Como arquivar um W-2 e W-3 corrigido

É muito mais fácil fazer correções nos formulários W-2 antes de apresentá-los à Administração da Segurança Social (SSA). Se você não encontrou o erro antes de preencher o formulário, aqui estão algumas informações que podem ajudá-lo a descobrir como fazer as correções e para onde enviá-las.

O que são os formulários W-3 e W-3 do IRS?

O Formulário W-2 do IRS é usado pelos empregadores para relatar a renda anual e os valores retidos na fonte aos funcionários e à Administração da Previdência Social.

O Formulário W-3 é um formulário de transmissão que resume os totais de todos os funcionários da sua empresa. Inclui totais de todos os itens do formulário W-2. Você não precisa do formulário W-3 se estiver preenchendo W-2s online.

O prazo para entrega dos formulários W-2 aos funcionários e para preenchimento desses formulários junto ao SSA é o mesmo: 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal que você está relatando.

Os formulários W-2c e W-3c são formulários de correção e devem ser enviados ao SSA se você precisar fazer alterações em seus formulários W-2 depois de enviar os formulários originais.

Erros W-2 comuns e como corrigi-los

Você pode encontrar erros antes e depois de enviar W-2s. O processo é diferente para cada situação.

A correção de um erro no W-2 de um funcionário antes de ser enviado ao SSA é semelhante ao processo de anulação de um cheque antes de ser descontado. Basta marcar “void” na Cópia A do formulário original, aquele enviado ao SSA. Guarde o formulário anulado em seus registros. Em seguida, crie um novo W-2 com as informações corretas. Escreva “corrigido” na cópia do novo W-2 do funcionário, entregue-o ao indivíduo e envie a Cópia A correta para o SSA.

Aqui estão alguns erros comuns e como corrigi-los após o W-2 e o W-3 terem sido submetidos à Administração da Segurança Social. Alguns requisitos de correção são complexos; veja detalhes nas Instruções Gerais para Formulários W-2 e W-3.

Erro no nome do funcionário ou número do seguro social

Preencha o Formulário W-2c apenas para as caixas d a i. Se o número do Seguro Social (SSN) foi informado em branco ou com zeros, não use o Formulário W-2c; você deve entrar em contato diretamente com o SSA pelo telefone 800-772-6270 para obter instruções.

EIN comercial ausente ou incorreto

Certifique-se de que o número de identificação do empregador (EIN) da sua empresa emitido a você pelo IRS seja usado em todos os W-2 que você registrar. Se você informou seu EIN incorretamente, precisará preencher um W-3c para corrigi-lo.

Um erro em um valor

Preencha o W-2c por completo, mostrando os valores originais e corrigidos, caso tenha cometido erro em algum valor seja de retenção ou de rendimentos. Você também pode ter que preencher o Formulário 941c se tiver relatado incorretamente salários ou retenção na fonte em um 941 – Declaração Fiscal Trimestral do Empregador.

Erros com cobertura de saúde patrocinada pelo empregador

Você deve relatar o custo da cobertura de saúde do seu plano de saúde coletivo patrocinado pelo empregador. Esta informação aparece na caixa 12 do W-2 e é codificada como “DD”. Isso não afeta a situação fiscal do funcionário, mas você deve enviar o formulário W-2c para corrigir quaisquer erros aqui.

Erros com contribuições para aposentadoria

As informações do plano de aposentadoria aparecem na caixa 13 de um W-2, e cometer um erro aqui pode causar todo tipo de dor de cabeça ao seu funcionário. Isso pode deixá-los abertos a auditorias, o que você não deseja. Corrija os erros aqui o mais imediatamente possível usando a mesma caixa 13 do Formulário W-2c.

Alguns outros erros comuns

Aqui estão alguns outros erros comuns nos formulários W-2 que devem ser corrigidos:

• Omitindo a vírgula decimal e os centavos das entradas
• Fazer entradas muito pequenas ou muito grandes
• Adicionando cifrões às caixas de quantias em dinheiro
• Formatação incorreta do nome do funcionário na caixa “e”. O formato correto é colocar o nome e a inicial do meio do funcionário na primeira caixa, o sobrenome na segunda caixa e qualquer sufixo (como “Júnior”) na terceira caixa.
• Dobrar, cortar ou grampear Cópia Um formulário em papel enviado ao SSA.
• Envio de outros formulários ou páginas para o SSA

Onde obter os formulários W-2c e W-3c

Você não pode baixar a Cópia A vermelha do Formulário W-2/W-3 ou W-2c/W-3c da Internet. Esses formulários baixados não podem ser digitalizados e não serão aceitos pelo IRS. Você usa a página de pedidos on-line do IRS para obter cópias ou fazer pedidos em uma loja de materiais de escritório.

Certifique-se de solicitar o formulário correto para o ano fiscal. Por exemplo, para o ano fiscal de 2021, solicite os formulários W-2 e W-3 de 2021 para relatar informações de funcionários para o ano fiscal de 2021, mesmo se você estiver preenchendo os formulários em 2022.

Arquivamento de Formulários W-2c e W-3c

Você pode enviar os formulários W-2/W-3 e W-2c/W-3c à Administração da Previdência Social por correio ou usando o site Business Services Online da SSA. Você também pode arquivar os Formulários W-2c e W-3c da mesma maneira. Se você preencher 250 ou mais formulários W-2, deverá arquivá-los eletronicamente.

Penalidades para erros W-2

Certifique-se de entregar seus W-2s aos seus funcionários na data de vencimento e seus W-3s transmitidos ao SSA dentro do prazo, incluindo versões corrigidas, para evitar penalidades por distribuição e arquivamento tardios. O IRS considera vários tipos diferentes de erros nos formulários W-2 e W-3 ao determinar as penalidades:

• Erros devido a uma causa razoável, algo além do seu controle
• Não inclusão de erros de informação corretos relacionados ao número de identificação de contribuinte (TIN), ao sobrenome do beneficiário e a quaisquer valores em dinheiro.
• Erros inconsequentes que não impedem o SSA ou o IRS de processar o formulário
• Erros “de minimis”, ou seja, aqueles com pequenas quantias

O desrespeito intencional do preenchimento ou dos requisitos de informações corretas acarreta uma multa de US$ 570 por formulário W-2, sem limite máximo.

As pequenas empresas (menos de US$ 5 milhões ou menos em receitas brutas médias anuais) têm penalidades mais baixas por não apresentarem declarações corretas na data de vencimento.

Valores da penalidade:

• $ 50 para cada W-2 corrigido dentro de 30 dias da data de vencimento,
• $ 110 se você registrar com mais de 30 dias de atraso e antes de 1º de agosto, e
• Até US$ 280 para cada formulário se você esperar até depois de 1º de agosto.

Perguntas frequentes (FAQ)