Colocando sua casa financeira em ordem

Uma das coisas mais fáceis que você pode fazer para ajudar a manter sua situação financeira em ordem é se organizar. Ter suas informações financeiras armazenadas e processadas de maneira sistemática ajudará muito a manter suas finanças.

Inicie um sistema de arquivamento básico

Há muitas informações financeiras que precisam ser organizadas e processadas, e um sistema de arquivamento simples pode tornar isso menos trabalhoso. Você pode essencialmente dividir todos os seus papéis financeiros nas seguintes categorias:

• Contas vencidas
• Documentos importantes para guardar
• Itens para jogar fora ou destruir

É tão simples. Ou você tem uma conta que precisa ser paga, um recibo ou documento que deve ser guardado, ou algo que pode ser descartado. Depende de você como deseja organizar esses itens, mas pode ser tão simples quanto usar três pastas individuais etiquetadas com as informações acima.

Então, sempre que você receber a correspondência ou receber outro documento financeiro, reserve um momento para colocá-lo na pasta correta. Dessa forma, suas contas e documentos importantes ficam em um local fácil de encontrar. Você pode então processar regularmente as pastas e armazenar permanentemente os documentos importantes e descartar ou reciclar o que não precisa.

Mantenha documentos importantes organizados

Embora o sistema de arquivamento básico faça um bom trabalho para manter suas finanças diárias em ordem, você ainda desejará organizar os itens importantes que precisa manter. Geralmente, você pode usar um pequeno arquivo com pastas individuais para manter tudo em ordem. Alguns exemplos de documentos financeiros que você deve guardar:

• Declarações fiscais
• Apólices de seguro
• Documentos de hipoteca
• Extratos de contas de investimento e aposentadoria
• Garantias ou contratos de serviço

Quanto tempo para manter seus documentos

Visto que você precisa manter cópias de determinados documentos, por quanto tempo deve mantê-los? Em alguns casos, você pode precisar manter um documento ou formulário apenas por um curto período de tempo, enquanto outros podem querer mantê-lo por anos. Aqui estão alguns documentos financeiros comuns e por quanto tempo você deve mantê-los.

Declarações fiscais
Quando se trata de suas declarações fiscais, é recomendável mantê-las por sete anos. Se o IRS quiser auditar suas declarações, eles geralmente terão de 3 a 6 anos para voltar a partir da data em que você apresentou o pedido.Manter sete anos de retornos anteriores em mãos irá mantê-lo coberto e tornar sua vida muito mais fácil se você for auditado. Não só isso, mas se você planeja comprar uma casa ou precisar apresentar comprovante de renda a um credor, é bom ter pelo menos alguns anos de dados ao seu alcance.

Documentos hipotecários
Quando você compra uma casa, você se senta no fechamento e assina seu nome no que parecem centenas de páginas. Geralmente, você receberá uma pasta grande com cópias de tudo o que abordou no fechamento. Isso incluirá documentos do banco que descrevem o empréstimo, informações da imobiliária, informações de avaliação e inspeção e muito mais. Embora você não precise consultar esses itens com frequência, você deve manter esses documentos indefinidamente. Talvez você precise consultá-los no futuro, e eles podem fornecer algumas informações valiosas quando você for vender a casa.

Extratos bancários e de contas de investimento
Se há uma coisa boa na Internet, é que muitas vezes você pode obter cópias eletrônicas de seus extratos bancários e de contas de investimento a qualquer momento. Isso elimina a necessidade de guardar cada extrato recebido. Ainda assim, é uma boa ideia revisar cada extrato em papel que você receber e, se forem trimestrais, guardá-los até a chegada do próximo extrato. Depois de receber o extrato anual ou de final de ano, você pode descartar com segurança todos os extratos mensais ou trimestrais. Isso reduzirá o número de pedaços de papel que você precisa arquivar e, com toda probabilidade, você poderá obter cópias adicionais on-line ou fazendo um telefonema rápido.

Contas e recibos
À medida que você recebe contas de serviços públicos e de cartão de crédito, é uma boa ideia guardá-las por um ano após verificar se as informações estão corretas. Erros podem acontecer e se você tiver uma cópia de sua declaração prontamente disponível, será mais fácil contestar um erro. A mesma coisa vale para os recibos. Você deve mantê-los por tempo suficiente para compará-los com seus extratos bancários, para que possa detectar quaisquer erros. Isto, claro, a menos que os recibos sejam de compras que possam ser utilizadas para fins fiscais. Nesse caso, você deseja manter esses recibos por até sete anos, assim como sua declaração de imposto de renda no caso de uma auditoria.

Mantendo suas informações seguras

O roubo de identidade se tornou um grande problema nos últimos anos. Os ladrões podem pegar pedaços de seu histórico pessoal e financeiro e usá-los para criar identidades falsas que podem arruinar seu crédito, esgotar suas contas bancárias e, de outra forma, causar uma grande dor de cabeça. Portanto, é importante que você proteja e descarte seus dados financeiros de maneira adequada.

Em primeiro lugar, considere comprar uma trituradora de papel para sua casa. Todas aquelas contas de serviços públicos antigas e até mesmo ofertas de cartão de crédito não utilizadas que você recebe pelo correio todos os meses podem ser os principais alvos dos ladrões. Ao destruir seus documentos não utilizados, você pode ter certeza de que minimizou as chances de alguém roubar as informações.

Isso também significa que você deve proteger os documentos que guarda em casa. Se você guardar tudo em caixas de papelão no porão, o que acontece se houver uma enchente? Anos de dados podem ser perdidos. A mesma coisa acontece se houver um incêndio ou outro desastre.

Embora você não possa se proteger contra todas as possibilidades, você pode pelo menos obter um arquivo forte, resistente e possivelmente até à prova de fogo ou um contêiner com fechadura que manterá seus documentos relativamente seguros e fora do alcance de mãos erradas. Você não precisa exagerar, mas também não quer que tudo fique guardado em algumas caixas de sapatos velhas em seu armário.

Ser organizado pode até ajudar seus herdeiros

Se algo acontecer com você, os documentos financeiros organizados podem ajudar tremendamente aqueles que cuidarão de seus assuntos depois que você partir. Pode agilizar a liquidação do seu patrimônio. Caso você tenha testamento, também é importante ter uma carta de instrução para que o executor saiba onde encontrar esses documentos.