Table of Contents
Muitos proprietários de empresas temem a ideia de fazer a folha de pagamento porque pode ser um desafio complexo e exigente. No entanto, você pode querer fazer isso sozinho em vez de contratar terceiros, se tiver apenas alguns funcionários. É possível se você seguir algumas etapas básicas, entender no que está se metendo e prestar atenção aos detalhes.
Principais conclusões
- Antes de iniciar o processo de folha de pagamento, você precisará se registrar nas agências fiscais federais, estaduais e locais.
- Para fazer a folha de pagamento, calcule a taxa de pagamento e, em seguida, retenha impostos e outras deduções para obter um valor líquido de pagamento para cada funcionário.
- A parte final do processo da folha de pagamento é relatar e pagar os impostos sobre a folha de pagamento a todas as agências tributárias.
- Para tornar o processo mais fácil, você pode usar um software de folha de pagamento online ou um serviço de folha de pagamento.
Etapas do processo de folha de pagamento
O processo de folha de pagamento inclui três etapas básicas:
- Preparação: Prepare-se para o cálculo e processamento da folha de pagamento e decida quem fará todas as tarefas da folha de pagamentoantesvocê começa a contratar funcionários.
- Funcionários pagantes: Configure um sistema para calcular os salários dos funcionários, emitir contracheques e distribuí-los.
- Pós-pagamento: reserve dinheiro para impostos, faça pagamentos de impostos e envie relatórios de folha de pagamento ao Internal Revenue Service (IRS), à Administração da Segurança Social (SSA) e às entidades fiscais estaduais e locais nos momentos corretos, depois de pagar seus funcionários.
Antes de contratar e pagar funcionários
Você precisará tomar algumas decisões sobre o pagamento dos funcionários para emitir contracheques. Com que frequência você pagará? E quanto a folga remunerada? Você pagará horas extras?
Descubra todas as leis trabalhistas federais, estaduais e locais, porque elas afetam o valor que você paga aos funcionários e verifique com um advogado trabalhista para ter certeza de que está seguindo todas as leis.
Decidir sobre um sistema de contabilidade
A maioria das pequenas empresas usa um sistema de contabilidade online com opção de processamento de folha de pagamento. Pesquise aplicativos de folha de pagamento para pequenas empresas Android e folha de pagamento QuickBooks online.
Coletar a papelada que os novos contratados devem assinar
Cada novo funcionário deve preencher determinados documentos como parte do processo de integração. Você deve ter certeza de que os formulários e inscrições de novas contratações foram preenchidos e arquivados. Estes incluem:
- Um formulário IRS W-4 para designar retenção
- Um formulário de inscrição
- Um formulário I-9 para mostrar elegibilidade para trabalhar nos Estados Unidos
- Documentos eleitorais de retenção de impostos estaduais e locais
Configurar depósito direto para contracheques
Entre em contato com seu banco para saber como funciona o sistema de depósito direto. Você também precisará obter autorização de cada funcionário e informações sobre suas contas correntes, como números de conta e números de roteamento.
Configurar uma conta de folha de pagamento separada
Abra uma conta bancária separada para emitir contracheques ou pagar por meio de depósito direto do funcionário. Você também precisará dessa conta para depositar fundos coletados de funcionários para imposto de renda federal e estadual e para impostos de Previdência Social e Medicare (referidos como impostos FICA) e outros valores.
Observação
Uma conta de folha de pagamento separada pode ajudá-lo a acompanhar essas transações sem misturá-las com sua conta bancária comercial geral.
Obtenha um número de identificação do empregador
Um número de identificação do empregador (EIN) é efetivamente um número de Seguro Social para empresas para fins fiscais federais. Você precisará de um se quiser ter funcionários. Entre em contato com o IRS e eles atribuirão um a você, ou você pode se inscrever online.
Funcionários pagantes
Pague seus funcionários de acordo com os períodos de pagamento que você decidiu. Isso envolve descobrir quanto cada um deles deve e subtrair a retenção na fonte e outras deduções de seu salário.
- Calcular o salário dos funcionários: Calcule o valor bruto do pagamento de cada funcionário. Este é o valor total que você deve ao funcionário com base nas horas trabalhadas e na taxa horária ou no total do período de pagamento para funcionários assalariados.
- Calcular retenções e deduções: você usará o valor bruto do pagamento para calcular a retenção de impostos federais, estaduais e quaisquer impostos de renda locais. Calcule a dedução dos impostos FICA, bem como das deduções como planos de saúde e contribuições para planos de aposentadoria. O IRS oferece uma ferramenta on-line útil para orientá-lo passo a passo.
- Escrever contracheques: emitir contracheques e distribuí-los aos funcionários, ou enviá-los por depósito direto.
- Obtenha totais para depósitos de impostos sobre folha de pagamento: Obtenha os totais de todos os funcionários para pagamento bruto, retenção na fonte federal, estadual e local, impostos FICA e quaisquer outras deduções. Você precisará desses valores para seus depósitos e relatórios de impostos sobre a folha de pagamento.
