Configurando a supervisão financeira de uma empresa

Os proprietários de empresas muitas vezes cuidam de sua própria contabilidade por vários motivos que incluem medo de delegar informações financeiras confidenciais, querer controle total e manter os custos de pessoal reduzidos. Essas razões, embora certamente válidas para startups e operações menores, tornam-se cada vez mais impraticáveis ​​à medida que o seu negócio cresce.

Delegar responsabilidades contábeis

Alguns proprietários delegam funções contábeis a familiares ou funcionários de confiança, mas os empreendedores mais bem-sucedidos e experientes aprendem rapidamente que a contabilidade e as finanças são a força vital dos negócios e merecem uma gestão profissional de especialistas financeiros qualificados. Os três principais cargos de gerente financeiro na maioria das empresas são contador ou contador, controlador e diretor financeiro ou CFO.

Como proprietário de uma empresa, você pode assumir as funções desses cargos sozinho ou delegá-las a um membro da equipe ou a um associado de confiança, mas à medida que a empresa amadurece, a maioria dos proprietários descobre que a contratação de profissionais gera benefícios sólidos de custo-valor, ao mesmo tempo que libera os proprietários para se concentrarem nas principais questões do negócio. Os resultados da contratação de profissionais de contabilidade incluem – mas não estão limitados a – as seguintes vantagens comerciais:

• Encontrar economia de custos no processo de fabricação, relacionamento com fornecedores, operações de escritório e gerenciamento de funcionários
• Economizando dinheiro em impostos
• Gerenciando um volume cada vez maior de documentação interna e relatórios externos
• Projetar uma rede de segurança financeira mitigando riscos com cobertura de seguros, gestão de estoques, diversificação e avaliações de ameaças fiscais
• Planejando Expansões
• Tratamento da folha de pagamento
• Simplificando operações e maximizando lucros
• Evitar multas, penalidades, classificações de crédito mais baixas e cobranças de juros resultantes do não cumprimento de prazos, do cálculo incorreto da folha de pagamento, do esquecimento de pagar contas e da perda de oportunidades de negócios urgentes

Combine a ajuda financeira com o tamanho da empresa

A maioria das empresas economiza dinheiro contratando pessoal financeiro profissional para gerenciar suas operações comerciais diárias. No entanto, dependendo do tamanho do seu negócio, do seu setor e de outros fatores, você pode precisar apenas de um contador em meio período ou de uma equipe financeira completa que inclua um controlador e um CFO. Decidir qual equipe financeira sua empresa realmente precisa é uma decisão complexa que depende de muitos fatores. É quase certo que suas necessidades mudarão com o tempo e, se seu negócio crescer com sucesso, você poderá percorrer todas essas posições. As seções a seguir detalham o que cada profissional faz e explicam quando sua empresa pode precisar de um ou mais desses especialistas financeiros:

Funções essenciais do contador

A maioria dos contadores trabalha de forma reativa, registrando o que já foi feito financeiramente na empresa, com pouca ou nenhuma influência na estratégia de negócios. Os contadores trabalham de forma transacional e raramente tomam decisões sobre transações comerciais futuras. Um contador talentoso pode explicar suas opções, manter registros e relatórios atualizados, identificar discrepâncias nos livros e recomendar ideias de redução de custos, mas sua função principal é registrar o negócio e suas transações financeiras e compilar relatórios a partir dessas informações. Algumas das tarefas diárias típicas de um contador de empresa incluem:

• Registro de vendas, despesas, contas a pagar e contas a receber
• Monitoramento de custos de suprimentos, despesas de escritório, aluguel, serviços públicos e outros custos fixos e variáveis
• Gerenciar folha de pagamento, retenção de impostos, contas de impostos sobre vendas, penhoras salariais e deduções de seguros
• Garantir que formulários e documentos essenciais sejam preenchidos e armazenados com segurança
• Preparar relatórios diários, semanais, mensais, trimestrais e anuais para administração, agências governamentais, acionistas, funcionários e partes interessadas
• Pagar contas em dia
• Pesquisando fornecedores alternativos e fazendo comparações de custos
• Identificar áreas problemáticas, como desperdício, má gestão, fraude e roubo
• Rastreamento de materiais, suprimentos, estoque e recursos humanos
• Preparação de impostos e depósitos fiscais diários, mensais ou trimestrais para a cidade, estado, IRS, agências de desemprego e companhias de seguros
• Gerenciamento de seguros e planos de saúde empresariais e de funcionários
• Protegendo os registros da empresa
• Obter estimativas e encontrar e pagar pessoas para serviços e reparos
• Verificando problemas de conformidade
• Lidar com problemas de crédito do cliente internamente e crédito comercial com fornecedores externos e credores externamente

