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Você provavelmente já ouviu a frase, “A ignorância da lei não é desculpa.” Bem, este é um daqueles casos que ilustra a regra: você não pode ficar com os contracheques dos funcionários não descontados; você deve entregá-los ao seu estado.
Os contracheques não reclamados são um tipo especial de propriedade não reclamada. Se você estiver com contracheques não reclamados, você (o empregador) está legalmente obrigado pela lei estadual a devolver quaisquer contracheques não descontados ao estado onde a pessoa trabalhou pela última vez. Você pode ser multado ou penalizado se não devolver o cheque, mesmo que a pessoa não seja encontrada.
Por que os contracheques não reclamados devem ser entregues ao Estado?
O princípio por trás desta lei é chamado de “escheat” (é pronunciado como parece, em duas sílabas: es-cheat). Escheat significa “rendição” e é baseado em uma doutrina de direito consuetudinário que exige que bens não reclamados sejam devolvidos (entregues) ao estado, não mantidos pela pessoa que os possui.
Quais são as regras para devolução de contracheques de funcionários?
As leis de isenção variam de acordo com o estado, mas a maioria exige que a empresa que emite o contracheque faça um esforço para encontrar o ex-funcionário e entregue o valor do(s) contracheque(s) dentro de um determinado período de tempo (é comum um limite de um ano a partir do momento em que o contracheque foi emitido).
Como faço para notificar o ex-funcionário?
Primeiro, envie uma carta autenticada para o último endereço conhecido da pessoa (é por isso que você mantém bons registros da folha de pagamento, certo?). O tempo entre a notificação e o depósito varia de acordo com o estado, mas geralmente não ultrapassa 180 dias (aproximadamente 6 meses). Ou seja, você deve notificar a pessoa e não esperar mais do que o tempo especificado antes de entregar o contracheque ao estado.
Enviar uma carta autenticada significa que você terá um registro se a carta não puder ser entregue; isso o ajudará a mostrar o estado em que você fez a devida diligência ao tentar encontrar o ex-funcionário.
Como faço para enviar contracheques não descontados?
Cada estado tem uma exigência diferente. Em Iowa, por exemplo, você deve tentar localizar ex-funcionários de julho a setembro e enviar seu relatório até 1º de novembro.
Para encontrar as leis de fuga em seu estado…
Comece fazendo uma pesquisa por “escheat” e o nome do seu estado. Ou você pode conferir o site da Associação Nacional de Administradores de Propriedades Não Reivindicadas (NAUPA); eles têm uma página da web mostrando a seção de propriedades não reclamadas de cada estado.
Estabeleça um procedimento para lidar com contracheques não reclamados
- Defina uma nota de “tarefas” em seu calendário de folha de pagamento para o final de cada ano e gere um relatório que mostre as informações de cada contracheque. Marque os contracheques que não foram descontados.
- Em seguida, envie as cartas autenticadas.
- Por fim, siga os requisitos do seu estado para devolver contracheques não reclamados para ex-funcionários que não descontaram cheques.
