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Quando você pretende alugar um espaço comercial para o seu negócio, não se apresse em assinar a linha pontilhada. Reserve um tempo para avaliar o espaço e o contrato de locação do locador para ajudá-lo a negociar um aluguel comercial que funcione para você e sua empresa.
Principais conclusões
- As proteções para inquilinos comerciais são restritas aos termos de seus contratos de locação
- É importante ter o contrato de locação, bem como quaisquer contra-ofertas por escrito
- Você pode negociar muitos fatores além do aluguel para um arrendamento comercial
- Pontos de negociação adicionais incluem responsabilidade pessoal, cláusulas de rescisão e outras despesas
Termos iniciais escritos
Se um proprietário ou agente de locação simplesmente lhe informar os termos de um contrato de arrendamento comercial, peça algo que mostre os termos por escrito antes de enviar uma contraproposta. Caso relutem em oferecer uma carta, peça um e-mail ou uma cópia do anúncio do espaço (que conterá pelo menos as informações básicas de locação).
Por que é tão importante ter os termos iniciais por escrito? Um agente de locação atua em nome dos interesses do proprietário. Se um agente entendeu mal ou tentou de alguma forma alterar as instruções do proprietário, ter os termos por escrito pode mostrar a você um proprietário que sua contraproposta foi feita de boa fé com base nas informações do agente de locação.
Observação
Existem mais proteções para inquilinos residenciais nos termos da lei. Os inquilinos comerciais estão vinculados aos seus contratos de arrendamento, portanto, os acordos de arrendamento orais podem não proteger o seu negócio.
Também é possível que você interprete mal os termos do aluguel se eles não estiverem por escrito. Isso pode levar você a contra-atacar muito alto ou muito baixo com base em informações que você entendeu mal.
Outro motivo para ter os termos por escrito é que isso lhe dá tempo para pesquisar mais sobre o arrendamento, perguntar a um advogado sobre os termos ou até mesmo comparar os termos com qualquer outro arrendamento que você esteja considerando. Solicitar termos por escrito não é de forma alguma um compromisso legal de sua parte para seguir em frente. Você sempre tem a opção de contrariar os termos ou simplesmente recusá-los completamente.
Uma contra-oferta
Quando você compra uma casa, você negocia o preço. Um vendedor lista a casa pela quantidade de dinheiro que gostaria de receber com a venda, mas quase sempre espera receber menos. Um comprador interessado em comprar uma casa enviará algo por escrito ao vendedor com uma contraproposta. Nesse caso, uma contraoferta é uma oferta de compra da casa por um preço inferior ao que o vendedor está pedindo. Simplificando, uma contraproposta é uma barganha.
Isto também se aplica ao arrendamento comercial. Embora alguns arrendamentos possam realmente ser inegociáveis, na maioria das vezes, funciona como comprar uma casa: o proprietário ou agente de listagem pede um preço de aluguel (ou conjunto de termos), mas permite algum espaço para negociação. Ou seja, em imóveis comerciais, quase sempre se espera que o locatário (ou locatário) apresente uma contraproposta, de modo que o locador inflacione os preços e/ou prazos.
O processo de negociação inicial
Depois de manifestar interesse em alugar um espaço, alguns proprietários simplesmente oferecerão um formulário que indica os termos do aluguel. Esses formulários podem ter uma seção de resposta ou um anexo para preencher, onde você pode contra-oferta. Outros podem apenas oferecer uma cópia dos documentos da listagem (um anúncio ou folheto) com os termos solicitados.
Na maioria dos casos, entretanto, é do seu interesse enviar uma carta ou outra forma de comunicação escrita com uma contraproposta. Por que? Porque em uma carta você pode incluir argumentos de venda sobre por que seria o inquilino ideal, contar ao proprietário sobre seu negócio e tornar o negócio mais pessoal.
Observação
Para uma propriedade importante com várias partes interessadas, uma carta junto com sua contraproposta pode servir como uma estratégia de vendas para fazer com que o proprietário o escolha e concorde com seus termos.
A negociação pode ir e voltar, então seja paciente. Um agente de listagem geralmente tem alguma liberdade para tomar decisões, mas provavelmente precisará conversar com o proprietário. Isso pode levar algum tempo.
Se você não receber resposta sobre uma oferta em um ou dois dias úteis, não há problema em fazer o acompanhamento. Mas tente não parecer desesperado ou excessivamente ansioso, pois isso pode afetar o resultado das suas negociações. Lembre-se de que a maioria dos agentes de listagem deseja mudar uma propriedade o mais rápido possível, de modo que geralmente não precisam de muitos empurrões.
Preparando uma carta de oferta ou contra-oferta
Sua contraproposta deve ser apresentada pela sua empresa, não por você pessoalmente, mesmo que você possua uma empresa unipessoal. Sua carta de oferta é um discurso de vendas. Você está solicitando condições diferentes que sejam mais a seu favor e deseja que o proprietário veja você e sua empresa como uma boa escolha.
