Como funcionam os cartões de crédito de funcionários

Os cartões de crédito dos funcionários podem fornecer um método de pagamento fácil de usar para os trabalhadores fazerem compras comerciais. Esses cartões de crédito dão aos funcionários acesso aos fundos da conta comercial quando são adicionados como usuários autorizados. Depois de autorizados na conta, eles poderão usar o cartão para compras comerciais aprovadas – como suprimentos, equipamentos e despesas de viagem – que podem ser facilmente monitoradas. 

O uso do cartão de crédito pelos funcionários pode ser benéfico, embora possa não ser a melhor opção para todas as empresas, dependendo do tamanho e do orçamento. Algumas empresas podem se beneficiar se exigirem o uso de um cartão de crédito para tarefas diárias. Outros, no entanto, podem considerar estes cartões de crédito uma despesa adicional devido a taxas e juros, especialmente se forem raramente utilizados.

Se você está considerando cartões de crédito de funcionários para sua empresa, é importante dar uma olhada em alguns princípios básicos, comparar os prós e os contras do uso de cartões de crédito empresariais e considerar suas opções antes de decidir se elas são adequadas para sua empresa. 

Como funcionam os cartões de crédito de funcionários

Autorizar funcionários em sua conta de cartão de crédito empresarial pode facilitar a condução dos negócios, especialmente quando compras frequentes são necessárias para administrar sua operação. Os funcionários podem usar um cartão de crédito vinculado à conta comercial para esses tipos de despesas relacionadas ao trabalho e, como usuários autorizados, os funcionários podem assumir a responsabilidade por tarefas como ativação do cartão de crédito, visualização de transações e resolução de problemas de fraude. 

Com esse acesso, os funcionários podem fazer as compras por conta própria. Por exemplo, se precisarem viajar para reuniões, ter um funcionário listado como usuário autorizado facilita o pagamento de despesas como passagens aéreas, estadias em hotéis e refeições. Dessa forma, os funcionários não precisam arcar com suas próprias despesas e esperar o reembolso. Suas despesas são então adicionadas à conta comercial e são consideradas despesas operacionais da empresa. 

Outro exemplo de quando cartões de crédito de funcionários podem ser usados ​​é para quem trabalha com vendas. Como os representantes de vendas e consultores costumam passar a maior parte do dia em reuniões com os clientes, eles geralmente exigem uma forma de pagamento para pagar coisas em trânsito, como refeições fornecidas aos clientes e gasolina.

Existem diferentes opções de escolha ao decidir sobre um cartão de crédito empresarial. Alguns cartões de crédito oferecem programas de recompensas, enquanto outros oferecem uma taxa percentual anual (APR) de 0%, o que significa que você não precisa pagar juros sobre compras feitas dentro do prazo especificado. Você precisará comparar taxas e vantagens para decidir quais cartões de crédito oferecem melhores benefícios para atender às suas necessidades de negócios.

Tipos de cartões de visita

Dependendo das necessidades do seu negócio, existem diferentes tipos de cartões de visita que os funcionários podem usar para fazer compras comerciais. Algumas empresas usam um cartão de crédito para pequenas empresas para todas as compras, enquanto outras também podem usar uma combinação de cartões de compras e cartões de viagem. 

Cartões de crédito para pequenas empresas 

Cartões de visita pequenos são ideais para empresas com um ou mais funcionários para pagar despesas comuns, como material de escritório e equipamentos. As taxas de juros e taxas anuais podem variar dependendo do emissor do cartão, mas muitos oferecem programas de recompensas ou reembolso para despesas como viagens. 

Cartões de compras

Também chamados de cartões P, os cartões de compras são semelhantes aos cartões de crédito ao consumidor, mas diferem no sentido de que os fundos não são emprestados. Como esses cartões devem ser pagos integralmente pelo titular da conta todos os meses, eles não geram juros. Esse tipo de cartão também é conhecido como cartão de compra. Os cartões de aquisição de viagens às vezes também são usados ​​pelas empresas apenas para despesas de viagem. 

