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Pagar prestadores de serviços independentes e outros não funcionários é mais simples do que pagar funcionários porque normalmente não é necessário reter imposto de renda federal. Mas há momentos em que as pequenas empresas devem reter pagamentos a não funcionários para retenção na fonte e outros fins. É nesse momento que você pode precisar preencher o formulário 945 no Internal Revenue Service (IRS). Veja como usá-lo para relatar retenção na fonte ou outros valores retidos a cada ano.
Principais conclusões
- O Formulário 945 do IRS é um relatório anual de retenção de imposto de renda federal para não funcionários.
- Este formulário é comumente usado para relatar a retenção na fonte, que é necessária se o número de identificação fiscal (TIN) de um beneficiário estiver ausente ou incorreto.
- O formulário 945 vence em 31 de janeiro para os impostos do ano anterior.
- Você pode pagar valores retidos de todos os beneficiários ao preencher o Formulário 945 se o total for de US$ 2.500 ou menos para o ano.
O que é o formulário 945?
O Formulário 945 do IRS, a “Declaração Anual do Imposto de Renda Federal Retido”, é usado para relatar o imposto de renda federal retido em vários tipos diferentes de pagamentos. Uma pequena empresa pode precisar usar o Formulário 945 para relatar retenção na fonte de não funcionários. Um não funcionário pode ser um escritor freelance que você contratou para escrever artigos para o seu site ou pode ser um assistente que você contratou para ajudá-lo por uma taxa fixa todos os meses. Esses contratados independentes geralmente são pagos por meio de fatura, após preenchimento de um formulário W-9.
O Formulário 945 também pode ser usado para retenção de impostos de:
- Pensões
- Anuidades
- Contas individuais de aposentadoria (IRAs)
- Retenção voluntária sobre certos pagamentos do governo
Quando você precisa preencher o formulário 945?
O formulário 945 vence até 31 de janeiro para os impostos do ano anterior. Você preencheria o formulário 945 para relatar o valor total do imposto retido na fonte para todos os beneficiários. Ao longo do ano fiscal, você também deve fazer pagamentos periódicos dos valores retidos ao IRS.
Se você fez os depósitos dentro do prazo e integralmente durante o ano, você tem até 10 de fevereiro para preencher o Formulário 945. O prazo de arquivamento é estendido para o próximo dia útil se a data de vencimento de um ano cair em um fim de semana ou feriado.
A data do carimbo postal determina se o formulário foi preenchido dentro do prazo, se tiver postagem suficiente e for carimbado pelos Correios dos EUA. Você também pode usar um serviço de entrega privada designado pelo IRS.
Quando o valor do imposto retido for inferior a US$ 2.500
Se o valor total do imposto de renda federal retido de todos os beneficiários durante o ano for de US$ 2.500 ou menos, você poderá pagar o valor devido ao preencher o Formulário 945.
Quando o valor do imposto retido for superior a US$ 2.500
Se o total for superior a US$ 2.500 no ano, você deverá fazer depósitos mensais ou duas vezes por semana, dependendo do valor total retido na fonte no ano. Você pode fazer depósitos mensais se a retenção total para todos os beneficiários for de US$ 50.000 ou menos. Se o total for superior a US$ 50.000, você deverá fazer pagamentos duas vezes por semana.
Observação
Se você estiver enviando seu pagamento junto com o Formulário 945, deverá usar o comprovante de pagamento na página 2 do formulário para garantir que o IRS registre seu pagamento corretamente.
Quando fazer retenção de reserva
Normalmente, as pequenas empresas não precisam reter imposto de renda federal de não funcionários, mas há alguns casos em que isso é necessário. A retenção na fonte normalmente é exigida quando o número de identificação de contribuinte de um beneficiário está ausente ou incorreto no formulário W-9 usado para relatar identificações de contribuinte de não funcionários.
Você deve fazer uma retenção na fonte dos pagamentos à taxa de 24% do valor pago. Por exemplo, se você pagou US$ 1.000 a um web designer freelance pelo trabalho de criação de seu site, deverá reter US$ 240 em imposto de renda federal do pagamento. Isto se aplica a pagamentos a um contratante independente relatados no Formulário 1099-NEC para remuneração de não funcionários e outros pagamentos relatados em outros formulários 1099.
Observação
Se a retenção na fonte for necessária, você receberá um aviso do IRS. Você deve começar imediatamente a reter o imposto de renda federal dos pagamentos a esse beneficiário e continuar até que o beneficiário lhe forneça uma carta de validação do IRS ou lhe mostre um cartão de Seguro Social atual.
Como preencher o formulário 945
Antes de preencher este formulário, você precisará reunir algumas informações.
Adicione todos os impostos de renda federais retidos de todos os beneficiários do Formulário 945 e separe a retenção de reserva de outros tipos de retenção.
Reúna informações sobre quaisquer pagamentos feitos ao IRS durante o ano para retenção do Formulário 945.
Observação
Não inclua valores retidos na fonte e pagamentos de retenção de imposto de renda federal no Formulário 941 e no Formulário 944. Esses formulários são usados para relatar retenções e depósitos para funcionários.
Preenchendo o Formulário 945
Existem sete linhas importantes para preencher no Formulário 945:
- Linha 1: Insira o imposto de renda federal retido na fonte para todos os beneficiários, exceto para retenção de segurança
- Linha 2: Insira a retenção total de backup para o ano
- Linha 3: Total das Linhas 1 e 2
- Linha 4: Insira o total de depósitos que você fez no ano
- Linha 5: Se a Linha 3 for maior que a Linha 4, insira a diferença na Linha 5
- Linha 6: Se a Linha 4 for maior que a Linha 3, insira a diferença na Linha 6 e selecione a caixa apropriada: “Aplicar à Próxima Devolução” ou “Enviar um Reembolso”
- Linha 7: Este valor é o total do imposto de renda federal que você deve, e não os depósitos que você fez – deve ser igual ao valor na Linha 3
Os depositantes mensais devem usar a Linha 7 (uma caixa) para detalhar suas obrigações fiscais para cada mês. Os depositantes duas vezes por semana devem preencher o Formulário 945-A para detalhar todos os depósitos do ano.
Como arquivar o formulário 945
Você pode preencher o Formulário 945 eletronicamente, usando o serviço de arquivamento eletrônico do IRS ou usando os serviços de um profissional tributário autorizado pelo IRS.
Você também pode enviar seu formulário para o IRS. O endereço de depósito depende de onde sua empresa está localizada e se você está efetuando o pagamento com o formulário. Os endereços para correspondência estão na página 3 das Instruções do Formulário 945.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como deposito impostos para o Formulário 945?
Você pode usar o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais do IRS (EFTPS) ou uma transferência bancária. Você também pode usar um voucher de pagamento, mas somente se o total de impostos do ano no Formulário 945 Linha 3 for inferior a US$ 2.500 e você estiver pagando integralmente com sua declaração na data de vencimento, ou se fizer depósitos de imposto sobre a folha de pagamento usando o cronograma de depósito mensal. Nesse caso, você pode pagar com o voucher qualquer valor devido.
Quando é o vencimento do Formulário 945?
O Formulário 945 é um relatório anual de retenção na fonte com vencimento em 31 de janeiro seguinte ao ano fiscal anterior. Caso o vencimento caia em fim de semana ou feriado, o formulário deverá ser entregue no próximo dia útil. Se você fez todos os seus depósitos dentro do prazo e integralmente, a data de vencimento é 10 de fevereiro. Para evitar penalidades por atraso no preenchimento, certifique-se de que seu formulário tenha a quantidade necessária de postagem e que seja carimbado na data de vencimento ou antes dela.
