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Um dos principais motivos pelos quais as empresas falham é a falta de dinheiro. O que muitas pessoas não entendem é que uma empresa pode ter lucro e ainda assim não ter dinheiro.
Há muitos aspectos da gestão do dinheiro que precisam ser acompanhados em uma empresa, mas um dos mais importantes, além das receitas, são as despesas. Muitas empresas gastam muito mais do que pensam, muitas vezes em coisas de que não precisam.
Uma planilha de controle de gastos de negócios pode ajudá-lo a manter o controle sobre o que está gastando, para que possa tomar decisões financeiras sábias em seu negócio.
O que é uma planilha de gastos para acompanhamento de negócios?
Uma planilha de controle de gastos é exatamente o que diz ser; é uma planilha que você usa para relatar os gastos do seu negócio. Não é um orçamento. Em vez disso, é um lugar para manter um registro de todo o dinheiro que sai da sua empresa.
Por que uma planilha de controle de gastos é importante?
Como já mencionado, muitas empresas, grandes e pequenas, não têm uma boa noção do dinheiro que gastam nos seus negócios. Existem empresas de milhões de dólares que são pobres. Uma planilha de controle de gastos pode ajudá-lo:
1. Identifique vazamentos de dinheiro. Você está pagando taxas adicionais porque não atingiu um limite ou porque suas contas estão atrasadas?
2. Descubra erros. Você foi cobrado duas vezes ou muito caro por alguma coisa?
3. Identifique despesas que você pode cortar. Você está pagando por coisas que não precisa ou não usa mais?
4. Tome decisões sobre o que é importante no seu negócio. Quanto menos dinheiro você gasta em seu negócio, mais você pode guardar. Ao ver quanto está gastando e em quê, você pode decidir se a despesa vale a pena ou se prefere economizar o dinheiro.
5. Facilite a hora dos impostos. A maioria, senão todas, de suas despesas podem ser dedutíveis de impostos. Ter uma planilha de acompanhamento facilita a organização e o cálculo de suas despesas dedutíveis de impostos.
Como criar uma planilha de controle de gastos
Há uma variedade de softwares, aplicativos e ferramentas financeiras que podem automatizar a criação do seu rastreador de gastos. No entanto, às vezes as tarefas automatizadas não são revisadas. Nesse caso, um rastreador de gastos não é útil se você não o observar para determinar se seus gastos estão dentro dos limites.
Criar seu próprio rastreador exige mais tempo e trabalho, mas garantirá que você tenha um conhecimento íntimo do seu dinheiro, o que é crucial para o sucesso financeiro.
Aqui estão algumas dicas para criar sua própria planilha de controle de gastos.
1. Decida qual software de planilha você usará. Você pode usar Excel, planilha do Google ou qualquer outra ferramenta de planilha.
2. Reúna seus extratos dos últimos 6 a 12 meses.Isso o ajudará a decidir o que deseja monitorar, bem como a ter uma boa ideia do que precisa incluir em seu rastreador de gastos. Você não precisa necessariamente dos números, apenas dos itens nos quais gastou dinheiro e pelos quais provavelmente ainda está pagando em seu negócio.
3. Determine o que você deseja acompanhar em cada despesa.No mínimo, você deseja acompanhar o valor real gasto, mas dependendo do seu negócio, você pode querer acompanhar coisas como para qual cliente a despesa foi incorrida, detalhes sobre a despesa (ou seja, tamanho e/ou fornecedor) e qualquer outra coisa que possa ajudá-lo a entender por que você gastou o dinheiro. Coloque-os nos cabeçalhos das colunas na parte superior, como:
Artigo | Descrição | Custo | Cliente
Se você se preocupa apenas com quanto custou algo, você pode acompanhar seus gastos por mês, onde coloca o que foi gasto de cada item naquele mês:
Artigo | Janeiro | Fevereiro | Março etc.
4. Liste todas as suas despesas fixas.Estas são despesas que ocorrem regularmente e não alteram os valores. Por exemplo, um serviço pode cobrar US$ 20 por mês. Muitos serviços são cobrados anualmente ou trimestralmente, então você colocará esses valores no mês em que foram incorridos. Ao examinar seus extratos anteriores, observe os pagamentos regulares que têm sempre o mesmo preço. Exemplos de despesas fixas incluem:
- Hospedagem na web
- Renovação de domínio
- Serviço de e-mail
- Telefone
- Internet
- Outros serviços, como ferramentas de mídia social, serviços de imagem, etc.