Sua carta de oferta deve, normalmente, incluir as seguintes informações:
A pessoa responsável pelo arrendamento
Inclua o nome da sua empresa, que inclui o nome sob o qual você está legalmente estabelecido, bem como quaisquer outros nomes sob os quais você faz negócios. Lembre-se, se você opera como empresa unipessoal, do ponto de vista legal, você e sua empresa são a mesma coisa e, mesmo que liste sua empresa no contrato de locação, você também poderá ser pessoalmente responsabilizado por todo o contrato de locação.
Observação
A responsabilidade pessoal pode afetar sua capacidade de rescindir o contrato de locação. As opções para se proteger incluem limitar a extensão da garantia, fornecer fiadores substitutos em caso de cessão de arrendamento ou aposentadoria e limitar a extensão da responsabilidade para com o patrimônio do proprietário da empresa.
Sua estrutura de negócios
Se você estiver incorporado, informe onde está constituído. Se você for uma organização isenta de impostos, indique isso em sua carta. É raro que os proprietários ofereçam brindes ou vantagens para organizações sem fins lucrativos apenas para obter uma redução de impostos, mas eles podem estar mais inclinados a negociar ou alugar para uma causa nobre. Além disso, compreender sua responsabilidade pessoal pela assinatura de um contrato de arrendamento é importante e varia de acordo com a estrutura do seu negócio.
Há quanto tempo você está no mercado
Se sua empresa tiver menos de dois anos, você também pode incluir uma declaração sobre seu sucesso, projeções de crescimento futuro ou um plano de negócios. É improvável que um proprietário alugue para sua empresa, sem que alguém pessoalmente assineie ou garanta o aluguel, se você não puder demonstrar que sua empresa está indo bem.
A natureza do seu negócio
O que você faz? Seja breve e direto ao ponto. O proprietário precisa saber o que você faz caso haja alguma consideração especial. Por exemplo, se você dirige uma empresa que utiliza materiais perigosos, recebe pacientes em uma unidade de saúde ou armazena itens de valor excessivo, o proprietário precisa saber caso haja restrições ao uso da propriedade. O que os inquilinos fazem pode afetar os valores da propriedade e as taxas de seguro do proprietário; então seja honesto.
Observação
Às vezes, os aluguéis comerciais são calculados com base em uma porcentagem dos lucros. A natureza do seu negócio determinará se esse tipo de cálculo funciona para você.
Informações de contato
Certifique-se de incluir um número de telefone onde você possa ser encontrado e, se possível, um endereço de e-mail. Se você só puder ser contatado em determinados dias ou horários definidos, inclua isso também. Se você não responder ao proprietário ou agente de listagem em tempo hábil, eles podem pensar que você não está interessado.
Seus termos propostos (ou contraproposta)
Seja o mais completo e claro possível.
Listando seus termos de leasing em uma oferta ou contra-oferta
A melhor maneira de negociar um acordo é ter uma compreensão clara do que você está oferecendo ou disposto a aceitar. Se não for por escrito, será muito difícil provar mais tarde que algo foi excluído de um contrato de arrendamento que você pensava que deveria ser incluído.
Colocar as coisas por escrito pode demorar um pouco mais, mas oferece alguma proteção legal se as coisas derem errado mais tarde. Se você está com pouco tempo e não consegue enviar uma carta – entregue uma. Se isso não for possível, um e-mail bem escrito ou um documento eletrônico usando DocuSign pode ser suficiente.
Se você não tiver certeza sobre um requisito específico de locação, peça esclarecimentos – e tente obter esse esclarecimento por escrito.
A duração do arrendamento
Se você quiser alterar a duração dos termos do aluguel, seja claro. Por exemplo, se o aluguel que você deseja é de dois anos com três opções de renovação de um ano (totalizando cinco anos); ou um contrato de arrendamento direto de cinco anos sem opções de renovação? Faz uma grande diferença em quanto tempo você ficará preso a um contrato de arrendamento e como o proprietário se sentirá em relação a outros termos que você está solicitando em uma contraproposta.
A maioria dos proprietários prefere arrendamentos de dois anos ou mais, mas nunca hesite em solicitar um arrendamento de um ano. Os aluguéis de um ano podem custar um pouco mais ou ter menos opções de renovação de aluguel, mas você fica preso por menos tempo. A menos que você seja uma empresa multimilionária, raramente faz sentido para os negócios assinar um contrato de arrendamento que o comprometa com o espaço por mais de dois anos.
Observação
Se o seu negócio ultrapassar o espaço, você não vai querer ficar preso a um contrato de arrendamento longo. Ou pior, se o seu negócio estiver em dificuldades, você poderá ter dificuldade em cancelar um contrato longo para fazer o downgrade para um espaço menor.
