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Um registro de folha de pagamento é uma planilha que lista o total de informações de cada folha de pagamento. O pagamento bruto total, o total de cada tipo de dedução e o pagamento líquido total são estabelecidos em um registro da folha de pagamento. Os cálculos para cada funcionário individual para o pagamento bruto total, valores de retenção e dedução e pagamento líquido total são estabelecidos em um registro de rendimentos do funcionário, e os totais de todos os rendimentos dos funcionários para o período de pagamento são a fonte dos totais no registro da folha de pagamento. Um registro de folha de pagamento geralmente faz parte de um pacote de software de contabilidade online ou de um aplicativo de folha de pagamento online. As informações do registro da folha de pagamento são usadas para ajudá-lo em várias tarefas importantes de imposto sobre a folha de pagamento:
- Fazendo depósitos de impostos sobre a folha de pagamento
- Envio de relatórios trimestrais de imposto sobre a folha de pagamento ao IRS no Formulário 941
- Fornecer relatórios anuais de salários e impostos aos funcionários e à Administração da Segurança Social
O que inclui um registro de folha de pagamento?
Você deve manter um registro dos totais de todos os funcionários para o seguinte:
- Total de salários brutos, total de salários da Previdência Social (até o máximo para cada funcionário a cada ano) e total de salários do Medicare
- Totais retidos do pagamento dos funcionários para impostos de renda federais, estaduais e locais
- Totais retidos para a participação dos funcionários na Segurança Social e Medicare
- Totais retidos para todas as doações opcionais, como doações de caridade, quotas sindicais e outras
Além disso, você deve reservar um valor igual à dedução total da Segurança Social e do Medicare.
Criando contas a pagar a partir do registro da folha de pagamento
Contas a pagar são valores devidos pela sua empresa a terceiros, mas que ainda não foram pagos. O total de cada categoria para cada contracheque cria diversas contas a pagar que são devidas a agências federais e estaduais (e às vezes locais).
Ao criar uma folha de pagamento (todos os cheques da folha de pagamento), você deve reservar dinheiro para as seguintes contas a pagar:
- FICA tax: (Segurança Social e Medicare) retidos dos contracheques dos funcionários e pagáveis por você como empregador
- Imposto de renda federal: retidos dos contracheques dos funcionários
- Imposto de renda estadual e local: Retido dos contracheques dos funcionários
- Imposto federal sobre desemprego a pagar: o valor do imposto federal sobre desemprego que sua empresa deve pagar, anualmente ou trimestralmente, com base no total dos salários brutos dos funcionários para todas as folhas de pagamento durante o período
- Imposto estadual sobre desemprego a pagar: o valor do imposto estadual sobre desemprego que sua empresa deve pagar com base no total dos salários brutos dos funcionários para todas as folhas de pagamento durante o período
- Contas a pagar por outras deduções voluntárias: Isso inclui United Way, deduções 401(k) e a parcela do funcionário nos custos do plano de saúde
Se você deduziu dinheiro dos contracheques dos funcionários para itens como prêmios de seguro saúde, doações de caridade ou planos de aposentadoria qualificados, deverá contabilizar esses totais e criar contas a pagar para cada um, para saber quanto pagar no momento apropriado.
Preenchendo o registro da folha de pagamento
Você precisará de um livro de folha de pagamento ou registro, que pode ser adquirido em uma loja de material de escritório. Você também precisará de uma caderneta de impostos federais e de uma caderneta de impostos estaduais, que poderá obter no tribunal federal.
Preencha a primeira parte do livro de folha de pagamento ou cadastre-se. Essas informações são o nome legal completo do funcionário, usado em suas declarações fiscais anuais, e sua residência. Insira R para residente ou NR para não residente do estado onde a renda é paga. Preencha o restante das informações do funcionário.
Em seguida, marque qualquer um dos dias listados em que sua empresa está fechada. Os dias marcados em caixas na parte superior da página começam no domingo e vão até sábado. Registre o número total de horas que cada funcionário trabalha em cada dia da semana e calcule o total de horas e horas extras. Usando sua taxa de pagamento, calcule o pagamento total recebido.
Nota
Use as fórmulas apropriadas, tabelas de imposto de renda federal e tabelas de imposto de renda estadual para calcular as deduções na folha de pagamento. Deduza os valores da Previdência Social, Medicare, retenção na fonte dos EUA e retenção estadual, além de quaisquer outros valores retidos no estado em que você tem sua empresa.
Some as deduções e subtraia-as do salário total recebido. Emita ao funcionário um cheque da empresa com o valor ganho após os impostos e registre esse valor em seu livro de folha de pagamento.
O Formulário 941 do IRS é preenchido e enviado trimestralmente para a maioria das pequenas empresas. Os registros da folha de pagamento podem facilitar o arquivamento do 941 porque todos os cálculos já foram concluídos e registrados.
