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Janeiro pode ser um período agitado para os empregadores que devem apresentar relatórios anuais de salários e impostos dos trabalhadores, incluindo empregados, prestadores de serviços não empregados e outros pagos durante o ano. É importante obter os formulários corretos para esses relatórios, portanto, evite o estresse obtendo antecipadamente os formulários de relatórios anuais de impostos sobre a folha de pagamento.
Este artigo descreve como obter formulários W-2 para funcionários, formulários 1099-NEC para não funcionários e outros tipos de formulários 1099.
Principais conclusões
- Qualquer pessoa que sua empresa pagou por seus serviços deve receber um relatório mostrando quanto recebeu no ano.
- Os formulários mais comuns de que você precisa são os formulários W-2 para funcionários, os formulários 1099-NEC para não funcionários e os formulários 1099-MISC para outros tipos de pagamentos.
- Você pode obter esses formulários diretamente do IRS ou da maioria dos softwares de preparação de impostos comerciais on-line.
Formulários para tipos de pagamentos
Para relatar pagamentos aos funcionários, você deve fornecer-lhes o Formulário W-2, o formulário anual de salários e impostos que eles precisarão para preencher e apresentar suas declarações de imposto de renda. Todos os beneficiários não funcionários recebem um formulário 1099.
Existem vários tipos de formulários 1099 que você pode precisar entregar a alguém, incluindo:
- Formulário 1099-MISC para vários tipos de pagamentos
- Formulário 1099-NEC para pagamentos a não funcionários
- Formulário 1099-B para receita de troca de permuta
- Formulário 1099-K para transações com cartão de pagamento e rede de terceiros
Use o formulário 1099-NEC para relatar pagamentos a não funcionários, advogados (para honorários) e outras empresas.Use o formulário 1099-MISC para relatar pagamentos a terceiros, incluindo royalties, aluguéis, retenção na fonte e prêmios/prêmios.
Observação
O IRS determina o status de funcionário versus contratante independente usando três categorias. Cada caso é determinado com base nos seus próprios méritos, mas geralmente um trabalhador é considerado um empregado, a menos que o estatuto de contratante independente possa ser comprovado.
Onde obter os formulários W-2 e 1099
Principais lojas de material de escritório possuem pacotes de formulários W-2 e formulários 1099. Eles podem estar disponíveis em sua loja local ou normalmente você pode encomendá-los online.
Sua empresa de contabilidade local também deve ter esses formulários.Se você não tem uma empresa de contabilidade, talvez seja hora de encontrar um bom contador ou outro profissional tributário para ajudá-lo com os impostos comerciais. Um contador pode obter as informações da sua folha de pagamento e preencher os formulários W-2 e 1099 para você, além de ajudá-lo a preencher a declaração de imposto de renda da sua empresa.
O software de folha de pagamento ou um serviço de processamento de folha de pagamento possui todas as informações para preencher os formulários W-2s e 1099 e pode arquivá-lo online.
Você também pode encontrar os formulários W-2 e 1099 em algumas versões do software de preparação de impostos comerciais. Leia as descrições do que está incluído para ter certeza de que você pode usar o software para preparar esses formulários.
Você também pode solicitar esses formulários fiscais diretamente do IRS.Vá para a página de pedidos de formulários online para obter mais informações. Os formulários atuais geralmente estão disponíveis após 1º de dezembro.
Onde você não consegue obter os formulários W-2 e 1099
Você não pode baixar formulários W-2 ou formulários 1099-MISC da Internet. A cópia A desses formulários tem uma cor específica de tinta vermelha que não pode ser duplicada.
Quando e onde arquivar os formulários W-2 e 1099
O prazo para entrega dos formulários W-2 aos funcionários e dos formulários 1099-NEC aos não funcionários é 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Esta também é a data em que os formulários devem ser preenchidos.
Os formulários W-2 devem ser apresentados à Administração da Segurança Social (SSA) e todos os tipos de formulários 1099 devem ser apresentados ao IRS.
Arquivamento de formulários W-2 e 1099 on-line
Você pode preencher formulários W-2 online diretamente com a Administração da Previdência Social por meio do portal Business Services Online.
Você pode registrar formulários 1099 e outros formulários 1099 on-line com o IRS por meio do sistema Filing Information Returns Electronically (FIRE) on-line. Para usar este sistema, você deve ser capaz de criar um arquivo no formato adequado; você não pode usar uma cópia digitalizada ou PDF. Se você arquivar 250 ou mais de qualquer tipo de informação em um ano, deverá preencher esses formulários on-line usando o sistema FIRE.
Verifique o ano nos formulários antes de arquivar
Os formulários W-2 e 1099 incluem a data do ano. O ano está marcado nos formulários em letras pretas. As instruções do IRS para todos esses formulários também são para um ano específico. Procure o formulário e as instruções para o ano fiscal que você está reportando, não para o ano em que você está preenchendo o formulário. Use um formulário de 2021 ao relatar pagamentos de 2021.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como preencho os formulários W-2?
Antes de preencher os formulários W-2, você precisará dos totais dos salários dos funcionários, do Seguro Social e do Medicare. Você também deve ter totais de retenção de imposto de renda federal e estadual, impostos FICA (para Previdência Social e Medicare) e quaisquer outras deduções que afetem os impostos de um funcionário. Preencha todas as seções do formulário usando essas informações.
Verifique com seu contador se há alterações no pagamento dos funcionários decorrentes de benefícios relacionados ao COVID, incluindo pagamentos de licença médica e familiar que você possa ter feito. Verifique novamente quaisquer alterações nas leis estaduais que possam afetar o imposto de renda estadual de um funcionário.
Para onde envio os formulários 1099 para o IRS?
O local para onde você envia os formulários 1099 para o IRS depende do estado onde sua empresa está localizada. Consulte a página 7 das Instruções Gerais para Devoluções de Certas Informações para obter os endereços de correspondência específicos de cada estado. Você também pode usar determinados serviços de entrega privada aprovados pelo IRS.
A cópia A dos formulários W-2 deve ser enviada ao SSA; as demais cópias ficam com o empregador ou são entregues aos empregados. Este artigo da SSA sobre formulários em papel W-2 e instruções inclui os endereços de correspondência para correspondência normal e certificada e para serviços de entrega privada.
Onde você arquiva os formulários 1099 atrasados?
Arquive os formulários 1099 atrasados no mesmo local, como se você não estivesse preenchendo com atraso. Ou seja, registre-se on-line usando o Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS) do IRS ou em papel para o IRS usando o endereço do estado onde sua empresa está localizada.
A melhor estratégia é preencher formulários atrasados o mais rápido possível para evitar juros e multas. Você pode obter uma extensão do IRS usando o Formulário 8809 para o endereço postal indicado no formulário.
