Table of Contents
Como empresário, os prazos são importantes para ajudá-lo a atingir objetivos grandes e pequenos. No entanto, você não encontrará sucesso instantâneo no mundo dos negócios apenas definindo prazos arbitrários para todos os seus projetos. Seus prazos precisam prepará-lo para o sucesso – eles devem ser estratégicos.
Os prazos estratégicos foram criados para ajudar você aproxime-se de seus objetivos todos os dias, semanas e meses. Dessa forma, você mantém pequenas vitórias ao longo do caminho, em vez de simplesmente definir uma meta enorme que está a meses de distância, o que apenas aumenta seus níveis de estresse. Mesmo assim, para a maioria das pessoas, poucas coisas causam tanta preocupação, estresse e pânico quanto os prazos.
Lembra-se da maratona de três dias sem dormir que você fez na escola apenas para enviar um trabalho de conclusão de curso de 20 páginas dentro do prazo? Ou aquela semana incrivelmente maníaca no escritório, quando sua equipe precisava de mais tempo para impressionar um cliente valioso?
Nessas situações, muitas pessoas ficam tão estressadas que começam a exibir sinais de temperamento fraco, o que pode resultar em resultados ruins para todos. Por outro lado, algumas pessoas simplesmente têm uma visão limitada e não fazem nada além de trabalhar para alcançar a meta, enquanto negligenciam outras prioridades. Esses são os efeitos emocionantes que os prazos podem ter em nossas vidas profissionais.
Mas sempre há uma maneira mais eficaz de fazer as coisas. Prazos são fáceis de odiar, mas aqui está o porquê você deveria amá-los. Por um lado, os prazos significam que você ainda está no jogo, que está no mercado. Mais importante ainda, os prazos podem ser uma fonte de inspiração, entusiasmo, propósito e motivação, em vez de medo e – se seus prazos forem estratégicos.
Esqueça a noção de prazos que o mantêm acordado à noite, afogado em ansiedade. Na maioria das vezes, isso é apenas psicologia negativa, a falácia do planejamento ou um exemplo comum de procrastinação. Prazos estratégicos razoáveis, na verdade, fazem o oposto. Aqui estão alguns motivos pelos quais os prazos estratégicos são importantes, especialmente para empreendedores.
Os prazos mantêm você responsável pelas metas
Muito poucas coisas têm o poder dos prazos para chamar a atenção quando se trata de estabelecer um propósito e definir o cronograma para qualquer coisa importante que precisa ser feita. Quer o prazo tenha sido definido por um cliente, gestor ou por você mesmo, ele coloca todas as partes interessadas na mesma página, trabalhando em prol de um objetivo comum.
Se você definir um prazo pessoal, criará uma métrica crítica pela qual sua ação (ou inação) poderá ser considerada um fracasso ou um sucesso. Nessas situações, somente você é o único responsável pelo resultado.
Momentum em uma direção positiva
Como os benefícios de alcançar o sucesso, pela sua definição, muitas vezes superam em muito as armadilhas do fracasso, as pessoas que estabelecem prazos estratégicos tendem a trabalhar (embora a contragosto) para cumprir esse prazo.
Quanto mais próximo o prazo fica, mais agitadas ou motivadas as pessoas ficam. Quando as pessoas estão agitadas ou motivadas, elas tendem a se mover e agir. Com o tempo, à medida que você se sentir mais confortável trabalhando com prazos e ganhando confiança em suas habilidades, o nervosismo dará lugar à excitação.
Como a ação positiva – por menor que seja – aproxima você de alcançar uma meta, quanto mais progresso você fizer em direção aos seus marcos significativos, mais atingível será o resultado. Depois de estabelecer o ritmo certo para suas progressões incrementais, tudo o que é necessário para cumprir o prazo é manter o ritmo.
Estimular a inovação e a criatividade
Para indivíduos motivados pelo sucesso, um prazo muitas vezes se torna um desafio envolvente e uma oportunidade de gerar valor. Quer o seu prazo seja para entregar o trabalho do cliente bem antes do prazo ou para apresentar um resultado que exceda em muito as expectativas dos seus clientes, os empreendedores orientados para o sucesso usarão os prazos como um pivô em direção à excelência.
Pessoas bem motivadas aproveitam a sua criatividade e competências de gestão de topo para reprojetar os seus fluxos de trabalho e recursos para terminar o trabalho mais rapidamente e superar as expectativas. Líderes conhecidos como Steve Jobs eram famosos por estabelecer “prazos impossíveis” para despertar a melhor e mais criativa energia de seus funcionários. Enquanto isso, muitos empreendedores aprenderam a aproveitar os prazos como uma vantagem estratégica nas negociações comerciais.
Priorize o que é mais importante
Os prazos impactam diretamente o seu tempo (e o de todos os outros). Portanto, eles obrigam você a organizar suas tarefas em ordem de prioridade, para que você trabalhe apenas nos objetivos que o aproximam de suas metas mais significativas. Você precisa aprender a se concentrar nos seus principais marcos e simplesmente dizer não ao resto.
