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Principais conclusões
- Você pode acessar seus registros médicos por meio de um portal de pacientes on-line ou solicitá-los por telefone ou e-mail.
- A lei federal permite que você acesse seus registros médicos mesmo que tenha contas médicas não pagas.
- Para solicitar registros, forneça seu nome, data de nascimento, endereço, número de telefone e uma assinatura.
Seus registros médicos ou de saúde são uma parte importante de seus cuidados. De acordo com a lei federal, você tem o direito de acessar as informações contidas nesses registros e fazer atualizações ou correções quando necessário. Aprenda como solicitar seus registros, quanto custarão, como corrigir erros e muito mais.
Que informações contém um registro médico?
Um registro médico é um relato escrito do histórico de saúde de uma pessoa. Hoje, a maioria dos registros médicos são mantidos e compartilhados eletronicamente, embora alguns provedores mantenham registros em papel.
Seus registros médicos podem incluir:
- Informações sobre sua história passada, história familiar e história social
- Registros de diagnósticos, incluindo diagnósticos provisórios
- Medicamentos e tratamentos prescritos
- Resultados de exames laboratoriais e de imagem
- Procedimentos de diagnóstico, como eletrocardiograma (ECG) ou colonoscopia
- Registros de imunização
- Observações do profissional de saúde
- Admissões hospitalares, incluindo formulários de consentimento e resumo de alta
- Solicitações e respostas de seguros
- Informações de pagamento
- Autorizações como procuração médica e doação de órgãos
- Registros compartilhados por outros profissionais de saúde
Etapas para acessar seus registros médicos
Muitos consultórios de saúde oferecem portais de pacientes on-line onde você pode acessar seus registros médicos. Esses sites seguros também permitem que você marque compromissos ou envie mensagens ao seu provedor.
Caso o seu provedor não possua portal online, solicite registros por telefone ou e-mail. A maioria dos provedores possui formulários para você preencher.
Caso o escritório não possua formulário, você pode fazer uma solicitação por escrito, fornecendo:
- Seu nome completo
- Número da Segurança Social
- Data de nascimento
- Endereço
- Número de telefone
- Endereço de email
- A lista de registros solicitados
- As datas de serviço
- Opções de entrega (fax, correio, e-mail, pessoalmente)
- Assinatura
- Uma cópia do seu documento de identidade
Depois de solicitar os registros, poderá haver um período de espera. As leis estaduais geralmente exigem entrega dentro de 30 a 60 dias.
Guarde uma cópia do seu pedido original. Caso não receba os documentos após várias tentativas, entre em contato com a Secretaria de Saúde do seu estado.
Quem tem acesso aos seus registros médicos?
De acordo com a Lei de Portabilidade e Contabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) de 1996, você tem o direito de obter cópias da maioria dos seus registros médicos, sejam eles eletrônicos ou em papel.
Os regulamentos da HIPAA protegem sua privacidade, mas podem ser fornecedores complexos e às vezes confusos. Isso pode dificultar a obtenção de seus registros, mesmo quando você tem direito a eles.
De acordo com a HIPAA, você tem o direito de solicitar registros médicos se:
- Você é o paciente ou pai ou responsável do paciente cujos registros estão sendo solicitados.
- Você é um cuidador ou defensor que obteve permissão por escrito do paciente.
Muitas pessoas presumem que somente elas ou seus representantes podem obter cópias de seus registros médicos. De acordo com a lei federal, outros também podem ter o direito.
Este não é apenas o seu prestador de cuidados primários, mas qualquer terceiro ao qual você possa ter dado acesso sem saber. Estes podem incluir outros profissionais, companhias de seguros, hospitais, laboratórios, lares de idosos, centros de reabilitação e prestadores de serviços de cobrança.
Algumas pessoas também solicitam que suas informações sejam compartilhadas com aplicativos móveis (como aqueles que monitoram doenças cardíacas ou diabetes). De acordo com a HIPAA, você tem o direito de fazer a solicitação, mas seu provedor não é responsável pela forma como o aplicativo móvel usa ou protege as informações.
Quais registros você pode obter?
Geralmente, você tem o direito de ver e obter uma cópia completa de seus registros médicos. Isso é verdade quer você tenha pago a um provedor ou não. De acordo com a lei federal, seu provedor deve lhe dar acesso aos seus registros, mesmo que você tenha uma conta não paga.
Dito isso, existem limitações quanto ao quão longe você pode retroceder em sua história. Embora as leis estaduais variem, a maioria dos provedores nos Estados Unidos (incluindo médicos, hospitais e laboratórios) são obrigados a manter registros médicos de adultos por sete anos.
Por outro lado, os registros médicos das crianças devem ser mantidos até a maioridade (18 em alguns estados e 21 em outros). Existem até alguns estados que exigem que os profissionais mantenham registros vários anos além da maioridade.
