solicitar que o beneficiário (a empresa ou pessoa que está sendo paga) preencha o formulário.
Quem usa o formulário W-9 e por quê?
Para saber se alguém deve preencher um Formulário W-9, você deve primeiro determinar se essa pessoa é uma “pessoa dos EUA”.
Pessoas dos EUA incluem:
- Cidadãos dos EUA
- Alienígenas residentes
- Parcerias
- Propriedades
- Trustes domésticos
A seguir, você deve saber se o beneficiário é um funcionário. Os formulários W-9 não são usados para funcionários; eles devem preencher um formulário W-4 no momento da contratação para fornecer seu número de identificação de contribuinte e outras informações para fins fiscais.
Os não funcionários, entretanto, devem preencher um formulário W-9. São indivíduos que exercem um comércio, negócio ou profissão independente e que prestam serviços a terceiros. Exemplos são médicos, contadores, empreiteiros e subcontratados. Os contratantes independentes são autônomos e não são considerados empregados, assim como os freelancers. Eles geralmente são pagos pelo trabalho ou projeto, em vez de receberem um salário por hora ou um salário.
A distinção entre um não empregado e um empregado tem a ver principalmente com o nível de controle sobre o trabalho que está sendo realizado. Um empreiteiro independente, por exemplo, é classificado como tal se o pagador tiver o direito de controlar ou dirigir apenas o resultado do trabalho, e não o que ou como ele será concluído.Se você não tiver certeza se você ou alguém que trabalha para você é funcionário ou não funcionário, consulte este artigo do IRS sobre como determinar o status de funcionário versus contratante independente.
Por exemplo, se sua empresa contratar um serviço de limpeza ou um web designer freelancer, você deverá solicitar que o prestador de serviços preencha um formulário W-9. Qualquer pessoa que não seja funcionário e preste serviços a uma empresa deverá preencher este formulário no momento da contratação.
Os formulários W-9 são frequentemente usados para preparar vários tipos de “formulários 1099” que fornecem informações sobre vários tipos de pagamentos ao IRS. Alguns tipos comuns de formulários 1099 usados pelas empresas incluem:
- Formulário 1099-NEC para pagamentos a não funcionários
- Formulário 1099-DIV para dividendos recebidos
- Formulário 1099-MISC para vários tipos de receitas, incluindo prêmios ou prêmios
- Formulário de cartão comercial 1099-K e transações de rede de terceiros
Observação
Você deve fazer com que os beneficiários preencham um W-9 antes de começar a pagá-los, para que você possa usar o ID do contribuinte no primeiro e em todos os pagamentos.
Como preencher o formulário W-9
Você deve preencher o Formulário W-9 assim que começar a ser pago pelos serviços como não funcionário ou em outras situações em que o formulário for solicitado. O formulário possui seções para identificação, registro do CPF e certificação de informações importantes.
Informações de identificação do beneficiário
Linha 1: Nome da pessoa (beneficiário).Se sua empresa for uma sociedade unipessoal ou LLC de proprietário único, insira seu nome, não o nome comercial.
O nome na Linha 1 deve corresponder ao nome que o IRS associa ao seu número de identificação de contribuinte. Por exemplo, se você estiver usando seu número de Seguro Social (SSN) como identificação de contribuinte, seu nome conforme aparece em seu cartão de Seguro Social deverá corresponder ao seu nome na Linha 1.
Linha 2:Nome comercial, se for diferente do nome pessoal. Este pode ser o seu nome comercial ou comercial, às vezes chamado de “doing business as” (DBA) ou nome fictício.
Linha 3:Tipo de negócio. Insira o status fiscal da sua empresa. O processo é bastante simples, exceto para sociedades de responsabilidade limitada (LLCs). LLCs com vários membros (proprietários) são geralmente tributadas como sociedades e LLCs com um único membro são geralmente tributadas como proprietários individuais. As LLCs também podem optar por ser tributadas como sociedades anônimas ou sociedades S.
A designação “Indivíduo/único proprietário ou LLC de membro único” é para proprietários individuais e para empresas de proprietário único que não se registraram em seu estado. Use esta classificação se você tiver uma LLC de membro único (proprietário), a menos que seja tributada como uma corporação ou corporação S.
Se você tiver uma LLC com vários membros ou se sua LLC com um único membro for tributada como uma corporação ou corporação S, primeiro marque a caixa para sociedade de responsabilidade limitada e, em seguida, insira a classificação fiscal como P para parceria (a designação usual para LLCs com vários membros, C para corporação ou S para corporação S).
Linha 4: Códigos de isenção. Estes são códigos específicos para beneficiários isentos e isenção de retenção na fonte e relatórios FATCA (explicados abaixo). As instruções do Formulário W-9 incluem tipos de códigos de isenção.
