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Os cheques em papel são menos comuns do que costumavam ser, mas não foram completamente eliminados. Na verdade, 6,51% dos pagamentos não monetários efectuados em 2020 foram efectuados em cheque, pelo que ainda há muita gente que insiste em pagar em cheque.
Algumas empresas ainda têm muito a ganhar aceitando cheques como forma de pagamento. Por exemplo, certas empresas não aceitam cartões de débito ou crédito devido às taxas de processamento. Da mesma forma, alguns empreendimentos de pequena escala nem sequer foram criados para serem comerciantes.
O desafio para essas empresas é como evitar cheques sem fundo. Você nunca sabe ao certo se os clientes têm dinheiro em suas contas correntes, e é caro e demorado quando os cheques são devolvidos. Ao implementar uma política rígida para aceitar cheques, você pode reduzir as chances de descontar um cheque sem fundo de um cliente e depois pagar o preço.
Verifique a identificação
Se ainda não o fez, comece a verificar a identificação do emissor do cheque para garantir que a pessoa que lhe entrega o cheque é a mesma proprietária da conta. Por exemplo, solicite a carteira de motorista da pessoa. Além disso, verifique (e copie) o endereço no documento de identidade para ver se ele corresponde ao endereço no cheque. Também é uma boa prática escrever o número de identificação no próprio cheque, mas não deixe o cliente escrever o número de identificação no cheque com antecedência, pois eles podem fornecer números falsos.
Se os endereços não corresponderem, isso não significa que você está recebendo um cheque sem fundos, mas isso, em combinação com outros sinais de alerta, pode sinalizar um problema. Da mesma forma, evite aceitar cheques para pagamento com endereços temporários, como caixas postais ou hotéis.
Assista à assinatura
Insista para que todos os cheques sejam assinados no seu local de trabalho (assumindo que os clientes venham ao seu local de trabalho) e na sua presença; nunca aceite cheques pré-assinados. Você realmente quer ver a pessoa assinar porque um ladrão pode pegar um cheque assinado legitimamente, alterá-lo e trazê-lo para o seu negócio.
Se a assinatura não estiver legível, peça ao cliente que imprima seu nome no cheque. Compare essa assinatura com a assinatura do documento de identidade que você obteve para ter certeza de que está lidando com a mesma pessoa.
Obtenha informações de contato
Certifique-se de que as informações de contato do cliente estejam impressas no cheque. Caso não esteja ou não esteja atualizado, solicite endereço e telefone atualizados. Se algo der errado com o pagamento, o primeiro passo é entrar em contato com o cliente e avisá-lo, portanto, informações de contato válidas são essenciais.
Se forem fornecidas informações incorretas, pode ter sido um erro honesto que o cliente pode corrigir rapidamente; caso contrário, talvez seja necessário notificar o cliente por escrito antes de tomar uma ação legal.
Dê uma olhada mais de perto
Inspecione o cheque para determinar se ele foi impresso por uma impressora de cheques profissional ou se foi potencialmente criado por um ladrão profissional. Verifique se as bordas estão bem cortadas e quadradas e procure recursos de segurança no cheque, como marcas d’água ou palavras microimpressas que são tão pequenas que mal são distinguíveis a olho nu.
Da mesma forma, procure sinais de adulteração, incluindo marcas riscadas ou reescritas, letras ou números manuscritos fora das linhas preenchíveis, tinta diferente, manchas ou desgaste em locais suspeitos. Rejeitar pagamentos adulterados pode ajudá-lo a evitar descontar cheques sem fundo.
Verifique o número do cheque
Tenha muito cuidado se o cheque for de uma nova conta. A maneira de determinar a idade relativa de uma conta é observar o número do cheque. Um número baixo (125 ou menos) geralmente significa que é o primeiro talão de cheques emitido para aquela conta. Dito isto, qualquer pessoa pode pedir para iniciar seus cheques com um número maior, então não presuma que o cheque 9900 seja necessariamente de uma conta experiente. Da mesma forma, não aceite cheques sem número ou com número escrito à mão.
Observação
Aproximadamente 90% dos cheques sem fundos vêm de contas bancárias com menos de um ano, portanto, suspeite de cheques com número inferior a 125.
Valide o valor
Revise o valor escrito na linha “Pagar no pedido de” e certifique-se de que corresponda ao valor na caixa de valor numérico. Por exemplo, um cheque que diz “mil e quinhentos e 50/100 dólares” deve incluir $ 1.500,50 na caixa do valor numérico.
Se surgir uma discrepância entre os dois, o banco honrará o valor a pagar. Um fraudador poderia, portanto, escrever um número mais alto na caixa do valor numérico e um número baixo ilegível na linha de pagamento para evitar pagar o que realmente deve.
Exigir a data atual
Insista para que os cheques sejam emitidos apenas com a data de hoje. Se o cliente colocar uma data futura, também conhecido como cheque pré-datado, recuse-se a aceitá-lo. Você poderá descontar o cheque imediatamente, em vez de esperar por uma data futura.
E se você estiver lidando com um pagador fraudulento, o atraso na chegada de fundos causado por um cheque pré-datado pode permitir que eles caiam na estrada antes que você perceba que o cheque foi devolvido.
Mantenha-o local
Se possível, opte por cheques provenientes de clientes que moram no mesmo estado da sua empresa ou, pelo menos, de pessoas que possuem conta em uma instituição financeira local.
Claro, as pessoas se mudam e uma certa parte da sua base de clientes pode estar de férias a qualquer momento, mas os riscos são maiores com um cheque fora do estado. Isso ocorre porque você não pode entrar em contato facilmente com o banco, se necessário, para validar o cheque. Talvez você precise perder tempo fazendo pesquisas para determinar se o banco fora do estado existe.
Verifique os fundos
Em caso de dúvida, entre em contato com o banco do emissor do cheque e peça para verificar os fundos nas contas do cliente antes de aceitar o cheque para garantir que ele realmente tenha os fundos contra os quais emitiu o cheque. Isso é particularmente útil para grandes valores de cheques, pois pode ajudá-lo a evitar descontar um cheque sem fundos que posteriormente será devolvido e fará com que você perca um pagamento do qual sua empresa depende. O banco pode recusar o seu pedido e não há garantia de que os fundos estarão lá, mesmo que o banco os verifique, mas vale a pena tentar.
Você também pode se inscrever em um serviço de verificação de cheques de terceiros para ajudar a sinalizar cheques suspeitos. Esses serviços realizam uma série de tarefas para reduzir o risco de aceitação de cheques para pagamento, inclusive determinar se uma conta corrente é válida e tem saldo positivo.
Não gaste imediatamente
Lembre-se que um cheque sempre pode ser devolvido, o que significa que o banco não pode validá-lo.Este processo pode demorar mais do que o esperado. O processo de compensação de cheques é confuso porque seu banco pode permitir que você retire ou gaste parte (ou todos) os fundos de um cheque, geralmente dentro de dois dias, embora possa levar semanas para que fique claro que um cheque é “ruim”.
Se o cheque for devolvido depois de você gastar o dinheiro, você terá que reembolsar o banco. Para evitar as repercussões de descontar um cheque sem fundo, espere 30 dias antes de utilizar os fundos do cheque recém-depositado, ou mais se tiver alguma dúvida. Leia a política do seu banco para aceitar cheques ou entre em contato com o seu banco para saber quando você saberá que o dinheiro realmente chegou.
