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Se sua empresa vende um produto ou fornece um serviço tributável e se você estiver em um estado de imposto sobre vendas, precisará configurar um processo para coletar e pagar impostos sobre vendas e apresentar declarações de imposto sobre vendas periodicamente.
Se sua empresa vende no Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire ou Oregon, nenhum imposto sobre vendas será cobrado, então você não precisa se preocupar com esse processo (pelo menos para esses estados). Sortudo.
Principais conclusões
- Com mais de 11.000 entidades que cobram impostos nos Estados Unidos, rastrear e cobrar impostos sobre vendas pode ser um fardo.
- A cobrança de impostos sobre vendas on-line é especialmente difícil,
- Embora cobrar as vendas dos clientes seja um desafio, há um processo claro a seguir.
- As empresas podem pular a difícil tarefa de coletar impostos sobre vendas e contar com serviços de terceiros que fornecem conformidade com impostos sobre vendas mediante o pagamento de uma taxa.
A complexidade da cobrança de imposto sobre vendas
Os impostos sobre vendas são, francamente, uma bagunça. Há muitas localidades tributárias envolvidas, cada uma com sua própria alíquota e lista de produtos e serviços tributáveis. Se você tiver uma presença fiscal (chamada de “nexo fiscal”) em diferentes estados, poderá ter que cobrar impostos diferentes sobre itens diferentes. E se você vende online, tentar descobrir se precisa coletar impostos sobre vendas de clientes em muitos estados torna-se quase impossível de gerenciar.
Coleta de imposto sobre vendas, passo a passo
Para ajudá-lo a resolver isso, coletamos as etapas que você precisará seguir para coletar, relatar e pagar impostos sobre vendas dos produtos ou serviços que você vende. Aqui estão as principais etapas do processo de preparação para coletar, relatar e pagar impostos sobre vendas:
- Comece determinando se você deve coletar impostos sobre vendas em um estado específico (a questão do nexo fiscal).
- Se você vende online, também precisará verificar se precisa coletar e pagar imposto sobre vendas nessas transações online em seu estado.
- Registre-se na agência tributária do seu estado. Se você vende em mais de um estado, precisará se registrar em cada estado. Seu estado também terá informações sobre quais produtos e serviços são tributáveis.
- Determine a taxa ou taxas de imposto sobre vendas que você deve cobrar. Estima-se que existam 11.000 entidades de cobrança de impostos nos EUA, portanto, determinar e cobrar impostos sobre vendas pode ser muito complexo.
- Configure seus processos para coletar impostos sobre vendas de seus clientes. Você pode vender on-line, em uma loja de varejo ou em locais externos, como mercados de pulgas e eventos.
- Colete impostos sobre vendas de seus clientes.
- Reúna seus registros de todas as suas vendas e impostos por meio do sistema de contabilidade empresarial.
- Envie relatórios para o seu estado.
- Pague os impostos sobre vendas que você coletou em seu estado.
Determine sua necessidade de coletar impostos sobre vendas em um estado ou estados
Sua exigência como empresa de coletar impostos sobre vendas de seus clientes depende destes fatores:
- Se você for uma entidade tributável (chamada de nexo fiscal) em seu estado
- Se os produtos ou serviços que você vende são tributáveis nesse estado
- Se você vende online, precisará consultar os requisitos específicos para cobrança de impostos sobre vendas como vendedor online em cada estado.
Registro de imposto estadual sobre vendas
Depois de determinar que você deve coletar impostos sobre vendas em um estado específico, acesse o site da autoridade tributária do seu estado para se registrar para obter sua autorização de imposto sobre vendas. A licença permitirá que você colete, relate e pague impostos sobre vendas de itens tributáveis. Primeiro, você precisará ter seu número de identificação de empregador federal e todas as informações sobre sua empresa e seus proprietários. A maioria dos estados permite o registro on-line, portanto, tenha todas as informações em mãos antes de iniciar o processo.
Observação
Só porque você faz negócios em casa não significa que está isento de imposto sobre vendas. Se você tem uma empresa de paisagismo, artesanato, venda de antiguidades ou se tem serviços ou produtos tributáveis, pode ser necessário registrar sua empresa em seu estado e começar a coletar impostos sobre vendas.
Determine quais produtos ou serviços são tributáveis
Nem todos os produtos e serviços são tributáveis em todos os estados. Mais estados estão adicionando mais produtos e serviços à lista de itens tributáveis. Além disso, os estados estão tentando determinar o que é um serviço e o que é um produto. Por exemplo, se um CPA cobra impostos comerciais, isso é um serviço ou um produto? Diferentes estados respondem a esta pergunta de maneiras diferentes.
Observação
Os requisitos de cobrança, relatório e pagamento de impostos sobre vendas são os mesmos para todos os tipos de negócios, incluindo negócios baseados em casa. Os estados diferem quanto ao que é tributável e aos detalhes de como obter um certificado de vendedor. Aqui está uma lista de todas as agências tributárias estaduais.
Coleta de impostos sobre vendas para vendas online
Se você tem um negócio on-line, incluindo um negócio de leilões on-line (como um vendedor da Amazon ou um vendedor do eBay), você pode estar se perguntando se deve coletar impostos sobre vendas para transações on-line. A resposta simples vem em duas partes:
- Você deve cobrar imposto sobre vendas se vender on-line para clientes localizados em seu estado. Isso não mudou.
- Seu estado também pode exigir que você cobre impostos sobre vendas de clientes fora de seu estado (vendas on-line).
