Table of Contents
Despesas de viagem são despesas que um funcionário faz enquanto viaja a negócios da empresa. Os negócios da empresa podem incluir conferências, exposições, reuniões de negócios, reuniões com clientes e clientes, feiras de empregos, sessões de treinamento e ligações de vendas, por exemplo.
As despesas podem incluir hospedagem, reembolso de quilometragem de carro pessoal, voos, transporte terrestre, gorjetas para carregadores, refeições, gorjetas para garçons, serviço de quarto e outras despesas acessórias que um funcionário possa enfrentar enquanto estiver na estrada.
Observação
As despesas que uma organização reembolsará são encontradas na política de viagens de negócios da empresa. Familiarize-se com a política da sua empresa porque despesas, tão variadas quanto lavagem a seco e academia, podem ser cobertas para funcionários em viagens prolongadas, além dos custos esperados de viagem, hospedagem e alimentação.
Despesas de viagem para funcionários em missões de longo prazo
Ao usar instalações de alojamento de longo prazo para funcionários em viagem, muitos empregadores também oferecem oportunidades para a família do funcionário visitar quando o funcionário está viajando extensivamente a negócios. Quando um funcionário é designado temporariamente para outro local da empresa, os empregadores às vezes pagam para que a família do funcionário visite em intervalos de tempo prescritos. Isso evita que o fardo do trabalho remoto afete negativamente as relações familiares.
Os empregadores procuram oferecer opções de valor para os funcionários que estão longe de casa e da família por longos períodos de tempo. Você precisa aproveitar todos os privilégios de viagem que seu empregador oferece para aumentar o moral e a dedicação dos funcionários.
O entretenimento do cliente em conferências, ligações de vendas e visitas in loco é outra despesa reembolsável, mas conheça as políticas da sua empresa para não ultrapassar os limites impostos aos custos de entretenimento. Por exemplo, as empresas frequentemente impõem um limite ao que você pode gastar para levar um cliente para jantar.
Observação
Conheça também a política da sua empresa relativamente à atribuição de créditos de milhas aéreas. Isso varia. Algumas empresas permitem que os funcionários acumulem milhas de viagens aéreas que poderão usar em viagens pessoais com a família. Outros acumulam um banco de milhas de viagem que usam para cobrir viagens de negócios adicionais dos funcionários. Novamente, conhecer as políticas da sua empresa é crucial.
Como os empregadores pagam as despesas de viagem dos funcionários?
Normalmente, as organizações pagam as despesas de viagem dos funcionários dessas três maneiras.
Cartões de crédito corporativos
Os cartões de crédito são emitidos para funcionários que precisam viajar frequentemente a negócios. Os funcionários podem cobrar a maior parte das despesas incorridas em uma viagem de negócios no cartão de crédito da empresa. Para reembolso de despesas extras, como gorjetas e fast food, os funcionários precisarão preencher um relatório de despesas quando retornarem da viagem.
Os cartões de cobrança são convenientes para os funcionários, pois eles não precisam arranjar dinheiro para pagar as despesas comerciais antes do reembolso. Porém, conheça as políticas da sua empresa; você ainda pode precisar entregar recibos e outros documentos comprovativos, mesmo quando cobra essas despesas em um cartão de crédito.
Dinheiro:
Organizações sem cartões de crédito corporativos para funcionários exigem que os funcionários preencham um relatório de reembolso de despesas para cada despesa enquanto o funcionário estiver em trânsito. Geralmente exigem recibos e algum nível de justificativa para cada despesa.
Observação
Raramente uma organização pediria aos funcionários que pagassem itens caros, como passagens aéreas, e buscassem reembolso posteriormente. Um pedido de compra ou cartão de crédito da empresa pagará antecipadamente grandes despesas. Mas os funcionários muitas vezes são obrigados a pagar em dinheiro pelas despesas diárias de viagem que são posteriormente reembolsadas.
diárias
Uma diária é um subsídio diário de uma certa quantia em dinheiro que um funcionário recebe para cobrir todas as despesas. O funcionário é responsável por fazer escolhas acertadas de despesas de viagem dentro dos parâmetros da quantia de dinheiro que ele ou ela recebe diariamente.
Algumas empresas pagam diretamente pelo transporte e moradia, mas concedem aos funcionários que viajam uma diária para todas as outras despesas, incluindo refeições e transporte terrestre. Sabe-se que os funcionários gastam menos em despesas para manter o dinheiro extra das diárias. As empresas geralmente permitem isso.
Conheça as políticas de despesas de viagem do seu empregador
Os funcionários que viajam a negócios são aconselhados a manter-se atualizados sobre as políticas de viagens da empresa e os custos cobertos para reembolso. As despesas que não estão incluídas nas apólices geralmente não são reembolsadas ou cobertas.
Os recibos são exigidos pela maioria das empresas, exceto aquelas que pagam diárias. Provavelmente, sua empresa também possui um formulário que espera que os funcionários usem para entregar despesas de viagem.
Observação
Para manter o controle das despesas reembolsáveis, os funcionários geralmente recebem um prazo para apresentar um relatório de despesas e entregar os recibos aplicáveis. O departamento financeiro terá diretrizes que o ajudarão a se manter atualizado.
Se você tiver dúvidas sobre o que constitui despesas de viagem apropriadas em sua organização, consulte seu gerente e o departamento de Recursos Humanos. Você não quer gastar dinheiro e receber uma surpresa depois.
Os empregadores estão usando as viagens como incentivo aos funcionários
Alguns empregadores começaram a usar as viagens como incentivo aos funcionários. Quando os funcionários são recompensados com viagens pela empresa por cumprirem uma meta, a viagem de incentivo aumentará a lealdade dos funcionários e o engajamento no local de trabalho.