Observação
Normalmente, os indivíduos, incluindo os proprietários individuais, não estão isentos de retenção na fonte, enquanto as empresas geralmente estão isentas, exceto para honorários advocatícios e pagamentos com cartão de pagamento, e alguns outros tipos de pagamentos menos usuais.
Relatório FATCA
A Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA) de 2010 estabeleceu requisitos para os contribuintes que declaram ativos estrangeiros. Estes activos estrangeiros não incluem investimentos dos EUA, mas incluem activos mantidos em instituições fora dos EUA, acções e obrigações, bens imóveis detidos por pessoas não americanas e outros activos.
Os detentores desses ativos estrangeiros estão sujeitos a relatar o valor desses ativos no Formulário 8938 do IRS se estiverem acima de um determinado nível.
Marcar a caixa FATCA no Formulário W-9 certifica que o indivíduo não está sujeito a este requisito de relatório.
Retenção de Backup
Se você contratar não funcionários, precisará saber sobre os requisitos de retenção na fonte. A retenção na fonte não é uma ação padrão, exceto quando o IRS exige. Se você, como solicitante, receber um aviso de retenção de segurança do IRS, deverá reter imediatamente 24% do imposto de renda federal dos pagamentos ao beneficiário, continuando até que o IRS diga que você pode interromper essa retenção.
Os pagamentos a não empregados estão sujeitos a retenção na fonte se o beneficiário
- Não fornece um NIF
- Não certifica o NIF quando solicitado
- O IRS diz que o TIN está incorreto
- O IRS diz que o beneficiário não relatou juros e dividendos
- O beneficiário não certificou ao solicitante que não está sujeito a retenção de segurança (na linha 4)
Parte I: Número de Identificação de Contribuinte
O número de identificação de contribuinte do beneficiário deve ser um destes tipos de números:
- SSN para pessoa física ou empresário individual
- Número de identificação do empregador (EIN) de uma empresa. Um EIN é um identificador fiscal de uma empresa; é obrigatório para a maioria das pequenas empresas, mesmo que não tenham funcionários.
Se você for o único proprietário e tiver um EIN, poderá inserir qualquer um dos números. Se você possui uma LLC de membro único e ela não é tributada como uma corporação ou corporação S, insira seu SSN como proprietário, não o EIN da LLC.
Algumas pessoas não têm um SSN. Eles podem usar um número de identificação de contribuinte individual (ITIN), um número de processamento fiscal para estrangeiros não residentes e residentes, seus cônjuges e dependentes.
Observação
Se você não possui um SSN e está solicitando um ITIN, escreva “Solicitado” no espaço do número de identificação de contribuinte. Geralmente, você tem 60 dias para obter um documento de identificação de contribuinte e entregá-lo ao solicitante.
Parte II: Certificação
O formulário W-9 inclui várias declarações que o beneficiário deve certificar, sob pena de perjúrio:
- Que o número de identificação de contribuinte está correto
- Que a pessoa não está sujeita a retenção de segurança, ou que foi notificada pelo IRS de que está sujeita a retenção de segurança, ou que foi notificada pelo IRS de que estava, mas não está mais, sujeita a retenção de segurança
- Que eles são cidadãos dos EUA ou outra pessoa dos EUA, conforme definido pelo IRS
- Que eles estão isentos de relatórios FATCA
Alguns tipos de contas e transações não exigem assinatura na certificação ou podem ser modificadas. Consulte as instruções detalhadas no Formulário W-9 para obter mais detalhes. Depois de preencher o Formulário W-9, entregue-o ao solicitante. Os beneficiários ou solicitantes podem não ser obrigados a enviar o Formulário W-9 ao IRS, mas devem certificar-se de que as informações estão corretas.
Perguntas frequentes (FAQ)
Onde posso obter um formulário W-9?
Como o Formulário W-9 não precisa ser preenchido com o IRS, você pode imprimir este formulário diretamente do IRS e fazer com que o beneficiário preencha o formulário impresso. Payess também pode usar o formulário preenchível para incluir as informações, imprimir o formulário preenchido e assiná-lo.
Como assino o Formulário W-9 eletronicamente?
O IRS afirma que os solicitantes podem configurar um sistema para enviar formulários W-9 eletronicamente, incluindo uma assinatura eletrônica. O sistema deve atender aos requisitos do IRS.
Você pode usar um serviço como Adobe ou DocuSign (mediante taxa) se sua empresa quiser permitir que os beneficiários assinem o formulário dessa forma. Proteja as informações neste formulário usando um e-mail criptografado, entrega em mãos ou correio.
