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Se você for um contratado independente, consultor ou outro tipo de trabalhador autônomo, a empresa para a qual você está prestando um serviço solicitará que você preencha o Formulário W-9 do Internal Revenue Service (IRS) se sua remuneração total para o ano for superior a US$ 600. A empresa usará esse formulário para preencher o Formulário 1099-NEC, que informa ao IRS o valor da renda que pagou a não funcionários.
Devido às informações confidenciais solicitadas no formulário – principalmente o seu número de identificação de contribuinte (TIN), que é o seu número de Segurança Social ou de identificação do empregador – você deve ter certeza de que a entidade que solicita o preenchimento do formulário tem um motivo legítimo para fazê-lo.
O que é o formulário W-9 do IRS?
O Formulário W-9 é um formulário criado pelo IRS que fornece informações do contribuinte à entidade que as solicitou. Não é arquivado no IRS; ele é devolvido ao solicitante.
O formulário é preenchido por autônomos que prestam serviços a empresas que não os contrataram como empregados em tempo integral. Se você receber US$ 600 ou menos em um único ano por uma empresa, não precisará preencher o formulário dessa empresa.
As empresas usam as informações para informar ao IRS quanto pagaram de remuneração de não funcionários em um determinado ano fiscal. Começando novamente com o ano fiscal de 2020, as empresas utilizarão o Formulário 1099-NEC para fornecer essas informações. O formulário foi descontinuado em 1982, sendo substituído pelo Formulário 1099-MISC. As empresas ainda usarão o 1099-MISC para pagamentos a não funcionários feitos no ano fiscal de 2019.
Observação
O IRS exige que as empresas apresentem um 1099-NEC se tiverem pago mais de US$ 600 a dois tipos específicos de trabalhador profissional: um advogado ou alguém que ganha a vida pescando.
Quem usa o formulário W-9?
As empresas que utilizam não funcionários para realizar trabalhos para eles devem enviar o W-9 a esses trabalhadores, e os trabalhadores devem devolver o formulário preenchido às empresas.
Uma empresa também pode criar sua própria versão substituta do Formulário W-9, desde que seja substancialmente semelhante ao formulário do IRS e liste as mesmas certificações.
Onde obter um formulário W-9
Na maioria dos casos, a empresa com a qual você está contratando enviará um formulário W-9 em branco e solicitará que você o preencha.
O que fazer se você não receber um W-9
Se você é um contratado independente e não recebeu um W-9 de uma empresa para a qual trabalhou mais de US$ 600 ou se você ou sua empresa estão na posição de ter que emitir Formulários W-9 para contratados independentes, você pode fazer o download do formulário no site do IRS.
Como preencher e ler o formulário W-9
Preencher o Formulário W-9 é bastante simples. Na parte superior do formulário, forneça seu nome e o nome da sua empresa, se for diferente do seu nome. Selecione sua classificação fiscal federal (como pessoa física/único proprietário ou sociedade de responsabilidade limitada unipessoal [LLC], corporação C, corporação S, parceria, trust ou propriedade, ou LLC com mais de um membro) e escreva seu endereço.
Observação
Seu nome deve ser fornecido conforme aparece em sua declaração de imposto de renda federal.
Códigos de isenção
Você deve preencher todos os códigos que se aplicam à sua isenção de retenção na fonte ou de relatórios da Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA). Os proprietários individuais geralmente não estão isentos da retenção na fonte, mas as empresas estão isentas da retenção na fonte para pagamentos como juros e dividendos.
A retenção de segurança ocorre quando uma entidade pagadora recebe 24% do valor do seu pagamento em impostos federais sobre a renda, embora os contratantes independentes sejam geralmente responsáveis pelo pagamento de seus próprios impostos.
A Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA) refere-se a instituições financeiras estrangeiras, por isso é quase certo que não se aplica a você. Para obter mais informações sobre essas isenções e os códigos usados para elas, consulte as páginas 3 e 4 do Formulário W-9.
Certificações
Na Parte I, preencha o seu NIF. Assinar e datar a Parte II. Você está certificando ao IRS que o TIN fornecido está correto. Você também certifica que é cidadão dos EUA ou outra pessoa dos EUA, que todos os códigos inseridos estão corretos e que você não está sujeito a retenção de segurança.
Observação
O IRS define uma pessoa dos EUA como um dos seguintes: um indivíduo que é cidadão dos EUA ou estrangeiro residente nos EUA; uma parceria, corporação, empresa ou associação criada ou organizada nos Estados Unidos ou sob as leis dos Estados Unidos; uma propriedade doméstica; ou um trust doméstico.
Se você estivesse sujeito à retenção na fonte, teria recebido um aviso do IRS informando-o desse fato e a empresa que pagava teria que reter 24% do seu pagamento em imposto de renda federal. Existem dois motivos principais pelos quais você pode estar sujeito à retenção na fonte: você não forneceu anteriormente seu TIN correto ou não informou ou subnotificou sua receita de juros e dividendos em sua declaração de imposto de renda federal.
Observação
Se você estiver sujeito a retenção na fonte, deverá riscar o item 2 em Certificação antes de assinar o W-9. O IRS recomenda que você corrija rapidamente seu NIF ou subnotificação e pague o valor devido.
Problemas potenciais com o formulário
O Formulário W-9 é um documento fiscal padrão. Por si só, não representa muitos problemas, mas existem algumas situações que podem sinalizar uma bandeira vermelha.
- Você não conhece a pessoa ou empresa que está solicitando o preenchimento do W-9. Você deve sempre ter cuidado ao fornecer informações confidenciais, como seu NIF. Certifique-se de saber quem está solicitando o preenchimento do formulário, por que o está fazendo e como as informações fiscais fornecidas serão usadas.
- Você está permitindo que alguém acesse suas informações privadas. Não envie seu W-9 preenchido como um anexo de e-mail inseguro ou não criptografado. Use um método seguro de entrega, como entrega em mãos, correio dos EUA ou um arquivo criptografado em um e-mail.
- Você esperava um Formulário W-4. Se você estiver começando um novo emprego e seu empregador lhe entregar um W-9 para preencher, pergunte se você trabalhará como autônomo ou como empregado. Os funcionários preenchem o Formulário W-4, e não o Formulário W-9, para definir suas retenções de impostos.
Observação
Geralmente, você não é considerado um contratante independente se seu empregador controlar quando, onde e como você faz seu trabalho e quando e como você é pago e se o trabalho oferece algum tipo de benefício aos empregados.
Com que frequência devo atualizar um formulário W-9?
Você deve enviar um novo Formulário W-9 sempre que qualquer informação fornecida no anterior for alterada. Preencha um novo formulário se seu nome, razão social, endereço, número de seguro social ou número de identificação do empregador tiver mudado.
Principais conclusões
- O Formulário W-9 é um formulário do IRS preenchido por trabalhadores autônomos de empresas para as quais prestam serviços.
- O formulário W-9 é enviado à empresa que o solicitou, não ao IRS.
- As empresas usam W-9 para preencher o Formulário 1099-NEC ou o Formulário 1099-MISC, que notificam o IRS quanto pagaram a não funcionários durante um ano fiscal.
- O principal objetivo do W-9 é fornecer seu número de identificação de contribuinte correto à empresa com a qual você está contratando.
As informações contidas neste artigo não constituem aconselhamento fiscal ou jurídico e não substituem tal aconselhamento. As leis estaduais e federais mudam com frequência e as informações neste artigo podem não refletir as leis do seu próprio estado ou as alterações mais recentes na lei. Para obter aconselhamento fiscal ou jurídico atualizado, consulte um contador ou um advogado.