- Assinaturas ou assinaturas
Dependendo de quantas despesas fixas você tem, você pode listá-las em categorias, como “Telefone”, “Marketing” etc.
Por exemplo, na categoria telefone você pode ter:
Eles seriam listados verticalmente nas células da linha (no lado esquerdo da planilha).
5. Liste as despesas variáveis comuns.São despesas que variam de preço. Por exemplo, se você tiver serviços de áudio cujo preço varia de acordo com a largura de banda que você usa. Exemplos de despesas variáveis podem incluir:
- Serviços terceirizados (ou seja, assistente virtual ou web designer)
- Cobranças baseadas no uso (ou seja, largura de banda)
- Suprimentos (material de escritório ou materiais para fazer seu produto)
- Materiais de marketing (ou seja, cartões de visita)
- Postagem e materiais de envio
- Treinamento
Eles são listados verticalmente nas células da linha. Por serem variáveis, você pode listá-los abaixo das despesas de renda fixa.
Nota
Como você deseja ter uma visão precisa de para onde está indo seu dinheiro, convém dividir cada despesa por fornecedor e não por categoria. Por exemplo, em vez de “suprimentos”, onde você coloca o custo total dos gastos na loja do escritório em uma célula, você pode dividir suas compras em subcategorias para poder rastrear itens como a quantidade de papel ou tinta que você está usando.
Depois de preencher os cabeçalhos e a lista de rastreamento, a aparência deverá ser semelhante a esta:
6. Defina um horário regular para inserir seus dados
Isso consome tempo, mas, novamente, garantirá que você esteja por dentro do que realmente está sendo gasto, além de garantir que encontrará erros.
Se você não quiser inserir seus dados manualmente, seu banco provavelmente possui uma função na qual você pode baixá-los em formato CSV ou uma variação do formato Excel; no entanto, isso irá entregar todas as despesas individuais e não corresponderá ao que você configurou acima, então você precisará fazer ajustes para organizá-lo. Por exemplo, se você tiver dois pagamentos por mês para o seu assistente virtual, o arquivo baixado terá dois pagamentos separados, mas no seu rastreamento, você pode querer um custo total.
Se você usa um software financeiro, pode baixar suas despesas diretamente ou como uma planilha do seu banco. Novamente, pode ser necessário ajustá-lo para caber no que você está tentando rastrear.
7. Use fórmulas para fazer as contas
Embora grandes despesas possam afetar duramente uma empresa, em muitos casos as empresas enfrentam dificuldades por causa de centavos e moedas de dez centavos. Muitas pequenas despesas podem resultar em gastos excessivos. Para saber quanto você está gastando, você deseja somar todas as suas despesas.
Se você estiver usando o Excel, selecione a célula ao lado dos números que deseja adicionar e clique em eu sou eu mesmo no Lar guia, a imprensa Digitar.
Por exemplo, se você deseja saber suas despesas totais em janeiro, selecione a célula abaixo do último número digitado em janeiro, clique em AutoSoma e pressione Enter. Se você quiser saber quanto gastou ao longo do tempo em uma única despesa (ou seja, telefone), selecione a célula à direita do último custo telefônico inserido, clique em AutoSoma e pressione Enter.
Se você usa o Planilhas Google, abra sua planilha, destaque as células que deseja adicionar e clique emSoma: Totalao lado deExplorar. Você também pode calcular médias, mínimo e máximo.
Se você estiver usando um software financeiro, ele provavelmente contabilizará esses números automaticamente para você.
8. Analise seus gastos
Você está pagando por dois serviços que poderiam ser atendidos por meio de um? Você está usando a assinatura pela qual paga mensalmente? Você sabia que está gastando tanto em tinta de impressora?
Analisar suas despesas em uma única planilha mostrará quanto você realmente está gastando em seu negócio (e talvez responda por que você não tem tanto dinheiro quanto pensava), bem como identificará áreas que você pode cortar ou economizar.