Saber quando contratar um contador

A maioria dos proprietários de empresas – especialmente aqueles com espírito empreendedor – prosperam na gestão de todos os aspectos de seus negócios, e a contabilidade tornou-se mais fácil com todo o software intuitivo disponível. É perfeitamente possível para os proprietários de empresas manterem os livros contábeis, mas não é necessariamente uma boa ideia à medida que o negócio cresce. Quando a papelada começa a comprometer a gestão do tempo, a satisfação ou a eficiência no trabalho, é hora de considerar a contratação de um contador. Talvez você não precise contratar um trabalhador em tempo integral e pode até terceirizar todo ou parte do trabalho contábil, como folha de pagamento. Contratar um contador faz sentido se alguma das seguintes situações se aplicar a você e sua empresa:

• Você realmente não entende de contabilidade, mas confia no software para lhe contar tudo o que você precisa saber.
• Você não está familiarizado com o código tributário e as estratégias de evasão fiscal.
• Seu negócio experimenta um rápido crescimento em pouco tempo.
• Investidores, credores ou acionistas desejam relatórios preparados profissionalmente.
• Você está gastando mais tempo fazendo a contabilidade do que gerando vendas ou novos negócios.
• Você planeja expandir para uma região, setor ou linha de produtos diferente.
• Você deseja comprar, vender ou negociar ativos.
• Você foi informado de que seus livros serão auditados.

Contratar um contador não precisa ser um processo doloroso porque você pode começar terceirizando o trabalho para uma empresa de contabilidade profissional. Essa é uma estratégia especialmente eficaz se você não estiver familiarizado com contabilidade, contratar um contador ou avaliar contadores ou candidatos a empregos financeiros.

Quando considerar um controlador

Os controladores, às vezes chamados de controladores, supervisionam contadores, gerentes fiscais, gerentes de crédito e outras equipes de contabilidade, reportando-se diretamente ao CFO, CEO ou proprietário da empresa. Em empresas menores, um controlador pode ser o único Contador Público Certificado da empresa ou supervisionar uma equipe de contadores. Muitos desses profissionais gerenciam suas funções com a ajuda de um escriturário, contador ou auxiliar administrativo.

Um controlador é o diretor de contabilidade da empresa e é responsável pela preparação de demonstrações financeiras, planos de negócios, orçamentos, impostos, certificações de conformidade e projetos especiais, como planejamento de estratégias de negócios de curto e longo prazo, aquisições de negócios, vendas de ativos, fusões de empresas e obtenção de financiamento ou investidores. Considerado um gestor financeiro de nível médio, o controller costuma desempenhar as seguintes funções:

• Gerenciar equipe financeira.
• Assinar cheques e assumir a responsabilidade fiduciária pelas operações da empresa.
• Assine relatórios e documentos relacionados financeiramente.
• Estabelecer políticas e procedimentos financeiros da empresa.
• Crie relatórios para revisão interna.
• Lidar com apólices de seguro e gerenciamento de risco.
• Proteja os ativos da empresa.
• Elaborar, monitorar e atualizar orçamentos.
• Liderar os preparativos para ofertas públicas.
• Aconselhar proprietários e executivos sobre mercados financeiros, tendências e melhores práticas.
• Desenvolver estratégias fiscais proativas.
• Escolha e administre software de contabilidade.
• Buscar coleções.
• Lidar com questões de recursos humanos, como a manutenção de registros de funcionários.
• Eduque a equipe sobre os benefícios dos funcionários e as responsabilidades comerciais.

