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A administração e o gerenciamento de riscos são componentes críticos da gestão de propriedades imobiliárias. A função de manutenção de registos deve ser gerida cuidadosamente e quanto maior for o nível de detalhe, melhores serão os resultados prováveis.
Gerentes de propriedades lidam com muitas transações
Na maioria dos estados, de longe, o maior número de reclamações de consumidores, penalidades de comissões e suspensões e revogações de licenças estão relacionadas à gestão de propriedades. Não é que os licenciados que fazem gestão de propriedades sejam ineptos. É que este é um negócio com muitas transações.
Enquanto um agente médio pode fazer uma dúzia de transações de venda por ano com um contrato de compra e documentos relacionados, o gestor de propriedade médio pode fazer centenas de transações menores. O facto de serem mais pequenas não torna essas transacções menos importantes e não reduz o risco envolvido na sua realização.
Interações com gerenciamento de propriedades
Como administrador de propriedade, você está contratando um proprietário para comercializar e alugar sua propriedade, cobrar os aluguéis e remetê-los ao proprietário e administrar a propriedade, desde a manutenção até a aplicação das regras do inquilino.
Ao fazer isso, você está negociando com proprietários, inquilinos, empresas de reparos, mídia publicitária, empreiteiros e outros. Cada uma dessas transações apresenta algum risco ao seu negócio. Não é necessariamente um grande risco em cada caso, mas é cumulativo.
As funções financeiras são de longe as que têm maior probabilidade de criar problemas para o corretor. As funções financeiras envolvem:
- A função de marketing e financeira exige registros de despesas e receitas, bem como registros fiscais, faturas de publicidade e muito mais.
- A gestão de inquilinos envolve registros de todas as suas solicitações, histórico de pagamento de aluguel e violações de regras.
- A manutenção e os reparos das instalações exigem cronogramas de manutenção, registros de reparos para garantia e registros de pessoal de funcionários e subcontratados.
Gestão de Riscos Imobiliários
A componente de gestão de riscos é obviamente muito importante. Um grande desastre pode ameaçar economicamente a sobrevivência da propriedade. Os registos mantidos fazem parte disto, uma vez que qualquer acção legal tomada por terceiros pode ser frustrada se existirem registos detalhados que refutem as suas reivindicações.
Uma parte da gestão de risco é a determinação do risco versus recompensa. Um bom exemplo é uma banheira de hidromassagem ou piscina na propriedade. O gestor da propriedade e o proprietário devem equilibrar o valor da piscina com os riscos incorridos. Quando um risco como este é identificado, existem três maneiras de abordá-lo:
- Evitar:A decisão pode ser tomada pela retirada da banheira de hidromassagem ou piscina, pois a renda adicional do aluguel não compensa o custo do seguro ou os riscos envolvidos.
- Controlar:Se a banheira de hidromassagem for mantida, talvez uma fechadura e uma cerca codificadas sejam instaladas para impedir a entrada de crianças mais novas.
- Transferência de risco:A forma mais comum de lidar com o risco é adquirir um seguro para transferir o risco para a seguradora.
O gerente de propriedade bem-sucedido planejará os problemas, manterá arquivos e registros excelentes de cada atividade e avaliará continuamente essas funções para determinar se uma mudança é necessária.
Manutenção de documentos e e-mail
Em muitos estados, você só precisa manter registros de transações por seis anos. No entanto, é aconselhável mantê-los por mais tempo, principalmente se for permitido fazê-lo em formato eletrônico. Você pode apostar que, se alguma das partes tiver uma reclamação, alguém que queira processá-lo por algo há seis anos e 10 dias ainda terá cópias de seus documentos. É muito mais difícil defender sua causa se você já destruiu suas cópias.
Quando se trata de e-mail, qualquer ação judicial envolvendo um empréstimo garantido pelo governo federal (praticamente todos os nossos negócios residenciais) pode obrigá-lo a produzir e-mails relacionados à transação e comunicações com seu cliente/cliente. Existem inúmeras maneiras e produtos de software para salvar e-mails relacionados, mas leia alguns dos artigos aqui sobre o Evernote, uma solução por vários motivos. Veja como lidar com e-mails usando o Evernote e seus arquivos do Gmail. Modifique para se adequar à sua solução de e-mail.
- Configure o encaminhamento automático no Gmail de todos os e-mails de ou para seu cliente/cliente.
- Eles vão para um caderno no Evernote para a transação.
- Algumas semanas após o fechamento, abra todos os e-mails no Evernote e imprima-os em ordem cronológica em um arquivo PDF.
Como os arquivos PDF podem ser pesquisados, você pode acessar rapidamente qualquer e-mail que alguém queira com palavras-chave. Funciona muito bem.