Uma decisão da Suprema Corte concedeu autoridade tributária individual sobre as vendas on-line a clientes em seus estados. A decisão,Dakota do Sul v., permitiu que os estados exigissem que os vendedores da Internet que tivessem uma “quantidade significativa” de negócios no estado cobrassem impostos sobre vendas e pagassem esses impostos ao estado.
Muitos dos estados que atualmente tributam as vendas online têm isenção para pequenos vendedores. Essa isenção normalmente não exige impostos sobre vendas para empresas que tenham menos de US$ 100.000 em vendas anuais ou menos de 200 transações por ano.
Observação
O Sales Tax Institute possui vários guias que mostram quais estados cobram imposto sobre vendas em transações pela Internet. Um guia mostra estados com nexo econômico e o outro guia mostra nexo de vendedor remoto. Alguns estados estão incluídos em ambos os gráficos. Os guias são atualizados periodicamente.
Determine a taxa de imposto sobre vendas a ser cobrada
O processo de imposto sobre vendas é complexo porque há muitas localidades (estaduais e locais) que cobram impostos sobre vendas, cada uma tem sua própria taxa de imposto sobre vendas e diferentes maneiras de determinar o imposto, com base na origem ou no destino. Alguns estados são baseados na origem (o que significa que o imposto sobre vendas é cobrado no local do vendedor) e outros estados são baseados no destino (o imposto sobre vendas é cobrado no local do comprador). Alguns estados, como a Califórnia, têm localidades de imposto sobre vendas baseadas na origem e no destino.
A tarifa muda, dependendo da sua localização. Se você estiver vendendo em vários locais, deverá incluir o imposto sobre vendas correto para cada local. Por exemplo, se você vende produtos em diversas cidades ou municípios do seu estado, o valor correto deve ser recolhido em cada localidade. Isso se torna complexo se seus produtos forem vendidos em muitos lugares diferentes. Caso você venda em vários estados, também deverá programar o valor correto para cada localidade dentro de cada estado.
Observação
Se isso faz sua cabeça girar, junte-se ao clube. Se você faz negócios em vários locais, dentro e entre estados, ou vende on-line, convém usar um serviço de imposto sobre vendas on-line, como TaxJar ou Avalara.
Coletar impostos sobre vendas dos clientes
Depois de receber sua autorização de imposto sobre vendas, você pode começar a cobrar impostos sobre vendas dos clientes. Você deverá mostrar o valor do imposto separadamente, para que o cliente possa ver o valor do imposto; isso normalmente não é um problema, já que a maioria dos recibos de vendas são programados para mostrar os valores. Se você estiver vendendo online, a página do “carrinho de compras” mostrará o cálculo do imposto sobre vendas. Você precisará programar o computador para o valor ou valores de imposto sobre vendas aplicáveis ou começar a usar os serviços de um serviço de imposto sobre vendas online.
Verifique as isenções de impostos sobre vendas
Em alguns casos, os produtos que você vende podem estar isentos de impostos sobre vendas. Por exemplo, em alguns estados e localidades, alimentos e medicamentos prescritos podem estar isentos de imposto sobre vendas; verifique com seu estado se você acha que seus produtos podem estar isentos.
Você também pode solicitar um certificado de imposto sobre vendas se comprar produtos para revenda. O processo de obtenção deste certificado de isenção e os requisitos são diferentes para cada estado. Aplica-se a produtos adquiridos para revenda, matérias-primas e algumas organizações sem fins lucrativos em alguns estados
Se alguém quiser comprar de você e disser que é um “revendedor” ou que está comprando para “revenda”, precisará apresentar uma licença de revendedor válida. Certifique-se de manter uma cópia desta licença caso seja questionado por agentes estaduais de impostos sobre vendas.
Mantenha registros dos impostos sobre vendas coletados
Depois de coletar os impostos sobre vendas, você deve manter registros de quanto arrecadou. Esses valores vão para a conta do passivo “Imposto sobre Vendas a Pagar”, em seu sistema contábil. Se você tiver um sistema de contabilidade on-line, poderá configurar transações de vendas para serem lançadas automaticamente nesta conta.
Relate informações de imposto sobre vendas ao seu estado
Além de pagar os impostos estaduais sobre vendas devidos, você também deve enviar relatórios periódicos de impostos sobre vendas ao departamento de receitas do seu estado. A maioria dos estados agora oferece a capacidade de pagar e relatar impostos sobre vendas online.
Observação
Alguns estados oferecem desconto para pagamento antecipado de impostos sobre vendas. Definitivamente, isso é algo a ser analisado, se possível.
Pague impostos sobre vendas para o seu estado
Verifique com seu estado quando você deve pagar os impostos sobre vendas que coletou. A frequência de pagamento depende do volume de suas vendas. Na maioria dos estados, você deve pagar mensalmente se tiver um grande volume de vendas, mas pelo menos trimestralmente em quase todos os estados. Certifique-se de pagar em dia para evitar multas e penalidades por atraso no pagamento.
Perguntas frequentes (FAQ)
Como faço para registrar uma cobrança de imposto sobre vendas?
Os detalhes dependerão do seu sistema de contabilidade, mas geralmente, o imposto sobre vendas cobrado dos clientes irá para a conta de passivo “Imposto sobre vendas a pagar”. Se o seu processo contábil estiver vinculado ao processo de vendas e envio, essas entradas na conta poderão ser feitas automaticamente à medida que você registra as vendas.
Como posso começar a recolher impostos?
A primeira etapa é registrar-se na autoridade tributária estadual em que você faz negócios (e em qualquer outro estado em que você faz negócios) e obter uma autorização de imposto sobre vendas. A partir daí, você acompanhará o imposto sobre vendas arrecadado e remeterá ao estado (ou estados) periodicamente.