Condição da propriedade e reparos
Se você está solicitando o espaço “como está” ou se precisa que o proprietário faça reparos ou melhorias primeiro. Se você está planejando reformar o imóvel, descreva resumidamente as reformas propostas. Você deseja que isso seja incluído no aluguel porque muitas vezes o proprietário oferece algum tipo de incentivo ou “subsídio” se você renovar certos tipos de propriedades. Se você não tiver certeza de quais subsídios podem ser oferecidos para qualquer reforma, mantenha as coisas em aberto. Ofereça-se para enviar informações mais detalhadas sobre reformas para análise do proprietário, a fim de oferecer algum tipo de consideração para melhorias.
Além disso, acerte detalhes menores, como quem é o proprietário das luminárias após o término do aluguel ou quem é o responsável pela movimentação dos móveis durante o período de construção.
Data de Ocupação
Informe ao proprietário quando deseja tomar posse física (mudar-se, obter acesso ou assumir a responsabilidade pelo imóvel). Em alguns casos, quando a data em que você toma posse física pode ser diferente da data, você começará a pagar o aluguel.
Por exemplo, você pode pedir ao proprietário uma data de ocupação e data de início do aluguel em 1º de janeiro de 20xx, mas peça que o primeiro mês seja sem aluguel. Nesse caso, o aluguel teria início em 1º de janeiro de 20xx e o locador poderia amortizar o aluguel do mês grátis. O inquilino ocuparia o espaço por 12 meses e o aluguel duraria 12 meses.
Outra forma de conseguir o mesmo (um mês de aluguel grátis) é solicitar a data de ocupação de 1º de janeiro de 20xx, com data de aluguel estadual de 1º de fevereiro de 20xx. Isso significa que o aluguel começaria um mês a partir da data de sua mudança ou em 1º de fevereiro de 20xx.
Esse tipo de negociação só funciona em um espaço que já está desocupado, e o locador está ansioso para que alguém se mude porque favorece o inquilino. Em essência, você não recebe apenas um mês de aluguel grátis, mas também 13 meses de ocupação em um aluguel de 12 meses.
Outros fatores ao negociar um arrendamento comercial
Arrendamento e Área Útil
O preço por metro quadrado do espaço que você está alugando pode não ser utilizável para seus propósitos. Por exemplo, as áreas comuns, como o lobby ou os elevadores, estão incluídas no preço do aluguel, mas podem não ser usadas por você o tempo todo. Alternativamente, pode haver cantos apertados, salas pequenas ou espaços que não funcionam para o seu negócio. Portanto, examine o layout atentamente para determinar se você está recebendo o que está pagando.
Cláusulas de Rescisão e Saída
Conforme mencionado anteriormente, como empresa é sempre bom ter a opção de rescindir um contrato de arrendamento comercial. Você deve considerar a negociação de cláusulas de rescisão e rescisão do aluguel para evitar surpresas no futuro. Se não for fornecido pelo proprietário, peça detalhes sobre a rescisão do contrato, como o que acontece com o depósito de segurança ou penalidades por quebra do contrato, etc.
Se você tiver que se mudar do imóvel que está alugando, rescindir o contrato não é sua única estratégia de saída. A negociação dos termos de sublocação e atribuição de aluguel para o espaço em seu aluguel pode lhe dar alguma flexibilidade adicional.
Despesas Operacionais
Embora os inquilinos possam ser responsáveis por parte das despesas de manutenção, entenda que as despesas de capital para a operação do edifício devem ser pagas pelo proprietário. Certifique-se de que o seu contrato de arrendamento indique claramente as despesas pelas quais você é responsável como inquilino e as despesas que precisam sair do bolso do proprietário.
Observação
Embora os inquilinos não sejam obrigados a pagar as despesas operacionais do proprietário, o proprietário pode repassar esses custos ao inquilino aumentando o aluguel. Seu contrato de aluguel pode protegê-lo de grandes aumentos no aluguel.
Como escrever uma carta de oferta ou contra-oferta
A seguir está um modelo de carta que pode (e deve) ser revisada para ser usada como oferta inicial ou contraproposta de aluguel de um espaço comercial para sua empresa. Não se pretende substituir um aconselhamento jurídico, mas simplesmente mostrar uma forma de manifestar interesse em arrendar um determinado espaço.
As informações em negrito devem ser substituídas pelas suas próprias informações e termos de locação.
(Inserir Data de hoje)
(INSERIR Nome do proprietário ou agente de listagem)
Sra. Proprietário Feliz
Rua 123
Suíte Z
Cidade, Estado, CEP
Querido Sra. Proprietária;
Esta carta é para expressar interesse em nome de (INSERIR nome da sua empresa), na locação do imóvel localizado em: (INSERIR endereço completo, incluindo endereço, número da unidade ou suíte, cidade, estado e CEP).
