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Você viaja por conta própria? Você tem funcionários que viajam? Certifique-se de saber quais despesas de viagem são dedutíveis – e quais não são.
Como as “viagens de negócios” são determinadas
Viagem de negócios é um termo específico determinado pelo IRS para descrever viagens fora de sua residência fiscal. que é descrito pelo IRS como “toda a cidade ou área geral onde está localizado seu principal local de negócios ou trabalho, independentemente de onde você mantém a casa de sua família”. Você está viajando para longe de casa se suas obrigações exigirem que você se afaste da área geral de sua residência fiscal por um período “substancialmente mais longo do que um dia normal de trabalho” e que exija que você durma ou descanse enquanto estiver fora de casa.
Viagem para tarefas de trabalho
Você deve dormir fora de casa para poder deduzir esses custos como despesas de viagem. A viagem também deve ser “temporária” (com duração inferior a um ano).
Você não pode deduzir despesas de viagem para uma atribuição de trabalho indefinida (incluindo qualquer atribuição de trabalho de mais de um ano). Você também não pode deduzir despesas de viagem se pretende trabalhar naquele local por mais de um ano.
Deduzindo despesas de hospedagem
As atribuições de longo prazo em um local não são consideradas “viagens”, mas as despesas de hospedagem dos funcionários nos locais de trabalho, como alugar um apartamento enquanto trabalham em uma missão prolongada, são despesas comerciais dedutíveis.
O que você pode deduzir em viagens de negócios
Você pode deduzir custos de viagem de trem, ônibus ou avião entre sua residência fiscal e seu destino comercial. Para viagens de navio, consulte a seção sobre navios de cruzeiro abaixo.
Transporte:Você pode deduzir o custo da viagem de avião, trem, ônibus ou carro entre sua casa e seu destino comercial. Você não pode deduzir o custo de um ingresso grátis.
Táxi, ônibus suburbano, limusine do aeroporto:Você pode deduzir custos para levá-lo do aeroporto ao hotel ou ao local comercial.
Bagagem e envio:Os custos de entrega de bagagem ou de envio de materiais comerciais entre seu local de trabalho regular ou residência fiscal e um local de trabalho temporário são dedutíveis.
Alojamento e refeições:Você pode deduzir despesas de hospedagem e alimentação enquanto estiver fora de casa em um trabalho de negócios. Você pode enviar despesas reais ou usar taxas diárias, conforme determinado pelo IRS.
Outras despesas;Você pode deduzir outros custos enquanto viaja a negócios:
- Limpeza a seco e lavanderia
- Chamadas telefônicas e faxes comerciais (não chamadas pessoais)
- Dicas para despesas permitidas.
- Outras despesas comerciais semelhantes durante viagens, como aluguel de computadores
Observação
As refeições de negócios durante viagens são despesas dedutíveis, em 50% na maioria dos casos, mas as despesas de entretenimento não são mais dedutíveis em nenhuma situação de negócios.
Deduções para tipos especiais de viagens
Convenções e Feiras:Se você viajar para uma convenção ou feira comercial, talvez seja necessário mostrar que a convenção está diretamente relacionada ou associada ao seu negócio. Se você tiver um estande de vendas na convenção, isso se qualificará. Se você for um delegado de uma convenção, o objetivo da convenção deve estar relacionado ao seu negócio. Viagens e participação em convenções para fins políticos, de investimento, sociais ou outros não são dedutíveis.
Cruzeiros:O custo das viagens em navios de cruzeiro, mesmo para fins comerciais diretos ou associados, é limitado. O IRS estabelece limites diários para viagens aquáticas de luxo a cada ano, dependendo das datas (meses) do cruzeiro, com base em um valor duas vezes maior que a taxa diária federal permitida para aquele período de viagem. IRS Esteja preparado para fornecer documentação de que as atividades do cruzeiro estavam relacionadas ao propósito comercial.
Documentando despesas de viagem
A parte mais importante do processo de dedução de despesas de viagem é guardar todos os seus recibos. Você não precisa guardar cópias em papel, mas poderá retirar um recibo separado (não apenas um item de linha em um cartão de crédito) para mostrar (1) data (2) detalhes de despesas (3) valor gasto e (4) fins comerciais. Seja o mais específico possível.
Não se esqueça que as despesas de viagem devem ser, conforme declarado pelo IRS: “despesas normais e necessárias incorridas no exercício do seu comércio ou negócio”.
Onde mostrar essas despesas
- Para proprietários individuais e LLCs unipessoais, mostre essas despesas na seção “Despesas” do Anexo C.
- Para parcerias e LLCs com vários membros, mostre essas despesas na seção “Deduções” do Formulário 1065.
- Para empresas, mostre essas despesas na seção “Deduções” do Formulário 1120.
As informações contidas neste artigo não constituem aconselhamento fiscal ou jurídico e não substituem tal aconselhamento. As leis estaduais e federais mudam com frequência e as informações neste artigo podem não refletir as leis do seu próprio estado ou as alterações mais recentes na lei. Para obter aconselhamento fiscal ou jurídico atualizado, consulte um contador ou um advogado.
