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O IRS verificará se você cumpre o teste de uso “regular e exclusivo” para seu escritório doméstico, caso decida visitar seu negócio doméstico. Isso significa que você deve usar seu escritório regularmente para negócios e o uso da área deve ser exclusivo. Você – ou seus familiares – não podem fazer mais nada lá e devem estar livres de objetos pessoais.
A CPA Gail Rosen responde a algumas perguntas que podem ajudá-lo a se preparar para uma possível auditoria do IRS em seu escritório doméstico.
Tenho algumas fotos pessoais e decorações em meu escritório em casa. Imagino que você os encontraria em um escritório comercial, então não acho que isso seria um problema. Ou são?
Fotos e decorações estão OK, mas tome cuidado. Se a decoração for um putting green ou um alvo de dardos, isso pode indicar que você está fazendo algo pessoal ali. Você pode argumentar que pode ter permissão para ter um campo de golfe ou um alvo de dardos em um escritório normal, mas é diferente em um escritório doméstico. Qualquer uso pessoal desqualifica a dedução.
Tenho arquivos comerciais misturados com arquivos pessoais em meu aparador e mesa. Disseram-me que este sistema combinado é mais eficiente. Devo remover os arquivos pessoais e colocá-los em outro lugar?
Sim. A coisa mais segura a fazer é mover qualquer coisa pessoal para a parte pessoal da sua casa. A lei estabelece que não pode haver outro uso do seu espaço de escritório. Manter seus registros financeiros pessoais arquivados em seu escritório o desqualifica para uma dedução fiscal comercial.
Tenho muitos livros em meu escritório, mas todos são relacionados a negócios e trabalho. Eu acho que isso é aceitável.
Sim, livros de negócios estão bem. Simplesmente não pode ser nada pessoal.
Eu imprimo coisas de casa na impressora do meu escritório comercial – devo comprar outra impressora?
A coisa segura a fazer é adquirir outra impressora. A impressora deve ser usada 100% do tempo nos negócios para que seu custo seja totalmente dedutível.
Tenho meu próprio negócio paralelo, mas também trabalho em tempo integral para um empregador. Se eu usar meu quarto tanto para meu empregador quanto para minha empresa, isso afetará minha dedução de escritório em casa?
Você deve atender aos requisitos de home office tanto como empregado quanto como autônomo para poder receber uma dedução para cada um.
Como empregado, a dedução só pode ser feita se você trabalhar lá para conveniência do empregador – não para sua própria conveniência. Deve ser um requisito do trabalho e você deverá conseguir uma declaração da sua empresa que indique isso.
Tenho uma TV e um videocassete no quarto e posso provar que uso isso para negócios. Isso pode afetar minha dedução do escritório em casa?
Num processo judicial fiscal de 1994, memorando do TC 1994-27, foi negada ao Dr. Salih uma dedução do escritório central por não fornecer provas de que um escritório contendo uma televisão e um videocassete não tinha uso pessoal. Pergunte a si mesmo: como você vai provar que não assiste a um programa de TV ou filme ocasional neste equipamento?
Se eu utilizar meu quarto exclusivo para uso pessoal fora do horário comercial; isso afeta minha dedução?
Sim. Num outro processo judicial, Cook v Commissioner, TC Memo 1997-338, foi negada a um advogado a dedução de uma parte da sua residência utilizada como escritório central porque, embora a residência fosse, de facto, o principal local de negócios para a sua prática jurídica, as partes utilizadas para negócios também foram utilizadas pessoalmente pelo advogado e pela sua família. Esse uso ocorreu após o horário comercial e presumivelmente nos finais de semana e feriados.
Assim, o espaço para a advocacia foi reprovado na prova exclusiva e todo o desconto do home office foi negado.
Li sobre um negócio de marido e mulher em que o casal tinha cachorros que deixavam ficar no escritório em casa durante o dia. Eles também deixaram os cachorros dormirem no escritório à noite. Ter cães no escritório é um problema?
Cães dormindo em seu escritório à noite desqualificariam a dedução do escritório em casa. Não pode haver uso pessoal. É o mesmo que permitir que seu filho durma ali à noite. É tudo pessoal.
Uma palavra final de conselho
Se você for a um escritório do IRS para a auditoria e se sua empresa incluir um escritório doméstico, você pode trazer fotos para mostrar e comprovar que a área está realmente sendo usada como escritório. Ter uma foto pode lhe dar uma chance maior de não ter um auditor em sua casa, mas não conte com isso. O IRS ainda pode querer ver seu escritório em casa, ou um agente pode até aparecer sem avisar.
