Como configurar um fundo de emergência para sua pequena empresa

A falta de capital disponível pode ser um enorme obstáculo para as empresas que tentam sobreviver a tempos económicos difíceis ou fazer crescer a empresa. Na verdade, 20% dos proprietários de pequenas empresas afirmam que a falta de capital disponível é um grande desafio para eles. E em tempos financeiros turbulentos, a falta de dinheiro disponível pode significar um fim rápido para uma pequena empresa, já que metade delas mantém uma reserva de caixa de apenas 27 dias.

A paralisação nacional em 2020 demonstrou a necessidade urgente de as pequenas empresas terem fundos de emergência para continuarem as operações ou permanecerem à tona enquanto estiverem total ou parcialmente fechadas. 

O Contador Público Certificado (CPA) Kenneth Bucci disse à Saude Teu durante uma entrevista por telefone que muitas empresas usam fundos de emergência quando veem uma queda nas receitas devido a uma recessão ou crise econômica. No entanto, ele disse que eles também podem ser críticos para manter o negócio funcionando em outras circunstâncias, como a perda de um cliente importante, mudanças no setor ou até mesmo um processo judicial.

Prós e contras de um fundo de emergência para o seu negócio 

Ter um fundo de emergência para sua pequena empresa pode parecer uma decisão simples, mas os especialistas aconselham que todas as empresas, independentemente do seu tamanho, tenham algum tipo de fundo de emergência, porque a maioria das pequenas empresas enfrentará problemas de fluxo de caixa em algum momento. 

Segundo dados do Federal Reserve, nos 12 meses anteriores à pesquisa, 66% das pequenas empresas enfrentaram desafios financeiros, sendo o mais comum o pagamento de despesas operacionais (43%). 

Compreender os prós e os contras dos fundos de emergência pode ajudar a garantir que você tenha a quantia certa em mãos.

Prós explicados

• Redução de risco: Um fundo de emergência reduz o risco de ser prejudicado por uma surpresa. Bucci disse que uma variedade de questões inesperadas podem surgir: doença do proprietário ou funcionário-chave, declínio na indústria ou interesse no produto, ou recessão ou desaceleração no mercado. Ter um fundo de reserva permite que você continue as operações em tempos difíceis.
• Não há necessidade de fundos pessoais: Should you experience a financial challenge, you won’t have to use personal funds to mitigate it. Faced with a two-month revenue loss, 86% of small businesses reported they’d need to take some action to supplement funding or cut expenses—and for nearly half, that action would be relying on the owner’s personal funds.
• Evite problemas de crédito e taxas atrasadas: você não precisará depender de crédito caro ou incorrer em multas por atraso. Sem um fundo de emergência, uma queda na receita pode significar que você não conseguirá pagar suas contas em dia, o que significa que você pode estar colocando suas despesas operacionais em cartões de crédito ou pagando multas por atraso. Pior, talvez você não consiga cumprir a folha de pagamento.

Contras explicados

• Limites de investimento: Construir um fundo de emergência pode limitar quanto você investe em seu negócio. Embora seja importante ter reservas de emergência, equilibrar o dinheiro que você reserva com o que precisa ser investido no dia a dia no seu negócio pode ser um desafio.
• Falta de retorno: Seu dinheiro não terá muito retorno em um fundo de emergência líquido, especialmente quando as taxas de juros estão baixas. 

Como determinar o tamanho do seu fundo de emergência

Os especialistas têm opiniões diversas sobre o valor que você deve manter em reservas, e isso depende em grande parte de outros fatores que afetam o seu negócio, bem como dos seus custos operacionais.

Ao decidir quanto guardar para uma emergência, considere o seguinte:

• Contas a receber e estoque: As empresas cujas contas a receber se arrastam, ou que mantêm estoques, deveriam ter mais reservas, disse Bucci.
• A estrutura do seu negócio: Você é uma empresa unipessoal? Você tem funcionários? Bucci recomendou pensar nas consequências da perda de receita em termos de sua capacidade de continuar as operações.
• Seu posicionamento pessoal: Você tem economias pessoais que significam que você pode ficar sem salário por algum tempo? Este é um projeto paralelo ou apaixonante e, nesse caso, você pode precisar de pouco ou nada em reservas?
• Sazonalidade: As empresas sazonais ou cíclicas podem querer considerar mais no seu fundo de emergência. “Mais volatilidade nos negócios significa que eles deveriam ter mais fundos de emergência, sendo três meses o mínimo e 24 meses no limite superior do espectro”, disse Jessica Mah, fundadora e CEO da InDinero, que fornece serviços de contabilidade para pequenas empresas, à Saude Teu por e-mail.

