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Um razão geral é um documento contábil mestre usado para registrar todas as transações contábeis durante a vida do seu negócio.
O guarda-livros ou contador de uma empresa registra as transações financeiras no razão usando o método de contabilidade de partidas dobradas. Isto significa que para cada transação de débito (que aumenta ativos ou despesas, diminui receitas ou passivos), no lado esquerdo do razão, há uma entrada de crédito correspondente (que faz exatamente o oposto) no lado direito – daí o termo “equilibrar os livros”.
O razão geral contém todas as informações necessárias para criar demonstrações financeiras (ou seja, balanço patrimonial, demonstração de fluxo de caixa e demonstração de resultados), que permitem avaliar a lucratividade, a liquidez e a saúde financeira geral de seu negócio. A seguir, veremos mais de perto o que é um razão geral e como construí-lo.
O que é um razão geral de negócios?
O razão geral de negócios organiza e resume todas as transações comerciais, que são usadas para criar demonstrações financeiras, como balanço patrimonial e demonstração de resultados. O dinheiro que sua empresa ganha e gasta é organizado em livros auxiliares, que permitem diferenciar os vários tipos de transações comerciais à medida que ocorrem. Exemplos de livros auxiliares comuns incluem contas a receber (dinheiro devido à sua empresa), contas a pagar (dinheiro que sua empresa deve), dinheiro (ativos líquidos que sua empresa possui) e estoque (vendas ou compras que afetam seu estoque).
Diário Geral vs. Razão Geral
O diário geral é onde uma empresa mantém um registro de transações únicas e pouco frequentes, não especificadas em outros diários contábeis, como cheques ou faturas. Outros exemplos de lançamentos contábeis manuais incluem:
- Depreciação
- Vendas de ativos da empresa
- Receitas e despesas de juros
As transações no diário geral são registradas em uma lista ordenada cronologicamente. Esses números são brutos e desequilibrados até serem movidos para o razão geral para fazer cálculos formais.
Observação
Softwares de contabilidade como Freshbooks e Quickbooks permitem criar um razão e um diário e inserir transações ao mesmo tempo usando um único menu suspenso.
Componentes do Razão Geral de Negócios
Um razão geral categoriza e resume as transações em contas diferentes. Algumas das contas mais comumente usadas incluem:
- Ativos: Itens tangíveis ou intangíveis que agregam valor ao seu negócio. Os exemplos incluem dinheiro, propriedades, marcas registradas e patentes.
- Passivos: dívidas atuais ou futuras que sua empresa tem com outra empresa, fornecedor ou funcionário. O passivo circulante inclui itens como salários e aluguel de funcionários, enquanto o passivo futuro inclui empréstimos bancários ou linhas de crédito.
- Receita: Receitas empresariais derivadas da venda de produtos e serviços. Outras fontes de receita incluem a venda de um ativo, juros, royalties ou quaisquer outras taxas que sua empresa receba de outros indivíduos ou empresas.
- Despesas: Dinheiro pago pela empresa em troca de um produto ou serviço. Exemplos de despesas incluem aluguel, serviços públicos, seguros, viagens e refeições.
Como construir um razão geral de negócios
Existem algumas etapas cruciais a serem seguidas para construir um livro-razão de negócios adequado, que são descritas abaixo.
Crie as contas do razão geral
Cada conta deve ter sua própria página para facilitar a adição ou exclusão de contas. Crie uma tabela para cada conta com os seguintes títulos de coluna:
- Data
- Número de referência
- Descrição
- Débito ou crédito (expresso como um número positivo ou negativo)
Em seguida, atribua um valor a cada conta.
Observação
Algumas contas terão saldo zero. Por exemplo, se você tiver uma conta com um empreiteiro local, mas atualmente não lhe deve serviços, essa conta terá saldo zero.
Transferir as transações do diário geral
Transfira as transações financeiras do diário geral para as contas apropriadas no razão geral com todos os detalhes. Essas transações geralmente são registradas diariamente e, como acontece com a contabilidade geral, você terá um crédito e um débito para cada entrada.
Numere as transações
Na coluna do número de referência, coloque o número da transação do diário na conta do razão geral. Quaisquer dados transacionais importantes na conta devem ser transferidos para um livro auxiliar, como contas a pagar ou contas a receber. Os livros auxiliares de cada conta fornecem detalhes específicos da transação por trás dos lançamentos documentados nos livros contábeis de contas, como se forem debitados ou creditados em dinheiro, contas a pagar ou contas a receber. Podem também conter informações sobre datas de transações, descrições, bem como valores faturados, pagos ou recebidos.
