Se um auditor vier até sua empresa, você está pronto?

Todos no mundo dos negócios conhecem as auditorias do IRS, mas sua empresa pode ser inspecionada ou auditada por agências e departamentos locais, estaduais e federais, para uma infinidade de questões:

• Autoridades locais, para inspeções de incêndio, códigos de construção, questões de saúde e segurança e possíveis violações da Lei dos Americanos Portadores de Deficiência (ADA).
• Agências estaduais, para impostos sobre vendas, registro comercial e questões trabalhistas
• Agências federais,incluindo OSHA (Agência de Saúde e Segurança Ocupacional), a ADA (Lei dos Americanos com Deficiência), a EEOC (Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego, a seção de Salários e Horas do Departamento do Trabalho e imigração/alfândega (ICE). 

Aqui está uma lista de agências estaduais e federais que podem auditar ou inspecionar seu negócio.  

Tipos de auditorias e inspeções

• Algumas agências precisaminspecione sua empresa quando ela abrir.Normalmente são empresas locais, como o departamento de saúde ou o departamento de construção. 
• Algumas agênciasinspecionar regularmente. Os inspetores locais de incêndio e saúde geralmente vêm em horários rotativos. 
• Algumas agências podemvenha para sua empresa sem avisar e sem motivo.
• Algumas agências vêmem resposta a uma reclamaçãode um funcionário ou cliente ou outra pessoa. Os inspetores de imigração do ICE, os inspetores da ADA e os inspetores da OSHA respondem às reclamações de um funcionário ou cliente. Os auditores do IRS ou os auditores fiscais estaduais da folha de pagamento podem responder a uma reclamação de um contratante independente. 

Saiba quais inspetores podem vir sem avisar

Alguns regulamentos permitem auditorias ou inspeções não anunciadas:

• Os inspetores da OSHA podem visitar sua empresa sem avisar. Se o inspetor não tiver um mandado de busca válido, você não precisará permitir que ele entre para inspecionar. Se você não tiver certeza do que fazer, diga ao inspetor para voltar com um mandado de busca.
• O IRS pode fazer visitas não anunciadas à casa ou empresa do contribuinte.
• As autoridades locais geralmente precisam de um mandado de busca para entrar no seu negócio, a menos que a situação seja uma emergência (como um incêndio) ou urgente (urgente). Existe uma lei federal sobre isso e os estados podem ter suas próprias leis.
• A maioria das inspeções do ICE começa com uma visita surpresa.
• A EEOC normalmente não chega a uma empresa sem avisar.
• Os inspetores de salários e horas do Departamento do Trabalho podem vir sem aviso prévio.

Esteja preparado antes de uma auditoria ou inspeção

Reserve tempo para se preparar para possíveis auditorias ou inspeções: 

• Faça uma lista de possíveis agênciasque pode inspecionar seu negócio específico. Inclua agências que possam aparecer devido à natureza específica do seu negócio. Por exemplo, as empresas do setor alimentar podem ter um inspetor de saúde. 
• Conheça seus direitospara cada tipo de inspeção. Você pode pedir ao inspetor para retornar mais tarde, quando for mais conveniente para você? Você tem o direito de acompanhar o inspetor ou auditor? Você tem o direito de solicitar um mandado de busca antes de deixar o inspetor entrar em sua propriedade?
• Sente-se com seu advogadoe discuta seus direitos e responsabilidades durante essas auditorias e inspeções. 
• Definir procedimentospara você e sua equipe acompanharem quando um inspetor ou auditor aparecer, etreine sua equipeno que fazer. Pode ser uma boa ideia colocar esses processos em algum caderno em algum lugar. 
• Decida quem deve ser notificadoquando um inspetor chega. O que sua equipe deve fazer se você não estiver disponível? Quem é o próximo responsável? Seu advogado deve ser notificado e quando? 
• Verifique seus registros comerciaisque pertencem a esta inspeção para garantir que sejam precisos, completos e em conformidade com a lei. Por exemplo, um inspetor federal ou estadual de salários e horas desejará ver planilhas de ponto ou outros registros de cronometragem. 

A primeira coisa a fazer durante uma inspeção ou auditoria:

Seja cortês e prestativo. Sua atitude deveria ser: “Queremos obedecer aos leigos e fazer a coisa certa. Ajude-nos a saber o que é isso. Se houver problemas, queremos corrigi-los”. 

• Verifique a identidade do inspetor e certifique-se de que o inspetor tenha a documentação adequada, incluindo um mandado, se necessário. Falsos inspetores às vezes aparecem tentando intimidar os empregadores para que se submetam às inspeções e depois paguem multas ou penalidades ou comprem kits de conformidade. O IRS tem um artigo sobre como saber se alguém que afirma ser auditor do IRS é real.
• Então,coloque seu plano em ação. 
• Tire fotos ou mantenha um registroda inspeção ou auditoria. Siga o inspetor ou pergunte se você pode participar da auditoria. 
• Não ofereça nada. Se lhe fizerem uma pergunta, responda. Não acrescente nada à sua resposta. 
• No final da auditoria ou inspeção, peça uma avaliação. A maioria dos inspetores ou auditores não se compromete com nada específico, mas devem dar uma ideia geral sobre se houve violações e o que esperar em seguida. 

Após uma auditoria ou inspeção

Se o inspetor alegar violações, você poderá ter direito a umaprocesso de recurso.A forma como esta etapa é tratada depende da agência específica. Como acompanhamento, qualquer agência deve fornecer-lhe um registo escrito das violações, indicando se estas são corrigíveis e como, e quais as multas e penalidades que estão a ser impostas. 

Neste ponto, você provavelmente desejará entrar em contato com seu advogado para discutir uma resposta. 

Se nenhuma violação ocorrer na inspeção, discuta com seus funcionários o que deu certo, o que você ouviu ou viu e o que pode aprender para fazer melhor na próxima vez. 

Para quase todos os negócios, haverá uma próxima vez.