Sinais que sua empresa precisa de um controlador

Quanto maior o seu negócio crescer, maior será a probabilidade de você precisar de mais do que apenas um contador. Se você tem acionistas ou um conselho de administração composto por pessoas que não são amigos, associados próximos e familiares que você nomeou, contratar um controlador é uma prática comercial sólida que protege sua empresa e seus ativos. Em geral, um controlador concentra-se na contabilidade, enquanto um CFO concentra-se em finanças estratégicas.

À medida que as partes interessadas da empresa se expandem, um controlador fornece relatórios de gestão táctica e supervisão do pessoal sobre questões contabilísticas, enquanto o CFO trata do planeamento financeiro e é responsável pelo controlador e pela equipa de contabilidade. A maioria das pequenas empresas não pode pagar um controlador em tempo integral, mas à medida que o negócio cresce, você não pode operar sem um controlador, mesmo que ele trabalhe em regime de meio período ou como consultor.

Quando contratar um diretor financeiro

Os diretores financeiros (CFOs) trabalham além de limites estritos, participando de todas as decisões de negócios e defendendo os melhores interesses financeiros da organização. Como qualquer empresário ou empresário experiente sabe, avaliações financeiras rigorosas são apenas um dos objetivos comerciais de uma empresa de sucesso. Iniciativas que geram grandes lucros podem facilmente enfraquecer a empresa com clientes que não gostam de pagar preços elevados por produtos inferiores ou clientes fiéis que atribuem maior valor aos objectivos, princípios, compromisso ambiental ou técnicas operacionais de uma empresa.

Os melhores CFOs avaliam não apenas os custos de fazer negócios, mas também os riscos e ameaças que qualquer empresa pode gerar. Como dirigentes corporativos de alto escalão, os CFOs trabalham com proprietários, conselhos de administração, gestão sênior e outras partes interessadas importantes e desempenham funções críticas em pesquisa e desenvolvimento, supervisão da empresa, conformidade regulatória e operações diárias. Outras funções do CFO incluem:

• Conduzir uma empresa através de fusões, aquisições, ofertas públicas e mudanças na estrutura e operações de negócios
• Gerenciando grandes expansões de negócios para novos mercados
• Defendendo práticas financeiras sólidas em tomadas de decisões complexas
• Gerenciando ativos e relacionamentos financeiros com múltiplas partes interessadas
• Simplificando operações
• Avaliação e gerenciamento de riscos financeiros
• Planejando metas financeiras de curto e longo prazo
• Interpretação de dados de mercado de vários indicadores financeiros e tendências de negócios
• Compreender as razões pelas quais os mercados empresariais funcionam da maneira que funcionam
• Determinando como investir ativos corporativos
• Previsão de tendências de mercado e como a empresa pode capitalizá-las

Cada parte da empresa depende fortemente das funções combinadas de seu CFO: supervisão de controladoria, gestão de tesouraria e planejamento e previsão de questões financeiras críticas.

Necessidades exigentes de gestão financeira

As pequenas e médias empresas têm necessidades crescentes de escrituração e contabilidade à medida que suas operações crescem. Proprietários ou membros designados da equipe geralmente cuidam da contabilidade de pequenas empresas e empresas iniciantes com a ajuda de software de contabilidade. Eventualmente, no entanto, a maioria das empresas determina que a contratação de contadores profissionais – seja em período integral ou parcial, interno ou terceirizado – libera a equipe para tarefas essenciais do negócio e promove maior precisão, melhor conformidade e supervisão aprimorada. O contador certo garante que os relatórios sejam arquivados dentro do prazo e ajuda as empresas a identificar estratégias de redução de custos, fraude, roubo e desperdício.

À medida que sua empresa cresce e as demandas de seu tempo se multiplicam, você pode descobrir que precisa de uma equipe financeira supervisionada por um controlador ou CFO para gerenciar as finanças cada vez mais sofisticadas da empresa. Suas opções incluem a contratação de pessoal interno em tempo integral ou a terceirização de tarefas contábeis e financeiras para um serviço de contabilidade profissional experiente. Ambas as opções são formas igualmente válidas de reforçar a solidez financeira da sua empresa, mas muitas pequenas e médias empresas desfrutam dos benefícios de contratar consultores conforme necessário para evitar os elevados custos de empregar profissionais a tempo inteiro.