Como criar um orçamento para inicialização de negócios

Uma das tarefas mais importantes para construir uma empresa start-up é criar um orçamento. Um orçamento adequado permite que você visualize as receitas, despesas e necessidades de caixa esperadas do negócio para meses, trimestres e anos civis ou fiscais atuais e futuros.

Como você não tem dados financeiros anteriores para prosseguir, você deve criar o orçamento usando sua melhor estimativa sobre receitas e despesas (também conhecida como demonstração de lucros e perdas). Antes de começar, considere por que você precisa gastar tempo criando um orçamento. Mesmo que você não precise de financiamento bancário, criar um orçamento ainda é um exercício valioso para qualquer negócio novo e contínuo.

Perguntas a serem feitas antes de iniciar seu orçamento

Algumas perguntas que você deve fazer a si mesmo antes de começar a criar o orçamento do seu negócio inicial:

• O que você precisa para abrir as portas do seu negócio no primeiro dia?
• Quais serão seus custos fixos e variáveis ​​de forma contínua?
• O que você pode contribuir para manter os custos baixos?
• O que você pode receber como doações de amigos e parentes?
• O que você pode fazer sem?

Etapa 1: planeje o “primeiro dia” do início de sua empresa

Comece determinando o que você precisará no “primeiro dia” do seu negócio – custos necessários para abrir as portas (ou para colocar seu site no ar) e começar a aceitar clientes.

Um orçamento inicial do “primeiro dia” pode ser dividido em quatro categorias (dependendo da sua situação, algumas das categorias podem não se aplicar ao seu negócio).

Custos de instalações

Os custos de instalações incluem todos os custos de instalação de um local alugado ou comprado para sua loja, escritório, armazém ou outro edifício. Esses custos podem ser chamados de melhorias em propriedades arrendadas ou melhorias em inquilinos. Por exemplo, você pode precisar de paredes ou de um banheiro ou de uma área especial segura em seu escritório ou prédio.

Se você estiver trabalhando em casa, provavelmente não terá custos de localização, mas poderá ter custos para arrumar um cômodo em sua casa para um escritório ou uma pequena área de produção em sua garagem.

Os custos das instalações também incluem depósitos de segurança de aluguel e sinalização.

Ativos fixos

Quais são os ativos fixos (às vezes chamados de despesas de capital), como móveis, equipamentos e veículos, necessários para configurar sua localização e iniciar seu negócio? Os ativos fixos também incluem computadores e máquinas, móveis e qualquer coisa para seu escritório, loja ou depósito que seja necessária para abrir seu negócio.

Materiais e Suprimentos

Diferente dos ativos, os materiais e suprimentos incluem materiais de escritório e quaisquer materiais publicitários e promocionais. Você precisará de um suprimento inicial deles para começar.

Outros custos diversos

Os custos diversos incluem as taxas iniciais de um contador para ajudá-lo a configurar seu sistema de contabilidade, licenças e autorizações locais, depósitos de seguros e taxas legais para registrar sua empresa em entidades governamentais (como seu estado) e preparar documentos operacionais. 

Em sua lista desses custos iniciais, inclua itens com os quais você está contribuindo para o negócio, como um computador e móveis de escritório. Anote o custo desses itens em sua lista para que você possa obter crédito por eles como garantia para um empréstimo comercial.

Etapa 2: estimar despesas mensais fixas e variáveis

Despesas Fixas

Despesas fixas são custos que não mudam e não dependem do número de clientes que você tem. Reúna informações sobre suas despesas fixas todos os meses. Algumas das despesas fixas mensais mais comuns incluem:

• Aluguel
• Utilitários
• Telefones (telefones comerciais e celulares)
• Processamento de cartão de crédito – taxas mensais (as taxas de transação são variáveis)
• Taxas de serviço do site
• Pagamentos de aluguel de equipamentos
• Material de escritório
• Quotas e assinaturas de publicações profissionais
• Compromissos de publicidade, publicidade e promoção, como mídias sociais ou anúncios on-line contínuos
• Seguro empresarial
• Honorários profissionais (jurídicos e contábeis)
• Remuneração/benefícios dos funcionários. (Esta categoria é semifixa, porque às vezes você pode reduzir os custos com funcionários.)
• Despesas diversas
• Pagamento de empréstimo comercial