Como decidir o valor desejado

Considere os fatores acima para decidir quanto você precisará para se sentir confortável com as circunstâncias que envolvem suas receitas e custos operacionais. Segundo Bucci, o ideal é dois meses ou mais de folha de pagamento, mas você deve ter no mínimo um mês. Mah disse que as empresas deveriam economizar pelo menos três meses em despesas.

Como e quando usar seu fundo de emergência

A primeira coisa que você deve decidir é onde guardar o fundo de emergência. Para empresas menores, Bucci disse que a melhor opção para poupança líquida é normalmente uma conta comercial em um banco. Mas se você tiver US$ 100.000 ou mais em seu fundo, Bucci sugeriu considerar uma conta no mercado monetário, o que pode lhe render um pouco mais de juros na conta.

Bucci apontou vários momentos críticos quando os fundos de emergência podem ser utilizados, incluindo: 

• Uma queda nas receitas devido a uma recessão ou falta de interesse em seu produto ou setor
• A perda de um cliente importante que representava uma parte significativa do seu negócio
• A perda de um funcionário importante que resultará em perda de vendas ou exigirá uma quantidade significativa de tempo e dinheiro para substituí-lo
• Incapacidade do proprietário ou funcionário principal de trabalhar devido a doença ou outros problemas
• Uma ação judicial – um acontecimento raro, mas possível
• Qualquer outra circunstância em que sua receita não corresponda às suas despesas e você não consiga cobrir a diferença por outros meios ou diminuindo as despesas operacionais

Configurando seu fundo de emergência

Pesquise o melhor banco ou cooperativa de crédito para o seu negócio

De acordo com Bucci, você pode querer usar serviços adicionais do banco ou cooperativa de crédito que utiliza no futuro, por isso é aconselhável encontrar um com o qual se sinta confortável e começar a construir um relacionamento.

Abrir uma conta

Depois de encontrar a instituição financeira certa, abra a conta adequada para o seu negócio. Quer se trate de uma poupança empresarial ou de uma conta do mercado monetário, Bucci disse que isso deve levar apenas cerca de um dia. 

Comece a economizar regularmente

De acordo com Mah, você deve depositar uma quantia específica na conta todos os meses e fingir que ela não existe – como faria com um fundo para dias chuvosos. Tornar isso uma prioridade ajudará você a economizar mais dinheiro no longo prazo.

Alternativas a um Fundo de Emergência

Embora os fundos de emergência sejam essenciais para a segurança do seu negócio, a verdade é que por vezes surgem circunstâncias inesperadas para as quais é quase impossível estar preparado – e maiores do que os fundos que poupou. Se você se encontrar em uma situação em que não tem reservas de emergência suficientes, existem algumas outras estratégias que você pode empregar.

• Uma linha de crédito bancária: Mah disse que outra opção é abrir uma linha de crédito com seu banco para lhe dar alguns meses extras de flexibilidade além de seu fundo de emergência. Você também pode pedir um empréstimo para aquisição de uma casa própria ou uma linha de crédito, ou pedir um empréstimo contra suas contas a receber ou ativos tangíveis, acrescentou Bucci.
• Entre em contato com a Administração de Pequenas Empresas (SBA): Quando você não consegue obter financiamento tradicional – o que normalmente só é possível se você tiver contas a receber ou ativos tangíveis para contrair empréstimos – a SBA geralmente pode ajudar.
• Reduzir despesas: Se você não tem dinheiro para cobrir despesas operacionais, analise linha por linha e decida o que pode ser reduzido para ajudar a reduzir a carga.
• Parceria estratégica com outras empresas: considere compartilhar imóveis, grupos de funcionários ou outros recursos para reduzir despesas gerais enquanto continua as operações.

Mude para funcionários contratados ou terceirize o trabalho: Se você não conseguir cumprir a folha de pagamento, considere terceirizar o trabalho ou contratar trabalhadores autônomos ou contratados. Isso pode ser uma alternativa menos dispendiosa para ajudá-lo a superar uma recessão.