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Você foi solicitado a enviar um formulário W-9? A versão mais recente do formulário W-9 é mais fácil de usar porque é mais fácil descobrir a designação para diferentes tipos de negócios. No entanto, ele ainda oferece alguns desafios e você deve ter o cuidado de concluí-lo corretamente.
O que é o formulário W-9?
O Formulário W-9 do IRS é oficialmente intitulado “Solicitação de número de identificação de contribuinte e certificação.” Registra os números de identificação fiscal dos trabalhadores que não são empregados e registra a declaração da pessoa que preenche o formulário jurando que:
- O número de identificação do contribuinte está correto. Pode ser um número de Seguro Social ou o número de identificação do empregador (EIN) de uma empresa.
- O contribuinte não está sujeito a retenção na fonte. A retenção de segurança é exigida pelos empregadores para indivíduos que não incluíram um número de identificação de contribuinte válido no Formulário W-9. A retenção na fonte é implementada à taxa de 24% a partir de 2018.
- O indivíduo é um cidadão dos EUA ou “outra pessoa dos EUA”.
- Todos os códigos FATCA (Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras) no formulário estão corretos. Os relatórios FATCA são exigidos dos cidadãos dos EUA para relatar ativos financeiros estrangeiros mantidos fora dos EUA.
Observação
O Formulário W-9 para não funcionários é comparável ao Formulário W-4 para funcionários, o Certificado de Retenção do Funcionário.
Quando é necessário um formulário W-9?
Você deve obter um formulário W-4 para não funcionários (contratados independentes, freelancers e outros) antes da pessoa ser contratada e antes do início do trabalho. A partir de 2020, as informações no W-9 são usadas para preencher um formulário 1099-NEC informando a renda de não funcionários para um ano fiscal (como um formulário W-2 para funcionários).
Observação
O formulário 1099-NEC é um novo formulário usado para relatar pagamentos a não funcionários. Antes de 2020, os pagamentos a não empregados eram registrados no Formulário 1099-MISC. A declaração de rendimentos de não empregados foi retirada do Formulário 1099-MISC a partir de 1º de janeiro de 2020, para registrar outros tipos de pagamentos diversos.
O empregador deve incluir o número de identificação de contribuinte apropriado em cada pagamento ao não empregado, e o total de todos os pagamentos do ano deve ser incluído no Formulário 1099-NEC fornecido ao trabalhador e ao IRS.
O Formulário W-9 também é usado para relatar:
- Transações imobiliárias
- Juros hipotecários
- Aquisição ou abandono de bens garantidos,
- Cancelamento de dívida e
- Contribuições para um IRA.
Como preencher o formulário W-9
Linha 1: Nome
Este é o nome da pessoa que está preenchendo o formulário. Deve ser o nome que aparece na declaração de imposto de renda individual da pessoa.
O termo “entidade desconsiderada” é mencionado nas instruções desta linha. Uma entidade desconsiderada é uma entidade empresarial que não está separada de seu proprietário (basicamente, uma LLC de membro único).Você verá onde isso entra em jogo na Parte II abaixo.
Linha 2: Razão Social/Nome da Entidade Desconsiderada
Insira-o aqui se você usar um nome comercial, um nome comercial ou um nome fictício de DBA (doing/business/as) que tenha sido registrado. Você também usaria esta linha para um nome de entidade desconsiderado.
Linha 3: Classificação Fiscal Federal do Seu Negócio
Esta é a parte que ficou mais fácil. Marque a primeira caixa se sua empresa for umasociedade unipessoal ou uma LLC de membro único. Uma empresa unipessoal opera sob o número do Seguro Social do proprietário e não está registrada no estado como qualquer outro tipo de empresa. Uma LLC de membro único é uma LLC com apenas um proprietário e é tributada como sociedade unipessoal.
Observação
Se não tiver certeza do seu tipo de negócio, provavelmente você é o único proprietário, mas verifique com seu advogado ou consultor tributário para ter certeza.
Marque a caixa “LLC” se sua empresa for uma LLC com vários membros. Em seguida, você deve marcar a caixa correspondente ao status fiscal da sua LLC. Se a sua LLC não tiver apresentado um pedido para ser tributada como uma empresa C ou uma empresa S, a LLC será tributada como uma parceria.
Marque a caixa apropriada se sua empresa estiver registrada no estado e for tributada como empresa C, empresa S ou parceria.
Linha 4: Isenções
Esta seção descreve dois tipos de isenções.
Retenção de backup.A maioria dos indivíduos e tipos de empresas não está isenta de retenção na fonte, mas sua empresa pode estar isenta de retenção na fonte para determinados pagamentos se for uma empresa. Verifique com seu consultor fiscal para ter certeza. O padrão é que você não está isento.
Relatórios FATCA.O IRS diz: “Esses códigos se aplicam a pessoas que enviam este formulário para contas mantidas fora dos EUA… Se você estiver enviando este formulário apenas para uma conta que possui nos EUA, poderá deixar este campo em branco.”
Linhas 5 e 6: Informações de endereço
Preencha esta seção usando o endereço para onde deseja que seu 1099-MISC seja enviado.
A linha 7 é opcional.
Parte I. Número de Identificação de Contribuinte
Se você for o único proprietário, insira seu número de Seguro Social na Parte I, mesmo que tenha um EIN.
Se você for o único proprietário de uma LLC (uma LLC de membro único), provavelmente será considerado uma entidade desconsiderada para fins fiscais. Esta designação parece complicada, mas se aplica apenas a LLCs unipessoais.
Em outras palavras, em quase todos os casos você inserirá seu Número de Seguro Social pessoal, não o EIN da LLC.
Se você for proprietário (membro) de uma LLC com vários membros classificada como corporação, corporação S ou parceria, insira o EIN da empresa. (O padrão é uma parceria.)
Se a sua empresa for uma corporação, corporação S ou parceria, insira o EIN da empresa.
Observação
Verifique com seu contador ou ligue diretamente para o IRS se estiver confuso sobre qual número de identificação de contribuinte incluir nesta parte do formulário. Não incluir o número correto pode resultar em problemas com seus pagamentos, retenção na fonte e sua declaração de imposto de renda.
Parte II: Certificação
Você deve certificar que as informações fornecidas estão corretas, especialmente no que se refere ao seu número de identificação de contribuinte, à sua isenção de retenção na fonte e ao seu status de relatório FATCA. Se as informações não estiverem corretas ou você incluiu informações falsas, você poderá ser acusado de um crime. Leia e siga as instruções de certificação cuidadosamente.
Não esqueça de assinar o formulário!
Observação
Você pode preencher o formulário W-9 online (este é um arquivo “preenchível”) e salvá-lo como um documento PDF. Guarde-o em local seguro, pois contém suas informações fiscais! Então você pode usá-lo para qualquer solicitação que receber.
Isenção de responsabilidade: o autor não é advogado ou profissional tributário e as informações contidas neste artigo e neste site não se destinam a ser aconselhamento tributário ou jurídico. Consulte seu advogado ou contador se tiver dúvidas ou preocupações sobre este formulário.
