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Usar o formato de carta comercial adequado em suas comunicações comerciais transmite uma sensação de profissionalismo e pode causar a primeira impressão certa em um novo contato comercial. Com um software de processamento de texto, é muito fácil criar uma carta com o formato correto.
Quatro formatos
As cartas comerciais nos EUA podem, na verdade, seguir um dos quatro formatos de carta comuns. Todos os quatro formatos são aceitáveis, mas o bloco é o mais comum.
Formato de carta de bloco:O formato comum de letra maiúscula tem todo o texto alinhado com a margem esquerda. Os parágrafos têm espaçamento duplo e todas as linhas do texto têm espaçamento simples. As margens são uma configuração padrão do processador de texto de uma polegada.
Formato alternativo de letra maiúscula:O formato alternativo de letra maiúscula move o endereço do remetente, data, fechamento, assinatura, nome e título para o lado direito da página.
Formato de carta semibloco:A única diferença entre semibloco e bloco é que a primeira linha de cada parágrafo é recuada em semibloco.
Formato de carta simplificado:Este formato assume as mesmas propriedades da letra maiúscula com uma exceção: a saudação ou saudação é eliminada. É um formato útil quando você não sabe se o sexo do destinatário é masculino ou feminino.
Seções de uma carta comercial
- Endereço de devolução:Se você tiver papel timbrado da empresa, poderá pular esta seção. Inclua seu endereço comercial completo e o nome comercial legal correto. Você também pode incluir seu endereço de e-mail ou número de telefone.
- Data:Siga o formato mês-dia-ano (em oposição ao formato dia-mês-ano que prevalece na Europa). Torne sua data atual para a data real de envio da carta.
- Nome e endereço do destinatário:Inclua o nome completo e o endereço da pessoa para quem você está enviando a carta. O título do destinatário também pode ser adicionado.
- Saudações:Para a saudação, use “Prezado” seguido de 1) nome completo da pessoa ou 2) Sr. Termine a saudação com dois pontos.
- Assunto:Indicar claramente o assunto da carta ajuda o destinatário a determinar rapidamente o contexto da carta.
- Corpo:O corpo da carta deve começar com uma introdução geral de quem você é e do propósito da carta. Os parágrafos seguintes fornecerão detalhes relacionados ao propósito da carta. Encerre o corpo com um apelo à ação: uma frase que incentiva o destinatário a fazer o que você deseja que ele faça. Toda carta comercial deve ser concisa, levando em consideração o tempo limitado do leitor.
- Fechamento:Aqui você pode escolher qualquer opção formal, como “Atenciosamente” ou “Atenciosamente”.
- Assinatura:Assine seu nome com o mesmo nome que você está usando na carta.
- Nome e Cargo:Inclua seu nome completo e cargo.
- Gabinetes e cc:Se você estiver enviando documentos adicionais, escreva “Anexos:” seguido das descrições desses documentos. Se pelo menos uma outra pessoa também estiver recebendo uma cópia da carta, inclua cc: (paracópia carbono, uma referência a um método antigo de fazer cópias de cartas usando papel carbono) e fornecer o(s) nome(s) do(s) outro(s) destinatário(s).
Você pode simplificar um pouco o processo de criação de uma carta comercial usando seu programa de processamento de texto. No Microsoft Word, clique em Arquivo e selecione Novo do modelo…, role para baixo e clique duas vezes em Carta comercial. Você terá que adicionar manualmente alguns dos elementos acima se decidir usá-los.
