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A contabilidade em sua pequena empresa não envolve apenas a manutenção dos livros para fins fiscais, mas é um dispositivo importante para economizar dinheiro e identificar desperdícios, fraudes e roubos. É por isso que é tão importante que os proprietários de empresas contratem contadores profissionais em vez de tentarem fazer a contabilidade sozinhos ou delegar o trabalho a funcionários inexperientes. Mesmo empresas bem-sucedidas podem facilmente falir devido a erros contábeis que resultam em impostos não pagos, fraude, roubo ou apropriação indébita.
Erros contábeis mais comuns
Erros contábeis incluem cometer erros matemáticos básicos, inserir dados incorretamente e não documentar despesas e receitas. Os seguintes erros contábeis estão entre os mais comuns para pequenas empresas.
Organização
Na contabilidade, a organização é crítica. Isso significa manter os recibos de todas as despesas, usar cartões de crédito ou débito empresariais para despesas, manter os livros atualizados, anotar as despesas de caixa com precisão no dia em que são incorridas e não misturar finanças pessoais e empresariais.
Como proprietário de uma empresa ocupada, é fácil adquirir suprimentos enquanto faz suas compras e tarefas pessoais. No entanto, é importante obter recibos separados e usar o número de identificação de revenda do seu estado para quaisquer suprimentos que serão revendidos. Embora despesas abaixo de US$ 75 geralmente não exijam recibo, é sempre uma boa ideia conseguir um. Quando você pode mostrar os recibos de todas as suas despesas, é menos provável que os auditores os contestem.
Atrasando a papelada
Proprietários de pequenas empresas encarregados de desempenhar muitas funções frequentemente adiam a contabilidade até o final da semana ou do mês – ou mais tarde. Esta é uma estratégia arriscada porque é fácil atrasar demonstrações financeiras, relatórios que devem ser arquivados, pagamentos de impostos sobre vendas, pagamentos de contas e até mesmo cobrar dos clientes o dinheiro que eles lhe devem.
O atraso no faturamento pode resultar em cheques devolvidos, aumento de dívidas que nunca serão pagas e erros nas faturas que serão difíceis de comprovar posteriormente. Você pode ser responsabilizado por multas e juros por apresentar relatórios com atraso ou perder grandes oportunidades financeiras porque os livros não estão atualizados. Se você tiver que lutar ou correr para colocar seus livros em dia, será mais fácil cometer erros caros.
Erros matemáticos
O IRS frequentemente descobre erros matemáticos e os corrige para você. No entanto, você não pode contar com nenhuma agência que detecte seus erros matemáticos. Existem também outros tipos de erros matemáticos que as agências não conseguem identificar e que podem ter um efeito cumulativo significativo nas suas finanças. Esses tipos de erros incluem inserir números no lugar errado, não arredondar os números corretamente ou cometer erros que não são a seu favor.
Contratando a equipe de escritório errada
Se o responsável por fazer seus livros não sabe o que está fazendo, você é quem paga pelos erros. Nenhum funcionário, parente ou conhecido casual se preocupará com seus livros tanto quanto você ou uma empresa de contabilidade profissional. Se essa pessoa cometer um erro, ela não será investida como um contador com responsabilidade fiduciária ou como uma pessoa com interesse financeiro no negócio. O outro risco de contratar alguém que não seja profissional é que a pessoa pode facilmente se envolver em atividades criminosas, como peculato ou roubo.
Não estar disposto a delegar
Os proprietários de pequenas empresas muitas vezes não estão dispostos a delegar a contabilidade a profissionais de contabilidade experientes, mas o crescimento do negócio depende da capacidade crítica de permitir que outros profissionais lidem com qualquer coisa fora das competências essenciais do seu negócio.
Simplesmente, você deve estar disposto a permitir que outras pessoas façam o trabalho delas enquanto você faz o seu. Poucos empresários estão qualificados em contabilidade, estratégias fiscais, gestão de activos empresariais e criação de entidades empresariais para capitalizar as vantagens de determinadas estruturas empresariais. Você precisa de aconselhamento especializado e de um contador experiente para maximizar a receita e minimizar os impostos.
Comunicações ruins
A má comunicação entre você e seu contador pode resultar em erros graves em seus registros, arquivamento de relatórios e resultar em tudo, desde declarações impossíveis de conciliar até dados financeiros importantes imprecisos. É fácil esquecer que você pagou um bônus em dinheiro ou deu um desconto a alguém, a menos que você anote as informações e as transmita ao seu contador.
A tecnologia não evita erros contábeis por causa do ditado empresarial “entra lixo, sai lixo”. A pessoa que insere os números contábeis em aplicativos de software e tecnologia precisa transferi-los corretamente e inseri-los no lugar certo e na hora certa. O contador precisa saber quando arquivar a papelada e como interpretar fatos sobre ativos, impostos e outros assuntos.
Se você deseja obter o máximo de lucros com suas vendas e despesas, você precisa utilizar um contador experiente ou serviço de escrituração contábil para lidar com seus livros da maneira certa e ajudá-lo a evitar erros, economizar em impostos e descobrir outras oportunidades de negócios com base em sua situação financeira. No mínimo, garanta que procedimentos e processos adequados estejam em vigor para manter a comunicação aberta e produtiva.