Caso contrário, você ficará sobrecarregado vasculhando sua caixa de entrada de e-mail, navegando no feed do Facebook ou ficando preso a outras responsabilidades que farão com que você forneça resultados mal planejados e executados no que é mais importante. Em outras palavras, se você não priorizar implacavelmente como está gastando seu tempo – quais prazos você deve cumprir – você terá um desempenho medíocre e seus prazos irão e virão ao seu lado.
Evita fazer promessas que você não pode cumprir
Os prazos são para o benefício de todos, mas você não precisa dizer “sim” a todos eles. Na verdade, se você reconhece que um prazo proposto é muito irrealista para que você possa entregar um trabalho de qualidade, é sua responsabilidade recuar e garantir que não sacrificará os resultados finais em troca de pressa para enviar sua entrega.
Por outro lado, alguns prazos são muito vagos, o que lhe dará tempo para relaxar e não se forçar a ser criativo sobre como precisará atingir seu objetivo. Avalie seus pontos fortes e fracos em relação a qualquer prazo proposto a você e também dentro de seu próprio processo interno de definição de prazos.
Sempre busque o ponto ideal onde os prazos o estimulam à ação, não à letargia; e onde incentivam a criatividade, não o estudo. Quer você seja um “empreendedor individual” trabalhando diretamente com clientes ou trabalhando com vários funcionários, sempre se esforce para gerenciar as expectativas com cuidado quando se trata de prazos. Nunca faça promessas que não possa cumprir.
Aceite as falhas e siga em frente
Algumas pessoas desejam resultados quase perfeitos quando se trata de seu trabalho, negócios ou carreira. Isso não é inerentemente ruim, pois pode ajudar você a superar algumas de suas atuais limitações pessoais e profissionais. Mas a perfeição também pode se tornar um grande obstáculo ao progresso se você permitir que ela se infiltre em todos os aspectos do seu processo de tomada de decisão.
Felizmente, quando você está com um prazo apertado, você está se forçando a colocar o desejo de perfeição em segundo plano para cumprir o prazo que é mais importante do que ajustar incessantemente seus resultados. Faça isso várias vezes e isso se tornará parte da sua prática.
Para cumprir seus prazos, talvez você precise abandonar temporariamente os recursos interessantes e reduzir sua entrega para ser o produto mínimo viável (MVP). Para jornalistas e escritores, os prazos obrigam-nos a parar de polir um parágrafo e a concentrar-nos em terminar o artigo da melhor forma possível, com as limitações de tempo que temos.
Aumente sua confiança
O cumprimento consistente dos prazos tem o benefício adicional de deixar você e sua equipe mais confiantes no longo prazo. A confiança que você ganha ao enviar produtos e colocar suas criações no mundo real permite que você não apenas assuma mais clientes ou responsabilidades no futuro, mas também explore novas abordagens e técnicas e avance ainda mais em seu jogo.
Prepare você para o sucesso
A capacidade de cumprir prazos é uma métrica confiável para avaliar o desempenho – especialmente no mundo dos negócios, se você estiver se vendendo como um serviço. Mesmo na sua vida não profissional, a prática de estabelecer prazos pessoais também é um indicador chave para o sucesso pessoal e empresarial. De acordo com o autor e palestrante best-seller Brian Tracy, estabelecer prazos aumenta a probabilidade de sucesso em até 11,5 vezes.
Definindo prazos que funcionam para você
Alguns prazos impedirão a obtenção de um bom resultado, em vez de facilitar a sua obtenção. Na verdade, prazos irracionais — juntamente com procrastinação, má gestão do tempo, ineficiências e outros fatores — podem contribuir para que um grande número (52%) de empresas não cumpra os prazos. Para garantir que seus prazos o ajudem a entregar resultados positivos continuamente, considere o seguinte.
- Adote a estrutura SMART (específico, mensurável, atingível, relevante, com prazo determinado) ou uma abordagem semelhante para definir metas estratégicas. Certifique-se de definir metas específicas e alcançáveis para cada parte interessada no projeto, para que todos sejam responsabilizados.
- Estabeleça marcos razoáveis e prazos correspondentes, envolvendo todos e obtendo feedback sobre a melhor forma de agendar uma tarefa ou projeto. O prazo final não deve ser muito fácil nem muito desafiador.
- Implemente recompensas e penalidades por não cumprimento ou cumprimento do prazo.
- A menos que você lide diretamente com os clientes, envolva as pessoas certas em seu processo de definição de prazos para que você e sua equipe possam ser responsáveis pelo cumprimento dos prazos definidos.
Lembre-se de que um prazo pode ser doloroso, mas é uma ferramenta eficaz para realizar as tarefas. Use-o para esclarecer o propósito, motivar as pessoas e criar mudanças positivas.
