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Mudar o nome da sua empresa é um grande passo. A identidade da sua empresa depende do nome da sua empresa, portanto, considere cuidadosamente antes de decidir fazer essa alteração.
Bons motivos para mudar o nome da sua empresa
Algumas boas razões para fazer a mudança:
- Você descobre que violou o nome da marca registrada de alguém.
- Seu negócio mudou fundamentalmente e você tem uma nova marca.
- Você comprou uma empresa que tem o nome de outra pessoa. “Jahna Cochran Designs” não funcionará se seu nome for Kara Stark.
- Você simplesmente tem o nome errado. Pode ser que seja difícil de lembrar ou seja muito genérico ou você tenha uma ideia muito melhor.
Observação
O nome oficial da sua empresa, para fins fiscais e legais, não é o mesmo que o seu nome comercial ou o nome com o qual você faz negócios (geralmente chamado de “d/b/a” ou “nome fictício”. O nome fictício é registrado em uma localidade, não em uma agência estadual ou federal. Um nome comercial é um nome usado para fins de marketing; pode ou não ser igual ao nome fictício.
Custos de uma mudança de nome comercial
Antes de iniciar o processo, pense nos custos e no tempo para alterar o nome de uma empresa. A mudança legal do nome comercial é apenas uma parte do processo e do custo. A outra parte é fazer a alteração em todos os locais onde o nome da sua empresa é divulgado ao público e internamente e em documentos legais.
Os custos de uma mudança de nome comercial incluem:
- Arquivar documentos de mudança de nome junto ao IRS, seu estado ou estados e entidades locais
- Arquivar alterações em marcas registradas, direitos autorais e patentes
- Alteração de documentos legais e contratos
- Alteração de toda a publicidade, website, materiais promocionais
- Alterando todos os documentos internos
Antes de fazer a mudança: faça pesquisas
Verifique se o nome de domínio do seu novo nome comercial está disponível. não é fundamental que os dois nomes sejam iguais, mas ajuda no reconhecimento.
Verifique a disponibilidade desse nome com o seu estado e com o escritório federal de marcas. Talvez você não queira registrar seu novo nome comercial agora, mas pode querer fazer isso no futuro.
Converse com seu advogado e contador sobre a possível mudança de nome, para que você esteja ciente de quaisquer possíveis problemas ao fazer essa mudança.
Quem notificar e como fazer alterações
Notifique os estados onde você faz negócios
Para todos os tipos de negócios, exceto empresa unipessoal, você deve primeiro notificar seu estado, de acordo com o procedimento estabelecido pelo secretário de estado do seu estado. As empresas individuais não precisam registrar-se em um estado, mas você ainda deve notificar a entidade tributária do seu estado sobre o novo nome, para fins de declaração de imposto de renda estadual.
Você também deve notificar a entidade tributária estadual sobre o novo nome comercial para imposto sobre vendas, imposto de renda e outros fins fiscais.
Notifique o IRS
Você precisará notificar o IRS para fins fiscais federais. Como você faz isso depende do tipo jurídico do seu negócio:
- Se você for uma empresa unipessoal, escreva para o IRS e informe-os sobre a mudança de seu nome. Use o endereço para onde você enviou sua declaração de imposto (seu 1040).
- Se você possui uma empresa (incluindo uma empresa S), pode alterar seu nome ao preencher sua declaração de imposto de renda (no Formulário 1120) ou pode escrever para o IRS no endereço para onde enviou sua declaração de imposto de renda. Um diretor corporativo deve assinar o aviso.
- Se sua empresa for uma parceria, notifique o IRS sobre a mudança de nome ao preencher sua declaração de informações de parceria no Formulário 1065, ou você pode escrever para o IRS, incluindo um formulário de notificação assinado por um parceiro.
- Se sua empresa for uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC), siga o processo de propriedade unipessoal acima se você for uma LLC de membro único e o processo de parceria acima se você for uma LLC de vários membros.
Leia mais sobre como alterar o nome da sua empresa junto ao IRS na página de alteração do nome da empresa.
Observação
O IRS diz que você não precisa de um novo número de identificação do empregador (EIN) se mudar o nome da sua empresa.
Alterar licenças e autorizações
Licenças e autorizações são registros locais que você possui, como um nome fictício ou registro de DBA, licença de saúde ou licença de construção. Notifique todas as agências governamentais locais com as quais você faz negócios.
Alterar documentos legais
Ao alterar o nome da sua empresa, pode ser necessário alterar documentos legais, incluindo contratos, empréstimos e a conta corrente (e cheques) da sua empresa.
Talvez você precise alterar licenças e autorizações comerciais locais e provavelmente precisará de uma nova notificação de “fazer negócios como” ou de nome comercial com seu condado.
Os contratos e acordos comerciais podem precisar ser alterados, incluindo contratos de trabalho, acordos de vendas e distribuidores e contratos com clientes.
Depois de mudar o nome da sua empresa
Depois que a mudança de nome for aprovada por seu advogado e o registro federal e estadual for feito, você poderá começar a trabalhar em todas as coisas que precisam ser alteradas.
Observação
Informe clientes, funcionários e fornecedores sobre a mudança do nome da sua empresa. E ganhe publicidade gratuita notificando a imprensa local!
Aqui estão algumas coisas que você terá que mudar, e todas custam muito dinheiro:
- Papelaria
- Cartões de visita
- Folhetos, catálogos e outra literatura da empresa
- Anúncios e materiais promocionais
- Sinais interiores e exteriores
- Seu site
- E muito mais