(INSERIR nome da sua empresa) é um (INSERIR tipo de negócio que você possui – LLP, parceria, sociedade unipessoal, etc.) que (INSERIR breve declaração sobre o que sua empresa faz).
(INSERIR nome da empresa) está em operação desde (INSERIR data de início ou número de anos no mercado). Devido ao crescimento estimulante, precisamos de instalações maiores (ou adicionais, mais adequadas, etc.).
(Observação: mesmo que você trabalhe em casa, não ofereça isso em sua carta de proposta. Tente evitar dizer neste contato inicial que você tem um negócio baseado em casa – isso pode fazer você parecer pequeno e instável para o proprietário.)
Depois de avaliar cuidadosamente o valor justo de mercado, eu (nós) propomos os seguintes termos para sua consideração:
LISTA TODOS OS TERMOS AQUI incluindo duração do aluguel, opções de renovação, aluguel, taxas adicionais, tipo de aluguel, aumentos anuais, etc. Qualquer coisa que você queira incluir ou abordar nos detalhes do aluguel neste parágrafo. Certifique-se de incluir quaisquer reformas ou reparos que você deseja ou precisa que o proprietário faça no espaço, ou que você mesmo faria. Peça aluguel grátis, móveis, estacionamento extra – tudo o que você precisa para fazer o espaço funcionar melhor para o seu negócio.
Estou entusiasmado com a perspectiva de alugar o espaço acima mencionado e sinto que (INSERIR Nome da empresa) seria um trunfo para você. Caso tenha alguma dúvida sobre esta proposta de condições de arrendamento, ou sobre negócios, entre em contato comigo pelo telefone (INSERIR número de telefone e melhor horário para ligar), ou por e-mail para: (INSERIR Seu endereço de email).
Obrigado por reservar um tempo para considerar esta oferta. Aguardo uma resposta rápida e favorável.
Respeitosamente submetido,
(deixe 2-3 linhas em branco para assinar seu nome a tinta)
(INSERIR Seu nome – iniciais maiúsculas)
(INSERIR Seu título – letras maiúsculas iniciais)
Observação: se você incluir algum anexo ou copiar qualquer outra pessoa, a forma preferida de mostrar isso em uma carta comercial é após sua assinatura, desta forma e nesta ordem:
Respeitosamente submetido,
(deixe 2-3 linhas em branco para assinar seu nome a tinta)
(INSERIR Seu nome – iniciais maiúsculas)
(INSERIR Seu título – letras maiúsculas iniciais)
Anexos: (Liste mais de um em linhas separadas, recuado)
cc: Jennifer Barnes, agente de listagem
Como entregar uma carta de oferta
Você pode enviar sua carta de oferta pelo correio, entregá-la em mãos ou enviar um e-mail com um anexo que contém a carta de oferta. Se você ainda está lutando para saber quais termos incluir, aqui estão mais artigos com ótimas dicas e conselhos sobre como negociar os melhores termos possíveis!
Dicas para escrever sua carta de oferta
- Lembre-se de que esta é uma carta comercial. Mantenha-o limpo, simples e direto ao ponto, mas não tenha medo de usar argumentos de venda significativos para ajudar a conquistar o proprietário.
- Evite usar humor, gírias ou expressar sentimentos pessoais sobre política, religião ou qualquer outro assunto que não esteja relacionado ao objetivo da carta (fazer oferta).
- Use um software como o DocuSign para entregar cópias eletrônicas de documentos. Ajuda a manter os documentos seguros e acompanhar as revisões.
- Se você estiver enviando a oferta pelo correio, envie-a em um envelope branco simples de tamanho comercial. Nunca dobre para caber a carta em um envelope menor. Certifique-se de incluir um endereço de retorno no canto superior esquerdo do envelope e certifique-se de ter colocado postagem suficiente no envelope!
Perguntas frequentes (FAQ)
Como você calcula o preço por metro quadrado para um arrendamento comercial?
O aluguel de um imóvel comercial depende do seu tamanho e da demanda por ele. Você pode calcular o preço por metro quadrado do imóvel dividindo o aluguel total pela área locável. A área locável não é apenas o espaço de escritório que você está alugando, mas também pode incluir áreas comuns como lobby, escadas ou elevadores.
O que NNN significa em um arrendamento comercial?
NNN ou arrendamento líquido triplo é uma espécie de contrato de arrendamento comercial onde, além do aluguel e das utilidades, o inquilino se compromete a pagar seguros, manutenção e impostos. Os arrendamentos líquidos triplos são preferidos pelos investidores, pois reduzem o aluguel e lhes dão mais flexibilidade para fazer alterações na propriedade.
