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O Formulário W-2 é a declaração anual de salários e impostos que você deve fornecer a cada funcionário para preencher sua declaração de imposto de renda pessoal. Você deve enviar esses formulários à Administração da Segurança Social (SSA), por correio ou online.
Este artigo fornece detalhes sobre prazos, extensões e como enviar formulários W-2 por correio ou por e-mail.
Principais conclusões
- Os formulários W-2 do Internal Revenue Service (IRS) são usados para relatar o pagamento anual dos funcionários, retenções e outras deduções.
- O prazo para entrega desses formulários aos funcionários e arquivamento deles na Administração da Previdência Social (SSA) é 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal reportado.
- Você poderá obter uma prorrogação do depósito, mas apenas em circunstâncias extraordinárias.
- Você pode enviar os formulários pelo correio ou usar o portal Business Services Online da SSA para arquivá-los eletronicamente.
Preparando-se para enviar os formulários W-2
Antes de preparar os formulários W-2, você deve coletar informações do ano fiscal de cada funcionário, incluindo:
- Seu pagamento tributável total (salários, gorjetas e remuneração) para o ano
- Segurança Social e Pagamento Médico
- Imposto de renda federal, imposto de seguridade social e imposto de Medicare retidos
- Outras informações sobre benefícios tributáveis
- Salário tributável estadual e impostos estaduais retidos
Se você estiver preenchendo formulários W-2 por correio, também deverá preparar um formulário W-3 resumindo as informações incluídas nos W-2s. Certifique-se de que os totais de todas as caixas nos formulários W-2 de seus funcionários correspondam ao total dessa caixa no formulário W-3. Além disso, verifique se as informações da sua empresa são as mesmas.
Observação
Revise esses outros erros comuns no envio dos formulários W-2 e W-3. Se você cometer um erro, deverá preencher um formulário W-2c para fazer correções.
Data de vencimento para envio de formulários W-2
Todos os anos, você deve enviar formulários W-2 a cada um de seus funcionários até 31 de janeiro do ano seguinte para que eles possam usar o formulário para preparar sua declaração de imposto de renda. Você também deve enviar o formulário à Administração da Previdência Social (SSA) até 31 de janeiro para verificar e arquivar as informações dos créditos de benefícios do funcionário.
Se 31 de janeiro for um fim de semana ou feriado de um determinado ano, a data de vencimento será o próximo dia útil. Por exemplo, se 31 de janeiro for um sábado, o prazo final será 2 de fevereiro desse ano.
Obtendo uma extensão para preencher formulários W-2
Você pode solicitar uma extensão de 30 dias para preencher os formulários W-2. Use o Formulário 8809 do IRS para se inscrever; o formulário deve ser preenchido antes da data de vencimento. Você deve enviar este formulário por correio, mas sua solicitação não será atendida automaticamente. O IRS concederá prorrogações apenas em “circunstâncias extraordinárias ou catástrofes”.
Para obter uma prorrogação da concessão de W-2s aos funcionários, envie por fax uma carta ao IRS na data de vencimento ou antes, incluindo o motivo do atraso e a assinatura da pessoa autorizada a assinar pela empresa. O fax vai para:
Receita Federal
Aos cuidados de: Coordenador de Extensão de Tempo
Fax: 866-477-0572
Faça todos os esforços para entregar os formulários aos funcionários e ao IRS o mais rápido possível para evitar penalidades.
Como enviar formulários W-2
Revise os formulários W-2 preenchidos para garantir que todas as informações estejam claras e legíveis e que não haja erros. Envie a cópia vermelha A de cada formulário W-2 para o SSA junto com o formulário de transmissão W-3 se você estiver enviando os formulários pelo correio. A SSA não aceitará fotocópias deste formulário. Em seguida, entregue as demais cópias (B, C e 2) do formulário W-2 ao funcionário.
Envio de formulários W-2 para o SSA
Envie os formulários pelos correios para o
Administração da Segurança Social em:
Centro de operações de dados
Wilkes Barre, PA 18769-0001
Se você registrar no último minuto e precisar usar um serviço de entrega privado, como UPS ou Federal Express, para levá-lo durante a noite, o endereço será diferente:
Centro de operações de dados
ATTN: Processo W-2
1150 E. Estrada da montanha
Wilkes Barre, PA 18702-7997
Se você enviá-los por correio normal, os formulários corrigidos deverão ser enviados para:
Centro de operações de dados
PO Caixa 3333
Wilkes Barre, PA 18767-3333
Se você enviá-los por serviço de entrega particular, use o mesmo endereço 1150 E. Mountain Drive que usaria para cópias originais enviadas durante a noite.
Envio de formulários W-2 para o SSA Online
Você pode enviar por e-mail os formulários W-2 on-line para a Administração da Previdência Social por meio do portal Business Services Online. Não há prorrogação do prazo de apresentação de 31 de janeiro para apresentação on-line. Você também pode enviar formulários corrigidos online.
Observação
Se você tiver 250 ou mais formulários W-2 para arquivar, deverá arquivá-los eletronicamente; você pode ser penalizado se enviar esses formulários pelo correio em vez de preencher on-line neste caso.
Evite multas e penalidades arquivando dentro do prazo
As penalidades pelo preenchimento tardio dos formulários W-2 são pesadas e são impostas a cada formulário, portanto, apresente-o dentro do prazo, se possível. A penalidade de arquivamento tardio é:
- US$ 50 por formulário se você preencher dentro de 30 dias da data de vencimento
- US$ 110 por formulário se você preencher mais de 30 dias após a data de vencimento, mas até 1º de agosto
- $ 280 por formulário se você preencher depois de 1º de agosto, não enviar correções ou não enviar o formulário exigido.
Estas são penalidades máximas para cada data de vencimento acima.
Perguntas frequentes (FAQ)
Os empregadores precisam enviar formulários W-2?
Qualquer empresa que tenha funcionários deve fornecer-lhes um formulário W-2 todos os anos. Você pode fornecer uma cópia impressa a todos os funcionários ou configurar um sistema para transmitir os formulários eletronicamente. Se quiser enviar os formulários on-line aos funcionários, você deve primeiro obter o consentimento de cada funcionário individualmente. Você pode ter alguns funcionários que desejam receber uma cópia eletrônica e outros que desejam cópias em papel, e você deve permitir ambos os tipos.
Você também deve divulgar certas informações aos funcionários no formulário de consentimento, incluindo seus direitos de receber uma cópia impressa do Formulário W-2 se não consentirem com uma cópia eletrônica e como retirar o consentimento.
Quando você pode começar a enviar formulários W-2?
Você pode enviar formulários W-2 aos funcionários a qualquer momento em janeiro do ano seguinte ao ano fiscal. Por exemplo, envie formulários com informações do ano fiscal de 2022 até 31 de janeiro de 2023. Não os envie antes de 31 de dezembro, para ter certeza de que possui todas as informações sobre pagamentos e retenções do ano.
Como o prazo para enviar os formulários W-2 aos funcionários e enviá-los ao SSA é o mesmo, é uma boa ideia enviar os formulários aos funcionários no início do mês para que você possa detectar erros. Não é tão fácil corrigir erros depois que os formulários são arquivados no SSA.