Cartões pré-pagos

As empresas também têm a opção de usar um cartão pré-pago. Esse cartão permite que os funcionários tenham acesso a recursos, mas não exige verificação de crédito, pois os recursos são pagos antecipadamente e não estão vinculados a conta corrente bancária. 

Prós e contras dos cartões de crédito para funcionários

Prós dos cartões de crédito de funcionários explicados

• Capacidade de rastrear as compras dos funcionários: Ao usar cartões de crédito de funcionários, as empresas podem rastrear as compras feitas pelo funcionário. Isso permite que a empresa controle suas despesas de maneira rápida e fácil, sem esperar recibos ou ter que tomar medidas extras para reembolsar os funcionários pelas despesas comerciais.
• Os usuários autorizados têm acesso apenas às suas próprias compras: Os usuários autorizados poderão acessar facilmente suas compras, mas não terão acesso à conta principal e aos gastos gerais da empresa. 
• Os gerentes podem impor limites aos gastos: com os cartões de crédito de funcionários, os gestores podem definir limites para os autorizados na conta. Isso permite que as empresas permaneçam dentro do orçamento, fornecendo apenas os fundos necessários ao funcionário. 
• Pode oferecer benefícios de recompensas: alguns cartões de crédito oferecem a possibilidade de ganhar pontos em determinadas compras, bem como seguro de aluguel de automóveis.   

Contras dos cartões de crédito de funcionários explicados

• É necessário um bom crédito pessoal do proprietário da empresa: A maioria dos emissores de cartões de crédito empresariais exige uma garantia pessoal, o que significa que os proprietários de pequenas empresas devem fornecer seu número de Seguro Social e histórico de crédito pessoal para se qualificarem. 
• Possível uso indevido de cartões de visita: Ao dar acesso a fundos a um funcionário, existe a possibilidade de uso indevido para compras pessoais, o que pode, por sua vez, afetar a pontuação de crédito pessoal de um pequeno empresário. 
• Taxas e juros de cartão de crédito: Alguns cartões de crédito empresariais podem incorrer em taxas anuais e taxas de transação estrangeira, além de acarretar altas taxas de juros. Considere se essas taxas valerão os benefícios ou opte por cartões com tarifas e tarifas mais baixas. 
• Os fundos podem não estar prontamente disponíveis: após a aprovação, os novos usuários de cartões de visita poderão ter que esperar várias semanas para receber seus cartões de crédito pelo correio antes de poderem fazer compras na conta. 

Você deve obter cartões de crédito para seus funcionários?

Decidir se você deve autorizar funcionários em sua conta de crédito comercial depende das necessidades de sua empresa e das preferências para conduzir negócios. Diferentes setores podem ver mais necessidade de cartões de crédito em comparação com outros. Algumas empresas podem se beneficiar muito com a autorização de funcionários em seus cartões de crédito, enquanto outras podem achar mais fácil usar outros métodos para compras comerciais, como cartões pré-pagos ou reembolsos. 

Quando os cartões de crédito dos funcionários podem ser uma boa opção

• Há uma necessidade consistente de compras relacionadas aos negócios.
• Os funcionários viajam frequentemente para realizar negócios.
• É necessário gerenciar melhor o fluxo de caixa.
• São estabelecidas regras em relação à má conduta com cartões de crédito de funcionários.
• Você pode se beneficiar de um sistema de recompensas de cartão de crédito, pois costuma gastar em compras em determinadas categorias (ou seja, compras de viagens e jantares fora).

Quando os cartões de crédito dos funcionários podem não funcionar

• As despesas comerciais não são frequentemente exigidas.
• Nenhuma regra foi estabelecida para má conduta em relação aos cartões de crédito de funcionários.
• Problemas anteriores com segurança de cartão de crédito e hábitos de consumo dos funcionários.

Perguntas frequentes (FAQ)