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Tornou-se cada vez mais comum as pessoas solicitarem ajuda remota de seus contadores na hora do imposto. Simplesmente enviar suas informações por e-mail pode ser tentador, mas não é a melhor ideia.
Você deseja ter certeza de que seus documentos fiscais serão entregues da maneira mais segura e confiável possível. Eles contêm informações confidenciais, como seu nome, endereço e números de Seguro Social seus, de seu cônjuge e de seus dependentes. Eles detalham quanto dinheiro você ganha. Eles mostram onde você faz transações bancárias e talvez até os números da sua conta. Você pode se tornar vítima de roubo de identidade se esses dados caírem em mãos erradas.
Aqui estão algumas dicas para garantir que seus dados cheguem intactos e seguros ao destino.
Principais conclusões
- Você corre o risco de roubo de identidade se seus documentos fiscais caírem em mãos erradas, e a transmissão eletrônica pode ser arriscada. Os fraudadores espreitam online.
- Pense em usar criptografia de e-mail se precisar enviar documentos pela Internet.
- A entrega em mãos é sempre a sua melhor opção, transferindo sua documentação confidencial diretamente de um ser humano para outro.
- Sempre faça cópias primeiro, não importa como você as entrega ao seu contador.
Faça uma lista
Faça uma lista de todos os seus W-2s, 1099s e outros documentos fiscais para saber exatamente o que enviou ao seu contador. Você pode identificar mais facilmente o que está faltando se algo se perder e não chegar ao outro lado. Você também terá o início de uma lista de verificação para a preparação do imposto do próximo ano.
Faça cópias de segurança
Copie cada documento primeiro se estiver enviando cópias impressas reais de seus documentos fiscais. Você não perderá informações críticas se os documentos forem perdidos. Você pode fotocopiá-los ou digitalizá-los para criar imagens ou arquivos PDF que podem ser salvos em seu computador ou unidade flash. Certifique-se de ter uma cópia de backup antes de enviar os originais ao seu contador.
Entregar em mãos, se possível
A forma mais segura de repassar documentos é a mais testada: entregá-los diretamente ao destinatário. Você pode colocar essa tática em prática entregando pessoalmente seus documentos fiscais ao seu contador, se possível. No mínimo, entregue-os a um assistente ou outro funcionário do escritório. Isso elimina qualquer risco de perda ou sequestro por hackers e golpistas.
Enviar seus documentos pelo correio é uma boa segunda opção
A entrega de correio é bastante segura. Esta é provavelmente sua segunda melhor opção se a entrega em mãos for impossível ou for um inconveniente.
Os documentos enviados são protegidos contra “espionagens” casuais, graças ao envelope. Abrir a correspondência de outra pessoa é crime nos EUA. Isso pode não deter um determinado criminoso, mas pelo menos existem leis em vigor para punir os infratores.
Observação
Os documentos podem, e às vezes são, perdidos ou danificados pelo correio, por isso pode ser uma boa ideia enviar as cópias de segurança que você fez em vez dos originais. Você também pode pensar em usar serviços de rastreamento ou exigir uma assinatura no momento da entrega.
Enviar seus documentos por fax funciona para documentos simples
Enviar documentos por fax pode ser uma maneira rápida de entregá-los. É relativamente seguro. As chances são boas de que seu fax não seja interceptado por ladrões de identidade, desde que a linha telefônica do contador não esteja grampeada.
Mas existem algumas desvantagens. O maior risco é você errar o número do fax e enviar os dados para um estranho. E os documentos enviados por fax às vezes podem ser difíceis de ler. A última coisa que um profissional tributário deseja é ficar sentado adivinhando se um número é seis ou oito (ou reservar um tempo para ligar para você para descobrir).
Dica
O fax funciona melhor se você precisar enviar apenas algumas páginas. Poderá ser necessário escolher outro método de entrega para documentos mais longos e para documentos com cópia em ambos os lados da página.
Use criptografia se precisar usar e-mail
O e-mail é conveniente e rápido, mas também apresenta alguns riscos de segurança. Seus e-mails e anexos provavelmente estarão vulneráveis, a menos que você tome precauções, como o uso de comunicação criptografada.
Felizmente, existem muitos serviços criptografados que os consumidores preocupados com a segurança podem usar. Chip Capelli, um contador localizado em Provincetown, Massachusetts, menciona o LeapFILE como um desses métodos que muda o jogo.
No mínimo, coloque seus documentos fiscais dentro de um invólucro criptografado, como um arquivo DOC, PDF ou ZIP protegido por senha. “Digitalize tudo para um PDF e proteja-o com senha”, aconselha Capelli.
Nunca envie informações que você deseja manter privadas como texto simples no corpo da sua mensagem de e-mail. Isso representa grandes riscos se você enviar a mensagem para o endereço errado ou se olhares indiscretos conseguirem acessar sua conta de e-mail. Tomar medidas simples de precaução ajuda muito a proteger suas finanças.
Use um portal seguro
Outra forma de transmitir documentos é utilizar um portal seguro para carregá-los. Esses servidores oferecem uma maneira segura para os clientes e seus profissionais fiscais visualizarem documentos. Eles minimizam o risco. Os portais seguros usados na indústria incluem GoFileRoom e Canopy Tax.
Os clientes podem criar uma senha para cada documento em um portal seguro. Somente a pessoa com a senha poderá acessar o documento.
Perguntas frequentes (FAQ)
O que posso fazer se achar que alguém acessou meus documentos e minha identidade foi comprometida?
Entre em contato com o Internal Revenue Service (IRS) imediatamente se suspeitar que foi comprometido. A agência vai analisar o assunto. Você pode preencher o Formulário 10439 para informar ao IRS que algo está errado se a fraude estiver impedindo você de declarar seus impostos corretamente ou se você suspeitar que foi vítima de roubo de identidade.
Que informações um contador precisa de mim para preparar e apresentar minha declaração de imposto de renda?
Você desejará fornecer, no mínimo, todos os formulários W-2 e 1099 que recebeu. Inclua uma cópia da declaração de imposto de renda do ano passado se estiver solicitando a ajuda de um novo contador que não a preparou para você. Inclua os números do Seguro Social e as datas de nascimento de você, de seu cônjuge e de seus dependentes e as informações de sua conta bancária se desejar o depósito direto de qualquer reembolso que possa esperar. Também é uma boa ideia reunir provas de quaisquer despesas dedutíveis de impostos que você pagou durante o ano, como impostos sobre a propriedade ou contribuições feitas para o seu IRA.