Observação
Se você estiver usando o método de contabilidade de partidas dobradas, certifique-se de que seus débitos e créditos estejam equilibrados.
Use a seguinte equação para ter certeza de que está equilibrando os livros corretamente:
Ativos = Passivos + Patrimônio Líquido(o valor restante após a dedução dos passivos dos ativos, bem como o valor que o proprietário investiu no negócio)
Se os ativos que você registrou não forem iguais ao valor de seus passivos mais patrimônio líquido, os saldos de suas contas precisam ser analisados e corrigidos para evitar imprecisões em suas demonstrações financeiras. Cada conta no razão geral tem um saldo devedor ou credor. Quando todos eles são somados, o resultado final deve ser zero porque eles devem se compensar.
Quando a receita é recebida, o dinheiro é debitado; quando uma despesa é paga, o dinheiro é creditado. Por exemplo, digamos que você comprou móveis de escritório para sua empresa a uma despesa de US$ 1.000, pagos em sua conta corrente. Você debitaria a conta de despesas e creditaria a conta corrente da seguinte forma:
[Débito] Despesa com móveis de escritório US$ 1.000
[Crédito] Conta corrente (US$ 1.000)
Por que as empresas precisam de um razão geral
Um razão geral é um documento contábil essencial porque constitui a base para suas demonstrações financeiras, que se baseiam em dados compilados no razão. Ter uma lista de despesas e receitas em um só lugar também facilita a declaração de impostos.
Além disso, quando você solicita um empréstimo comercial, os credores invariavelmente solicitarão registros financeiros para avaliar seu risco de crédito. O razão geral dá aos credores uma ideia do seu índice de dívida em relação ao patrimônio líquido e outras métricas importantes. No caso de você ser auditado pelo IRS, o razão geral facilita a preparação para a auditoria, uma vez que você tem seus registros financeiros em um só lugar.
Finalmente, os livros contábeis contêm mais informações do que suas demonstrações financeiras. No caso de as despesas aumentarem ou a lucratividade cair inesperadamente, consultar o razão geral e analisar os lançamentos contábeis manuais pode ajudá-lo a erradicar fraudes, erros contábeis ou outras discrepâncias.
Exemplo de razão geral de negócios
Quando você registra uma transação do diário geral na contabilidade, cada lançamento contábil manual é composto de duas partes: um débito e um crédito. Quaisquer valores de débito devem ser listados no lado do débito (esquerdo) da respectiva conta, e o crédito deve ser registrado no lado dos créditos (direito) da respectiva conta, por isso aparece duas vezes no razão geral. Aqui está um exemplo rápido.
| Equilíbrio | ||||||
| Data | Transação | Número | Débito | Crédito | Débito | Crédito |
| 09/09/21 | Inventário | 001 | US$ 5.000 | US$ 5.000 | ||
| Dinheiro | US$ 5.000 | US$ 5.000 |
Perguntas frequentes (FAQ)
Como conciliar contas a receber com o razão geral?
As contas a receber representam o dinheiro devido à sua empresa por bens ou serviços entregues. Quaisquer diferenças entre as contas a receber e o razão geral devem ser reconciliadas. Esse processo normalmente ocorre no final de cada mês e envolve a correspondência dos valores detalhados de contas ou faturas não pagas com o total de contas a receber no razão geral.
Certifique-se de que todas as transações sejam registradas no período e que todos os saldos do livro auxiliar tenham sido lançados no razão geral. Alguns motivos comuns para discrepâncias incluem transações anuladas ou excluídas, lançamentos contábeis manuais feitos no razão geral que não foram refletidos no livro auxiliar correspondente ou um lançamento lançado na conta errada.Depois de identificar os erros, ajuste as entradas conforme necessário para reconciliar os saldos corretos.
Qual é a ordem usual das contas no razão geral?
A ordem das contas no razão geral é a seguinte: ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas e despesas.
O que uma trilha de auditoria do razão geral deve incluir?
Uma trilha de auditoria consiste na documentação de suporte (eletrônica ou não) para uma transação específica. Uma trilha de auditoria do razão geral deve registrar todas as transações da empresa e toda a documentação (por exemplo: pedidos de compra, contas, faturas) relacionada a essas transações.
