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Não há nada mais importante para o sucesso do seu negócio do que o seu sistema de gerenciamento de faturamento de contas a receber e cobrança de pagamentos de seus clientes e clientes. Às vezes, esse sistema é chamado de gerenciamento de pagamentos ou sistema de cobrança. Veja como configurá-lo.
Principais conclusões
- Um sistema para gerenciar os pagamentos devidos a você por clientes ou clientes é muito importante para a saúde do seu negócio.
- Para estabelecer um, considere todas as maneiras pelas quais você recebe dinheiro dos clientes e, em seguida, estabeleça regras e regulamentos para elas.
- Dependendo do seu negócio, pode ser necessário ter contas a receber e gerar um relatório de vencimento para contabilizar clientes que ainda lhe devem dinheiro por seus produtos ou serviços.
Estabeleça métodos de pagamento do cliente
A forma como as pessoas pagam dependerá principalmente do tipo de negócio que você possui e se seus clientes são indivíduos, empresas ou ambos. Além disso, se sua empresa for uma loja apenas online, você receberá o pagamento de forma diferente de uma loja física de esquina. Quanto mais tipos diferentes de métodos de pagamento você aceitar, mais útil será para os clientes.
Existem algumas maneiras estabelecidas de receber dinheiro dos clientes:
- Pagamentos em dinheiro – principalmente de pessoas físicas em um negócio de varejo
- Cheques – de clientes individuais e empresariais
- Pagamentos com cartão de crédito e débito – de pessoas físicas e jurídicas
- Métodos de pagamento online, como PayPal – de indivíduos e empresas
Observação
Você terá que pagar um prêmio para lidar com alguns tipos de pagamentos, como cartões de crédito e débito.
Além disso, você pode optar por oferecer um plano de crédito ou pagamento, tanto para clientes individuais quanto empresariais. Um exemplo desse plano para uma loja de varejo seria o layaway, onde o cliente paga uma parcela todo mês até quitar a Saude Teu da compra.Alternativamente, você pode permitir que o cliente receba as mercadorias e ele pagará após o recebimento em um plano de pagamento programado.
Você pode até aceitar pagamentos de terceiros ou de outras fontes externas, como uma seguradora. As oficinas mecânicas podem usar esse tipo de sistema, assim como as empresas que vendem para grandes construtoras.
Regras básicas para configurar o processamento de pagamentos
Depois de determinar quais tipos de pagamentos aceitar, você precisará definir algumas regras para seus funcionários em relação à aceitação e ao tratamento desses tipos de pagamento.
Por exemplo, você deve ter regras para aceitar cheques. Determine se você permitirá apenas cheques comerciais ou se aceitará cheques pessoais. Além disso, defina as informações necessárias para processar o pagamento, como o número da carteira de motorista.
Algumas formas de pagamento, como o crédito rotativo, podem exigir que você verifique o histórico de crédito do cliente. Você pode definir limites que um cliente não pode exceder. Em alguns casos, você pode cobrar uma taxa de serviço pela documentação e contabilidade envolvidas na manutenção desses tipos de contas.
Observação
É uma boa ideia criar faturas detalhadas para contas que pagam com crédito, para que você possa acompanhar suas compras e facilitar as devoluções.
Envie contas e gere relatórios de vencimento de contas a receber
Envie contas para clientes que lhe devem dinheiro. Envie uma fatura pelo menos uma vez por mês ou com mais frequência se você realmente quer arrecadar dinheiro. Você desejará contabilizar quanto tempo os clientes levam para pagar e mostrar qualquer saldo vencido no próximo faturamento.
Dependendo do seu tipo de negócio, você pode ter clientes que não pagam na hora da compra ou que pagam dentro do prazo. A execução de relatórios de vencimento de contas a receber mostrará quando enviar faturas e quando iniciar métodos de cobrança mais fortes.
Iniciar procedimentos de cobrança para aqueles que não pagam
Para clientes que não pagam dentro de um período de tempo razoável (conforme determinado pelas suas “regras práticas”), inicie um processo de cobrança. Você pode enviar uma conta para uma agência de cobrança ou para um tribunal de pequenas causas. Decida o que é melhor para cada tipo de conta.
Configurar e trabalhar em um sistema de gerenciamento de cobrança pode ajudá-lo a receber o dinheiro devido e manter o fluxo de caixa em sua empresa.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como você deve acompanhar os pagamentos dos clientes?
Considere padronizar a forma como seus clientes pagam para que seja mais fácil acompanhá-los. Em seguida, decida onde deseja controlar esse dinheiro que entra em seu negócio – Excel, um programa online como QuickBooks ou FreshBooks ou outro sistema de sua preferência e confiança. Apenas certifique-se de ver facilmente de onde vem o dinheiro e quanto, para que possa equilibrar suas contas.
Quais são os métodos de pagamento dos clientes?
Muitas vezes, os clientes podem pagar em dinheiro, com cartão de crédito, com cheque, em um aplicativo móvel e, às vezes, com transferências bancárias. Você precisará decidir quais métodos de pagamento aceita em sua pequena empresa. Alguns podem vir com taxas, enquanto outros podem ser mais difíceis de cobrar e depositar.