Despesas Variáveis

Despesas variáveis ​​são despesas que mudam de acordo com o número de clientes com quem você trabalha todos os meses.  Isso pode incluir:

• Custos de postagem, envio, embalagem e envio
• Comissões sobre vendas
• Custos de produção
• Matérias-primas
• O preço de atacado das mercadorias a serem revendidas

Se você tem uma empresa de serviços, talvez não precise de muitas despesas variáveis.

Etapa 3: estimar as vendas mensais

Estimar seus lucros e vendas é provavelmente a parte mais difícil de um orçamento porque, para uma nova empresa, você não tem um histórico no qual basear sua estimativa. Você pode querer fazer três projeções de vendas diferentes:

• Melhor cenário, no qual você mostra sua estimativa mais otimista para as vendas do primeiro ano.
• Pior cenário, em que você mostra seu cenário menos otimista, com pouquíssimas vendas nos primeiros seis meses a um ano.
• Cenário provável, algures no meio. O cenário provável seria aquele mostrado ao seu credor.

Para ser realista no seu orçamento, você deve assumir que nem todas as vendas serão cobradas. Dependendo do tipo de negócio que você possui e da forma como os clientes pagam, você pode ter uma porcentagem de cobrança maior ou menor.

Inclua uma porcentagem de cobrança junto com sua estimativa de vendas para cada mês. Por exemplo, se você estimar as vendas no primeiro mês em US$ 50.000 e sua porcentagem de arrecadação for de 85%, mostre que seu caixa do mês foi de US$ 42.500.

Calcule os custos variáveis ​​de vendas de cada mês com base nas vendas do mês. Por exemplo, se suas vendas estimadas para um mês forem de 2.500 unidades e seus custos variáveis ​​forem de US$ 5,50 por unidade, os custos variáveis ​​totais para o mês serão de US$ 13.750.

Adicione os custos variáveis ​​mensais aos custos fixos mensais para obter os custos (despesas) mensais totais.

Etapa 4: crie uma demonstração de fluxo de caixa

O fluxo de caixa é literalmente a quantidade de dinheiro que entra e sai do seu negócio a cada mês.

Comece sua demonstração do fluxo de caixa combinando os custos totais com as arrecadações totais de dinheiro de todas as vendas de cada mês. Lembre-se de que as vendas e as cobranças podem ser diferentes, a menos que você tenha um negócio à vista ou de crédito. Para a demonstração do fluxo de caixa, você precisará usar cobranças.

Os totais mensais do fluxo de caixa devem ser mais ou menos assim:

• Vendas mensais $ 50.000
• Arrecadou $ 42.500
• Custos fixos totais $ 26.900
• Custos variáveis ​​totais $ 13.750
• Saldo total em dinheiro $ 2.150

Os $ 2.150 representam o saldo total de caixa do mês, não o seu lucro.

Alterando seus números de vendas usando os três cenários acima, você poderá ver o resultado em seu saldo de caixa no final de cada mês. Esse saldo de caixa pode fornecer informações sobre suas necessidades de caixa e quanto você pode precisar pedir emprestado para capital de giro.

Dicas para criar seu orçamento inicial de negócios

• Use seu programa de software de contabilidade para criar seu orçamento, para que você possa usar contas existentes e fazer alterações com mais facilidade. Se você não possui um software de contabilidade, pode usar um programa de planilha.
• A maioria dos credores exige três anos de demonstrações de fluxo de caixa mês a mês e três anos de demonstrações de resultados (P&L) trimestrais e anuais.
• O imposto de renda é uma despesa variável e você não sabe quais impostos terá de pagar até calcular seu lucro líquido. Não inclua impostos nas despesas fixas ou variáveis, mas torne-os uma categoria separada.

Perguntas frequentes