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Cada vez mais empregadores estão oferecendo algum tipo de benefício de deslocamento para os funcionários. Desde deslocamentos de bicicleta ou scooter elétrica até passes de estacionamento e transporte público, novos possíveis benefícios para funcionários aparecem todos os dias. Esses benefícios dos empregados são dedutíveis para você como empregador? E eles são tributáveis para os funcionários?
Principais conclusões
- Normalmente, as despesas de deslocamento não são dedutíveis para funcionários e empregadores.
- Uma exceção são os reembolsos qualificados de bicicletas.
- Você pode oferecer até US$ 21 em benefícios de minimis sem incluí-los no salário do funcionário.
- Os empregadores podem pagar aos funcionários até US$ 280 em certos benefícios de transporte qualificados antes que o benefício se torne tributável.
Despesas de deslocamento normalmente não são dedutíveis
Vamos começar com o básico: o custo do deslocamento entre casa e o trabalho não é dedutível, seja você funcionário ou proprietário de uma empresa.
O que este artigo analisa são exceções a esta restrição do IRS, para dois propósitos:
- Para permitir que as empresas deduzam o custo de reembolso dos funcionários por esses custos como um benefício para funcionários
- Permitir que os empregadores não incluam esses reembolsos como rendimento tributável dos empregados. Isto geralmente é uma exclusão da retenção de imposto de renda e dos impostos FICA, mas também afeta a obrigação fiscal de desemprego do empregador
Sem deduções para despesas de deslocamento do empregador
A Lei de Reduções de Impostos e Empregos de 2017 eliminou as deduções fiscais comerciais para empregadores que concedem benefícios de transporte coletivo e estacionamento aos funcionários, a partir de 2018 e daqui em diante. Isso significa que você não pode deduzir quaisquer despesas de deslocamento, descritas como pagamento ou reembolso de viagens entre a casa do funcionário e o local de trabalho, a menos que esses pagamentos sejam “necessários para garantir a segurança do seu funcionário”.
Há uma exceção: despesas de deslocamento de bicicleta. Até 2025, você poderá deduzir reembolsos qualificados de deslocamento de bicicleta como despesa comercial, mas o valor total do reembolso será tributável ao funcionário.
Observação
Você ainda pode conceder esses benefícios aos funcionários, mas não pode deduzir impostos para eles como despesa comercial, e eles provavelmente serão tributáveis para o funcionário.
Benefícios de deslocamento tributável aos funcionários
Esta seção trata dos benefícios de deslocamento para os funcionários e se eles são tributáveis ao funcionário. Existem dois tipos de benefícios: de minimis (pequenos montantes) e qualificados.
Benefícios de transporte De Minimis
Os benefícios de minimis são pequenos montantes atribuídos com pouca frequência, cuja contabilização não seria razoável ou impraticável. Por exemplo, se você pagar uma tarifa de táxi a um funcionário para chegar em casa porque ele perdeu o último ônibus enquanto trabalhava até tarde a seu pedido, isso é mínimo.
Observação
Para ser considerado de minimis, o pagamento deve ser pouco frequente e de pequeno valor. Um benefício não pode ser de minimis se for baseado nas horas trabalhadas. Esses pagamentos são salários e envolvem questões de salário mínimo e horas extras. Se o pagamento ou reembolso for de minimis, não é necessário incluí-lo no salário tributável do funcionário.
Você não precisa incluir de minimis benefícios para passes de transporte público, tokens ou cartões de tarifas para sistemas de transporte público, até US$ 21 por mês, no salário de um funcionário. Você também pode dar um voucher aos funcionários ou reembolsá-los, até os mesmos US$ 21 por mês. Se você reembolsar funcionários, deverá ter uma forma de verificar se eles estão usando o transporte público para se deslocar.
Benefícios de transporte qualificado
Você pode fornecer certos benefícios de transporte qualificados aos funcionários sem incluí-los nos salários tributáveis do funcionário, até limites específicos. Estes transportes estão incluídos:
- Viajar em um veículo rodoviário suburbano entre a casa e o trabalho do funcionário
- Passe de trânsito
- Estacionamento qualificado
Um veículo rodoviário suburbano acomoda pelo menos seis adultos (sem contar o motorista). Pelo menos 80% da quilometragem deve ser para transporte de funcionários entre casa e trabalho e pelo menos metade dos assentos (sem contar o motorista) deve ser para funcionários.
Um passe de transporte público é um passe, token, cartão de tarifa, voucher ou algo semelhante que dá a alguém o direito de viajar gratuitamente ou com tarifa reduzida no transporte coletivo ou em um veículo para alugar com assentos para seis adultos (sem contar o motorista).
Estacionamento qualificado é estacionar suas reservas comerciais para funcionários perto de seu escritório ou perto de transporte público, veículos rodoviários ou caronas. Não inclui estacionamento na casa do funcionário ou próximo a ela.
Limites mensais de benefícios de transporte
Você só pode conceder aos funcionários uma quantia limitada a ser excluída de seus salários ou vencimentos tributáveis:
- US$ 280 por mês para transporte combinado de veículos rodoviários e passes de trânsito
- US$ 280 por mês para estacionamento qualificado
Se você der aos funcionários mais do que esses valores, deverá incluir o excesso em seu salário tributável.
Verificação de reembolso necessária
O que torna estes benefícios “qualificados”, ou seja, não tributáveis aos empregados, é a existência de um acordo de reembolso. Para poder excluir esses benefícios dos salários dos funcionários, você deve ter um plano de reembolso específico em vigor. O plano deve exigir que os funcionários verifiquem as despesas antes de você reembolsá-las. Você também pode dar vouchers aos funcionários se eles seguirem protocolos detalhados para verificar como o voucher foi usado.
Perguntas frequentes (FAQ)
Os benefícios dos passageiros são tributáveis?
Sim, alguns benefícios de transporte regional são tributáveis. De modo geral, qualquer valor acima de US$ 280 por mês para benefícios de transporte qualificado está incluído no salário tributável do funcionário.
Qual é o limite do IRS para benefícios de transporte regional?
O IRS permite até US$ 280 por mês para transporte combinado de veículos rodoviários e passes de trânsito, e para estacionamento qualificado.