Entre os vários registos você tem o direito de obter:
- Quaisquer notas ou registros que um provedor tenha criado
- Quaisquer resultados de diagnóstico dos quais um fornecedor tenha cópias, incluindo exames de sangue, raios X, mamografias, testes genéticos, biópsias, etc.
- Qualquer informação fornecida por outro profissional de saúde que tenha sido usada para estabelecer um diagnóstico e/ou tratamento direto
Se você precisar de um teste de laboratório ou registro hospitalar específico, geralmente é melhor solicitá-lo diretamente ao estabelecimento. Esses registros são geralmente mais completos e mantidos por mais tempo do que aqueles na prática privada.
Por que seu provedor pode negar alguns registros
Existem registros aos quais você pode ter acesso negado. Estas envolvem principalmente registos de saúde mental que são considerados “impressões” e não diagnósticos. Divulgá-los pode prejudicar a relação prestador-paciente se forem mal interpretados ou tirados do contexto.
Dito isso, um provedor não pode negar o acesso porque isso pode ferir seus sentimentos. Só pode ser negado se a informação puder fazer com que você se machuque ou machuque outras pessoas. A negação deve ser fornecida a você por escrito.
De acordo com a lei federal, também pode ser negado o acesso a informações médicas compiladas para uso em uma ação judicial.
Se você acredita que seu acesso aos registros médicos foi negado injustamente, registre uma reclamação no Escritório de Direitos Civis (OCR) do Departamento de Saúde e Serviços Humanos.
Se o OCR concordar com a sua reclamação, ele instruirá o provedor a divulgar as informações. Pode até impor um acordo se um dano real tiver sido causado. A reclamação deve ser apresentada no prazo de 180 dias após a violação.
Você também pode registrar uma reclamação se seu sigilo médico for violado.
Os registros custam alguma coisa?
A obtenção de seus registros por meio de um portal de pacientes on-line geralmente é gratuita. Alguns fornecedores podem cobrar se você quiser que sejam entregues em papel ou em mídia eletrônica (como uma unidade USB), mas o preço deve ser razoável.
Por exemplo, um provedor não pode cobrar uma taxa excessiva para recuperar o dinheiro que você não pagou. Se houver uma conta não paga, eles deverão cuidar dela separadamente, seja entrando com uma ação judicial ou contratando uma agência de cobrança de dívidas.
Ao solicitar seu prontuário, pergunte quanto custará e se há opções menos dispendiosas.
E se meu médico não estiver mais em atividade?
Se o seu médico se aposentar ou encerrar o consultório, seus registros médicos ainda deverão ser mantidos por lei, mesmo que o prestador tenha falecido ou dissolvido o consultório.
Se um prestador tiver abandonado um consultório de grupo, mas o consultório ainda estiver em funcionamento, os seus registos deverão ser mantidos pelos restantes membros.
Se o consultório for vendido, o novo consultório deverá receber seu consentimento por escrito antes que os arquivos possam ser transferidos.
Pode ser difícil encontrar seus registros se o escritório de um fornecedor fechar sem encaminhar os detalhes. Nesses casos, há várias coisas que você pode fazer:
- Entre em contato com a sociedade médica estadual ou local: muitas dessas organizações exigem registro anual e provavelmente terão as informações de contato mais recentes.
- Fale com sua seguradora de saúde: Se o prestador de cuidados de saúde ainda for aprovado, a sua seguradora terá os dados de contacto.
- Entre em contato com qualquer hospital onde seu médico fez rondas: Os prestadores de cuidados de saúde passam por um processo formal para obter privilégios hospitalares. Os departamentos de recursos humanos geralmente terão detalhes em arquivo.
Se necessário, reconstrua seu arquivo entrando em contato com laboratórios, hospitais ou especialistas que você utilizou. Suas seguradoras de saúde anteriores e atuais também podem fornecer detalhes de quaisquer reclamações feitas em seu nome.
Como corrigir erros
Depois de obter uma cópia de seus registros médicos, revise-os cuidadosamente. Se você encontrar erros ou omissões, você desejará corrigi-los para garantir que não comprometam seus cuidados futuros.
A maioria dos provedores concordará prontamente em corrigir erros factuais ou rastrear relatórios ausentes.
Por outro lado, eles não são obrigados a alterar um registro porque você não concorda com eles ou prefere que certos fatos sejam omitidos. Os exemplos incluem um diagnóstico de álcool ou HIV. Cortá-los não é apenas antiético, mas pode sujeitar o fornecedor a ações legais.
Dito isto, se você acredita que a recusa é injusta ou coloca você em perigo, apresente uma reclamação ao OCR descrevendo a disputa. Eles podem decidir se a correção é justificada.
