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Diária é em latim para por dia ou para cada dia. Embora a diária tenha vários significados, em relação aos Recursos Humanos, é a diária paga aos funcionários pelas despesas incorridas em viagens de negócios. Essas despesas podem ser com hospedagem, alimentação, gorjetas, táxi e outras taxas de transporte terrestre. As despesas diárias incidentais de viagem também incluem itens como lavagem a seco, lavanderia, uso do telefone, Wi-Fi e gorjetas ao atendente de quarto.
Quando as taxas diárias não se aplicam
O que a diária não cobre é o custo de transporte de e para o local de trabalho do funcionário. Nesse caso, os empregadores pagam os custos de transporte separadamente – geralmente diretamente para a companhia aérea, trem, ônibus e assim por diante – ou os funcionários usam sua própria fonte pessoal de transporte e são reembolsados de acordo com a taxa de reembolso de milhas do IRS.
Exemplos de reembolso do empregador para viagens
Os empregadores pagarão os custos de transporte do funcionário separadamente quando um funcionário trabalhar em um local para a mesma empresa que seja diferente daquele onde o funcionário normalmente trabalha. Por exemplo, o trabalho e o escritório de um funcionário estão localizados em Michigan, mas, uma vez por mês, ele viaja para a Pensilvânia para trabalhar em um escritório regional diferente por vários dias.
Outro exemplo é se um funcionário treina novos funcionários nas localidades de sua empresa em todo o país e é necessária uma pernoite em cada localidade. Outro exemplo é um funcionário de RH que geralmente trabalha na sede principal da empresa, mas cada vez que a empresa abre um novo local, ela trabalha por um período de tempo no novo local enquanto contrata e traz funcionários a bordo.
Todas essas três situações funcionariam bem com a empresa pagando uma diária ao funcionário porque a viagem é frequente ou demorada. Dessa forma, os funcionários ficam felizes porque não precisam registrar todas as despesas e guardar os recibos como prova. Nem precisam perder tempo preenchendo relatórios de despesas.
Definição de taxas diárias
Um empregador define taxas diárias com base em uma série de fatores. Isso inclui o custo de despesas relacionadas a viagens em vários locais, o tempo que o funcionário viaja fora do escritório e a atual taxa de diária federal.
A maioria dos empregadores usa a taxa de diária federal e a Administração de Serviços Gerais dos EUA (GSA) é o órgão regulador que estabelece as taxas de diária federal todos os anos em 1º de outubro.
A GSA estabelece uma política de viagens, incluindo taxas de diárias (mas apenas) para funcionários federais em viagens oficiais fora de seu posto local ou áreas de trabalho, conforme definido por sua agência. As empresas tendem a usar a taxa diária federal porque os pagamentos diários acima da taxa federal são rendimentos tributáveis para os funcionários em seus formulários W-2.
Compreensivelmente, as taxas diárias dos empregadores são normalmente fixadas em valores diferentes para locais diferentes e variam de acordo com o nível de despesas de viagem que o empregado irá suportar. Os funcionários que viajam para Las Vegas, NV, por exemplo, recebem aproximadamente um terço do reembolso diário que um funcionário que viaja para a cidade de Nova York receberia com base nas despesas locais (em taxas federais).
Benefícios da taxa diária
Os funcionários são poupados do tempo que, de outra forma, investiriam no controle de despesas, guardando recibos e preenchendo relatórios de despesas quando retornassem ao escritório. Os funcionários podem ficar com o dinheiro que não gastam durante as viagens, o que pode incentivar a economia e desencorajar gastos excessivos.
O empregador se beneficia porque não precisa investir o tempo da equipe na revisão de despesas, na verificação da quantidade de dinheiro gasto e no tempo que o funcionário gasta preenchendo a papelada. Em essência, o empregador está dizendo que orçou a quantia que está disposto a gastar nas viagens dos funcionários e que o funcionário foi notificado antes de incorrer nas despesas.
O processo de diárias pode resultar em economias substanciais para o empregador, em oposição às empresas que pagam as despesas reais dos funcionários. E, claro, é imprudente e anti-funcionário esperar que os funcionários cubram as suas próprias despesas quando viajam em negócios legítimos.
Emprego diário
Em algumas profissões e indústrias, as diárias também podem se referir a empregos temporários de curto prazo. Essa programação diária geralmente consiste em vários dias de trabalho para um funcionário com diárias solicitadas para substituir um funcionário doente ou em férias. Dois exemplos são professores substitutos e profissionais de saúde que são pagos por dia.