Observação
Essas etapas se aplicam especificamente aos funcionários. Você não precisa reter impostos para indivíduos que trabalham para você como prestadores de serviços independentes. A Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC) fornece um guia completo para quem é funcionário e quem é contratado independente e explica todas as regras.
Depois de pagar aos funcionários
Você deve fazer certos depósitos de impostos sobre a folha de pagamento ao IRS e às agências estaduais e locais referentes aos valores retirados dos contracheques dos funcionários:
- Os valores que você reteve do pagamento do funcionário para impostos de renda federais e estaduais
- Os valores que você deduziu do pagamento dos funcionários para o Seguro Social e o Medicare
- Os valores que você deve como empregador para a Segurança Social e Medicare
Você pode efetuar pagamentos de depósitos de impostos sobre a folha de pagamento usando o sistema eletrônico de pagamento de impostos federais (EFTPS) do IRS.
Outros depósitos fiscais sobre folha de pagamento
Você deve fazer pagamentos regulares do imposto federal sobre desemprego, além de retenções federais e pagamentos de deduções da Previdência Social/Medicare. Você também deve fazer depósitos de impostos sobre a folha de pagamento em seu estado e, possivelmente, em sua localidade, além de depósitos federais de impostos sobre a folha de pagamento.
Relatório de impostos sobre folha de pagamento
As empresas são obrigadas a enviar regularmente determinados relatórios de impostos sobre a folha de pagamento:
- Relatórios trimestrais para o IRS no Formulário 941 mostrando o valor de sua obrigação de imposto sobre a folha de pagamento e os valores que você pagou sobre essa obrigação durante o trimestre anterior
- Relatórios anuais de imposto de desemprego para o IRS no Formulário 940, mostrando o valor da sua obrigação de imposto de desemprego e os valores que você pagou sobre essa obrigação
- Relatórios para agências fiscais estaduais e locais
Crie um registro de folha de pagamento
Crie e mantenha um registro de folha de pagamento para acompanhar todas as informações da folha de pagamento de cada funcionário. A maioria dos sistemas de contabilidade on-line faz parte de seu pacote de relatórios. Você precisará dessas informações para os totais e relatórios da folha de pagamento de final de ano.
Crie um calendário fiscal anual
Criar e manter um calendário mensal de impostos sobre a folha de pagamento, seja em seu software de contabilidade/folha de pagamento ou manualmente, ajudará você a controlar todas as datas de imposto sobre a folha de pagamento durante o ano. Adicione as datas do imposto sobre a folha de pagamento do seu estado para obter um calendário completo.
Obtendo ajuda com folha de pagamento
Mesmo se você decidir fazer o processamento da folha de pagamento e dos impostos sobre a folha de pagamento, precisará de um profissional tributário licenciado para supervisionar o processo. O processamento da folha de pagamento é complexo e os impostos e as leis estão sempre mudando, e cada ano fiscal é diferente de alguma forma.
Perguntas frequentes (FAQ)
Quanto tempo você tem para manter os registros da folha de pagamento?
Você deve seguir os requisitos federais e estaduais para manter registros da folha de pagamento. As agências federais têm requisitos diferentes quanto ao período de tempo e quais registros manter.
O IRS, por exemplo, exige que todos os formulários de folha de pagamento e informações sobre salários e benefícios sejam mantidos por quatro anos.O Departamento do Trabalho (DOL) exige que os empregadores mantenham registros sobre a taxa de pagamento dos funcionários, horas trabalhadas e horas extras trabalhadas por pelo menos três anos.
Para requisitos estaduais de manutenção de registros, consulte o site da agência de força de trabalho do seu estado.
Como você faz a folha de pagamento de 1.099 funcionários?
O Formulário 1099-NEC do IRS é usado para relatar pagamentos a não funcionários, incluindo contratados independentes, freelancers e outros que prestam serviços à sua empresa. Você deve apresentar este relatório se pagou a alguém mais de US$ 600 por ano, para fins de imposto de renda federal.Geralmente não há retenção a reportar, a menos que a pessoa esteja sujeita a retenção de segurança.
Quanto custa ter alguém para fazer sua folha de pagamento?
Você pode querer usar um serviço de folha de pagamento em vez de fazer você mesmo a folha de pagamento. Os serviços online são cobrados mensalmente, com preço base e valor adicional por funcionário. Você também pode pagar um preço mais alto se desejar mais suporte técnico ou serviços adicionais.
Outra opção é um serviço offline por meio de uma empresa de folha de pagamento. Oferecem um atendimento mais personalizado, que também se baseia no número de funcionários. As taxas geralmente incluem o processamento da folha de pagamento, o recolhimento dos impostos devidos e a preparação de relatórios para os órgãos fiscais,
