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Quer você seja um único proprietário, um contratante independente ou proprietário de uma pequena empresa, é provável que você lide regularmente com uma quantidade considerável de faturas e tenha constantemente dinheiro entrando e saindo de contas bancárias.
Para ajudar a administrar essas finanças, é importante verificar os valores que você encontra nos extratos bancários com as diferentes faturas recebidas e emitidas que você possui. Isto é chamado de “reconciliação de faturas” e é uma ação fundamental para garantir que suas contas estejam corretas. Para realizar a reconciliação de faturas com eficiência, saiba por que isso é importante, o que isso implica e como melhorar seu processo.
Principais conclusões
- A reconciliação de faturas é o processo pelo qual o proprietário de uma empresa compara as faturas recebidas e enviadas com os registros bancários.
- A reconciliação é fundamental para identificar faturas pendentes e cobranças fraudulentas sobre as quais você precisa tomar medidas.
- O processo pode ser manual ou automatizado, dependendo da sua preferência.
Por que a reconciliação de faturas é importante
Antes da era das carteiras digitais, equilibrar um talão de cheques era essencial para garantir que os valores corretos fossem debitados de uma conta corrente.
A reconciliação de faturas é semelhante a este processo, exceto que é usada por empresas para combinar faturas recebidas e enviadas com extratos bancários em um período específico. As faturas devem contabilizar as receitas das compras do comprador e as despesas das contas dos fornecedores.
A reconciliação pode salvá-lo de perdas financeiras consideráveis e garantir a adequação do dinheiro que sai ou entra em sua conta.
Observação
Sem equilibrar faturas e extratos bancários, você corre o risco de fundos imprecisos. Isso pode ser de um cliente que não pagou a fatura, de uma fatura omitida, de uma fatura que você esqueceu de pagar ou de uma cobrança fraudulenta.
Como você reconcilia uma fatura?
A reconciliação de faturas envolve a verificação de todas as cobranças efetuadas e recebidas em relação aos seus extratos bancários para garantir a precisão. O processo parece relativamente simples, mas pode se tornar mais complexo dependendo de quão manual você o faz.
Aqui está um método simples de reconciliação:
- Organize todas as faturas recebidas em uma pasta, seja um arquivo físico ou de computador, dependendo da preferência.
- Organize todas as faturas enviadas em uma pasta.
- Selecione o período do relatório que você gostaria de revisar.
- Reúna extratos bancários que cubram esse período, geralmente acessíveis a partir do login do seu banco on-line.
- Revise as faturas recebidas e combine-as com os itens de linha em seu extrato bancário.
- Marque cada fatura como “concluída”, “não paga” ou “pagamento parcial”.
- Faça quaisquer pagamentos não pagos ou parciais ou marque a data de vencimento em seu calendário.
- Revise as faturas enviadas para contabilizar os pagamentos feitos a você.
- Marque cada fatura como “concluída”, “não paga” ou “pagamento parcial”.
- Verifique quaisquer discrepâncias.
- Acompanhe os clientes que não são pagos ou parcialmente pagos para receber seus pagamentos.
Observação
Suas faturas para clientes podem ser diferentes das faturas recebidas de outras empresas ou fornecedores. Certifique-se de entender como ler as faturas recebidas e onde estão as informações essenciais. Até mesmo entrar em contato com os departamentos de contabilidade de seus clientes pode fornecer muita clareza.
Como melhorar a reconciliação de faturas
A Small Business Administration recomenda que todos os proprietários de empresas mantenham uma contabilidade adequada, e a reconciliação de faturas é uma das ações essenciais para contabilizar receitas e despesas. Mas mesmo esta tarefa relativamente simples pode ser cansativa com um levantamento manual.
Benefícios do software de contabilidade
Você precisa encontrar a melhor maneira de melhorar seu processo de reconciliação para torná-lo mais eficiente. Por exemplo, os processos automatizados encontrados em software de contabilidade empresarial muitas vezes podem incluir um recurso de reconciliação de faturas. Isso dispensa a necessidade de criar planilhas e revisar linha por linha.
Observação
Alguns sistemas de processamento de pagamentos, como o Stripe, oferecem reconciliação automática como parte de sua conta comercial. Embora isso represente principalmente faturas emitidas, este é um excelente ponto de partida para incorporar automação ao seu processo.
Aprimore as habilidades de planilhas
Você é um tradicionalista que gosta de fazer o processo manualmente? Aprender novas habilidades em planilhas por meio de um curso on-line é uma maneira fácil de aprimorar sua contabilidade DIY. Memorizar atalhos de teclado e fórmulas do Microsoft Excel pode adicionar precisão à reconciliação.
Contrate um contador
Se você está sobrecarregado com uma agenda e uma clientela exigentes, talvez seja melhor terceirizar seus esforços de reconciliação. Um contador público certificado (CPA), por exemplo, oferece serviços financeiros personalizados, enquanto um contador pode ajudar em mais atividades do dia a dia a um custo menor. Procure e identifique alguns contadores e certifique-se de que eles oferecem reconciliação de faturas.
Não importa qual seja o seu processo de reconciliação de faturas, você deve revisar ativamente a documentação financeira. Isso coloca você no banco do motorista e ciente de quaisquer sinais de alerta. Para ajudar a agilizar o processo e facilitar a revisão de seus extratos, você pode criar uma lista de verificação com taxas bancárias conhecidas, cobranças repetitivas e rolagens.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como você cria uma fatura?
Uma fatura é um documento que contabiliza os produtos, quantidades e preços dos produtos encomendados por um comprador. Os principais itens de uma fatura incluem informações da empresa, informações do cliente, número e data da fatura, produto por item de linha, imposto e valor total.
Existem muitos serviços online gratuitos para criar faturas simples rapidamente.
Como você envia uma fatura no PayPal?
O PayPal oferece um serviço gratuito para empresas criarem e enviarem faturas diretamente na plataforma. Faça login em sua conta comercial, encontre Faturas na seção Ferramentas, crie a fatura com os detalhes necessários e clique em Enviar.
O que é uma fatura pró-forma?
Conforme definido pela Administração de Comércio Internacional, uma fatura pro forma é uma fatura enviada antecipadamente a um comprador antes que a compra seja feita. A fatura pró-forma torna-se necessária quando o cliente precisa solicitar licença de importação, combinar entrega ou negociar com entidades governamentais.
